Werken met ploegendiensten: zo maakt u de perfecte planning

Persbericht - Ploegendiensten komen in veel sectoren voor. Hoe deze ploegendiensten worden ingericht is per organisatie anders. Er zijn een aantal ploegenroosters...

Ploegendiensten komen in veel sectoren voor. Hoe deze ploegendiensten worden ingericht is per organisatie anders. Er zijn een aantal ploegenroosters die regelmatig worden gebruikt, maar daarop bestaan allerlei variaties. Dat maakt het soms vrij lastig om door de bomen het bos te zien. Hoe komt u tot een ploegenrooster dat past bij uw organisatie? En hoe plant u uw werknemers vervolgens in? Dat leest u in dit artikel.

In dit artikel:

1. • Wat is een ploegendienst?
   • Voordelen ploegendienst
   • 2-ploegendienst en 2-ploegenrooster
   • 3-ploegendienst en 3-ploegenrooster
   • 4-ploegendienst en 4-ploegenrooster
   • 5-ploegendienst en 5-ploegenrooster
   • Arbeidstijdenwet
   • Ploegendiensten makkelijk inplannen met Dyflexis

Wat is een ploegendienst?

Een ploegendienst is een rooster dat bestaat uit meerdere diensten. Vaak bestaan deze diensten uit een vroege dienst, een late dienst en een nachtdienst. Werknemers werken op variabele tijden en dagen, maar volgens een vast patroon dat zichzelf steeds herhaalt. Ploegendiensten worden vaak gebruikt binnen organisaties waarbij het werk langer dan de gebruikelijke 8 uur moet doorgaan. U ziet dit bijvoorbeeld regelmatig in de productie en in de zorg.

Ploegendiensten zijn niet altijd hetzelfde opgebouwd. Wel zijn er ploegendiensten die vaak voorkomen. Bijvoorbeeld de 2-, 3-, 4- en 5-ploegendiensten.

Voordelen ploegendienst

Het werken in ploegendiensten heeft een aantal belangrijke voordelen:

• Het zorgt voor een hoge mate van voorspelbaarheid en regelmaat. Dat is prettig voor uw medewerkers.
• U maakt door het herhalende patroon minder snel fouten.
• Als u met ploegendiensten werkt is het onvermijdelijk dat uw medewerkers onregelmatig werken, maar door ze op een handige manier in te richten hebben ze hier zo min mogelijk last van. Waarom??? Voorspelbaar. Weet nu al wanneer ik moet werken, vast ritme, duidelijk voor medewerkers.

2-ploegendienst en 2-ploegenrooster

Het 2-ploegenrooster komt vaak voor bij organisaties die een bedrijfstijd van ongeveer 80 uur per week willen halen. Over het algemeen wordt er bij dit rooster niet gewerkt in het weekend. Dit rooster bestaat uit vroege en late diensten.

Hoe werkt de 2-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 2-ploegendienst. Een aantal voorbeelden met ieder hun eigen voordelen:

Het standaard 2-ploegenrooster

Bij een standaard 2-ploegenrooster werkt de werknemer eerst vijf vroege diensten en dan vijf late diensten, waarna dit zich weer herhaalt.

Het snelroterende 2-ploegenrooster

De naam zegt het al: bij het snelroterende 2-ploegenrooster wisselt de werknemer sneller van dienst. Denk aan twee of drie vroege diensten afgewisseld met twee of drie late diensten. Hierdoor is de late dienst minder belastend voor het sociale leven van de werknemer.

38-uurs 2-ploegen rooster

Bij het 38-uurs 2-ploegenrooster werkt de werknemer 38 uur per week. De ene week werkt de werknemer vijf vroege diensten van 8 uur per dag. De week erop werkt hij vier late diensten van 9 uur per dag. De sociaal belangrijke vrijdagavond is vrij.

Toeslag 2-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 8-12% over de gehele dienst.

3-ploegendienst en 3-ploegenrooster

Het 3-ploegenrooster wordt vaak gebruikt door organisaties die ook bezetting nodig hebben in de nachten. Meestal wisselen drie ploegen van 8 uur elkaar in dit geval af. Zo kan een organisatie een bezetting van 24 uur per dag realiseren. Over het algemeen wordt er van maandag t/m vrijdag gewerkt als een organisatie gebruik maakt van een 3-ploegenrooster.

Hoe werkt de 3-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 3-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

Roterend 3-ploegenrooster

Een roterend 3-ploegenrooster kan voorwaarts of achterwaarts roteren. Dat betekent dus dat de dienst steeds vroeger (nacht – laat – vroeg) of juist steeds later (vroeg – laat – nacht) begint.

Roterend 2-ploegenrooster met vaste nachtploeg

Het komt ook voor dat organisaties een 2-ploegenrooster inzetten en werken met een vaste nachtploeg. Soms wordt hier ook nog een vaste weekendploeg aan toegevoegd.

Toeslag 3-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 15-20% over de gehele dienst.

4-ploegendienst en 4-ploegenrooster

Moet er ook in het weekend geproduceerd worden? Dan wordt er soms voor de 4-ploegendienst gekozen. Meestal is de zondag bij dit rooster vrij van werk.

Hoe werkt de 4-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 4-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

4-ploegenrooster 2-2-2

Bij het 4-ploegenrooster 2-2-2 draait de werknemer afwisselend twee vroege-, late- of nachtdiensten.

4-ploegenrooster 3-4

Bij het 4-ploegenrooster 3-4 draait de werknemer steeds een reeks van minimaal drie en maximaal vier diensten achter elkaar. Meestal zijn dit hetzelfde soort diensten.

Toeslag 4-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 23-27% over de gehele dienst.

5-ploegendienst en 5-ploegenrooster

Als een organisatie zeven dagen per week, 24 uur per dag bezetting nodig heeft wordt vaak het 5-ploegenrooster gehanteerd. De gemiddelde arbeidsduur per medewerker is bij dit ploegenrooster ongeveer 33,6 uur. Veel werknemers vinden dit een fijne werkwijze door de korte werkweken en hoge toeslag. Soms is het nodig om in 6- of zelfs in 7-ploegendiensten te werken. Ook worden ploegenroosters soms met elkaar gecombineerd.

Hoe werkt de 5-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 5-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

5-ploegenrooster 2-2-2

Bij een 2-2-2 rooster draait een werknemer eerst twee vroege diensten, dan twee late diensten en dan twee nachtdiensten. Vervolgens is hij vier dagen vrij.

5-ploegenrooster 3-2

Bij een 3-2 rooster draait de werknemer drie dagen dezelfde dienst. Daarna is hij twee dagen vrij.

Toeslag 5-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 28-33% over de gehele dienst.

Arbeidstijdenwet

Gaat u werken in ploegendiensten, dan is het belangrijk dat u rekening houdt met de arbeidstijdenwet (ATW). De volgende regels zijn belangrijk:

• Werknemers van 18 jaar en ouder mogen maximaal 12 uur per dienst en maximaal 60 uur per week werken.
• Bij een drie-ploegenrooster (met nachtploeg) mag een werknemer maximaal 10 uur per nacht (tussen 00.00u ’s nachts en 06.00u ’s ochtends) werken.
• Per 16 weken mag een werknemer gemiddeld niet meer dan 48 uur werken.
• Draait een werknemer meer dan 16 nachtdiensten per 16 weken? Dan mag hij of zij maximaal 40 uur per week werken.
• Per 16 weken mag een werknemer maximaal 36 nachtdiensten draaien, behalve als hier gezamenlijk afspraken over zijn gemaakt.

Ploegendiensten makkelijk inplannen met Dyflexis

Gaat u werken met ploegendiensten? Dan kan het maken van een goede planning nog best een uitdaging zijn. In Dyflexis hebben we handige functionaliteiten ingebouwd die het u zo makkelijk mogelijk maken.

Voldoe aan de arbeidstijdenwet

Er zijn regels in Dyflexis gebouwd, waardoor u uw werknemers niet te lang kunt inplannen. U voldoet dus altijd aan de arbeidstijdenwet.

Maak 1x een standaardrooster en rol deze simpel uit

Met Dyflexis hoeft het maken van een personeelsplanning niet veel tijd te kosten:

• Maak voor elke cyclusweek een standaardrooster aan. U kunt in dit rooster al werknemers inplannen op de diensten, maar u kunt ook open diensten toevoegen.
• Kies per week welk standaardrooster u wilt uitrollen. Zo slaat u ook makkelijk een week over als u gesloten bent.
• Wilt u toch nog iets wijzigen? Dat kan natuurlijk. Handig als er in een bepaalde week extra diensten nodig zijn of als een werknemer ziek is of verlof heeft opgenomen.
• Als u een rooster uitrolt vallen de diensten van zieke medewerkers of medewerkers met verlof automatisch open. Zo ziet u snel welke diensten nog opgevuld moeten worden.

Vul open diensten simpel in

Zijn er diensten waarop u nog niemand heeft ingepland? Dan kunt u uw werknemers een pushnotificatie sturen. Zij kunnen vervolgens aangeven of zij de open dienst kunnen invullen. Daarna kiest u de meest geschikte werknemer uit. Door middel van labels en voorwaarden zorgt u ervoor dat alleen werknemers met de juiste skills en certificaten op de open dienst kunnen reageren.

Zie snel hoeveel capaciteit u nodig heeft

Als u aan het plannen bent ziet u bovenaan uw dag belangrijke informatielijnen. Denk aan verwachte omzet, geplaatste orders en het weer. Via onze API kunt u ook andere belangrijke informatie in Dyflexis schieten, zoals het verwachtte aantal te produceren units. Zo schat u makkelijk in hoeveel capaciteit u nodig heeft en kunt u uw planning hierop aanpassen.

Meer weten over Dyflexis en ploegendiensten? Vraag een demo aan en we laten het u graag zien.