Wat is projectbeheer en komt daarbij kijken? Uitleg en tips

Persbericht - Binnen veel organisaties nemen projectmanagers of projectleiders een belangrijke rol in. Deze medewerkers houden zich bezig met projectbeheer: een manier om projecten te plannen, voor te bereiden, te organiseren en uit te voeren. Hiervoor zijn vaardigheden zoals plannen, aansturen, coördineren en controleren van belang. Maar wat houdt projectbeheer nu echt in en wat is daar voor nodig? Wij leggen het uit aan de hand van onderstaande uitleg en tips.

Verschillende fases projectbeheer

Projectbeheer is niet één opzichzelfstaand ding, maar een proces dat bestaat uit meerdere fases. Welke fases dit exact zijn kan per project verschillen, maar over het algemeen worden de volgende fases in ieder project steeds doorlopen:

• De initiatiefase: onderzoeken en uitwerken van het projectidee.
• De definitiefase: vaststellen aan welke eisen en wensen het project moet voldoen.
• Ontwerpfase: je weet nu wat het projectidee is en welk doel het project dient. Afhankelijk van het soort project wordt nu een eerste ontwerp gemaakt van een eindresultaat of wordt in ieder geval vastgesteld hoe dit bereikt gaat worden. In deze fase wordt ook gewerkt aan de begroting, worden rollen verdeeld en wordt contact gelegd met alle belanghebbenden.
• Voorbereidingsfase: deze fase is cruciaal voor het effectief beheersen van het volledige project. Het project wordt eventueel opgedeeld in verschillende deelprojecten en er wordt een duidelijke planning gemaakt met bijbehorende taakverdeling. Ook worden de benodigde materialen aangeschaft.
• Uitvoeringsfase: in deze fase wordt het project daadwerkelijk uitgevoerd. Ook in deze fase is een cruciale rol weggelegd voor de projectbeheerder.
• Nazorgfase: nadat de uitvoeringsfase is afgerond, komt het projectbeheer nog niet tot stilstand. Onderdeel van projectbeheer is namelijk ook een stukje ‘nazorg’, waarbij men reflecteert op de gestelde doelen, evalueert op het verloop van het project en daar waar nodig een aanzet maakt voor een vervolgproject.

Hulpmiddelen bij projectbeheer

Om het project in al deze verschillende fases goed te kunnen beheren, kan gebruik gemaakt worden van hulpmiddelen. Sommige projectbeheerders werken nog volledig in Excel of zelfs op papier, maar eigenlijk is goede project management software onmisbaar. Dergelijke software maakt het immers mogelijk om overzichtelijk te plannen, taken te verdelen en toe te wijzen en de resources goed te managen. In deze software komt alle informatie samen, waardoor een projectbeheerder optimaal overzicht kan houden, de resultaten kan monitoren en de verschillende betrokkenen kan aansturen.

Nog enkele tips

Los van het werken via de verschillende projectfases en het gebruik maken van slimme software, zijn er nog wat andere tips die kunnen helpen bij effectief projectmanagement. Zorg er bijvoorbeeld altijd voor dat je ruim op tijd begint met de voorbereidingen en wees je bewust van alle risico’s: een goede en volledige voorbereiding is ook hier het halve werk. Daarnaast moet je als projectbeheerder daar waar mogelijk werk delegeren. Zo voorkom je niet alleen dat je het zelf te druk krijgt, maar zorg je bij de medewerkers ook voor eigenaarschap. Doordat zij medeverantwoordelijk gemaakt worden zullen zij meer inzet tonen voor het project. Ten slotte is ook het stellen van realistische doelen en het steeds evalueren van iedere projectfase van cruciaal belang voor effectief projectbeer.