Wat is project control?

Persbericht - Project Control bestaat uit het verzorgen van de collectie van managementdata uit projecten of programma’s, de analyse ervan om de voortgang en ontwikkeling van het project in tijd en kosten/baten vast te stellen en tenslotte het ontwikkelen van rapportages en andere informatiebronnen om betrokkenen te assisteren in het beheersen van het project en de juiste keuzes te maken (plan-do-check-act).

Kort gezegd: een projectcontroller verzamelt data, analyseert deze en rapporteert de uitkomsten en zijn adviezen aan de leiders van het project. Meestal betreft het meerdere (veel) projecten, anders is een projectcontroller als aparte functie niet rendabel.

Wat is de rol van een projectcontroller?

De projectcontroller plant en bewaakt. Hij legt activiteiten vast in planning en budgettering. Hij toetst de voortgang en bewaakt de budgetten. Hij rapporteert en adviseert in de besluitvorming en monitort de uitvoering daarvan in de voortgangsrapportages.

De plek van de projectcontroller in organisaties

De projectcontroller is bij voorkeur een adviseurspositie, hetzij binnen een grotere control-organisatie, maar in ieder geval niet hiërarchisch onder projectleiders. De projectcontroller heeft geen bevoegdheden om beslissingen te nemen in het project en wordt bij voorkeur aangestuurd door een hoofd control of een leidinggevende uit de financiële tak van de organisatie.

Wat voor werkzaamheden doet een projectcontroller?

Rapporteren, signaleren, adviseren en analyseren zijn de hoofdzakelijke werkzaamheden. De projectcontroller maakt analyses en rapporteert zijn bevindingen op een begrijpelijke wijze aan projectleider en eventuele financiële en bestuurlijke verantwoordelijken. Zijn adviezen zijn vooral gericht op de projectleider en het project, maar indien nodig ook ter escalatie aan de andere hierboven genoemde functionarissen. Verder monitort de projectcontroller de uitvoering en voortgang van het project en het effect van bijstuuracties van de projectleider.

Welke skills heeft een goede projectcontroller (soft skills, hardskills)

Een projectcontroller heeft verschillende hard en soft skills nodig. Als hard skills zijn te benoemen: analytisch vermogen, opleiding op HBO- of universiteitsniveau op het gebied van Finance/Control, sterk in BI/Excel/ERP, accuraat en precies werkend. Tot de belangrijkste soft skills behoren communicatief sterk op meerdere niveaus (schriftelijk en mondeling), politiek bewustzijn (gevoeligheden herkennen en benoemen), stressbestendig en een goed geheugen.

Samenwerken

Samenwerken doet de projectcontroller met de volgende personen:

• De projectleider voor rapportage, monitoring en analyse enerzijds en advies over de te nemen stappen anderzijds.
• De collega financials, vooral om de voortgang van het project/de projecten in de totale financiële situatie te beoordelen.
• Bestuurders en andere eindverantwoordelijken, om de totaliteit van de voortgang van de projecten te bepalen en om eventueel te escaleren bij achterblijvende prestaties.

Schakel tussen afdelingen

De afdelingen Finance en de projectleiding worden aan elkaar geschakeld door de projectcontroller. Door de voortgang van het project op de totale financiën in beeld te brengen van de financiële afdeling de totale financiële situatie beoordelen. Binnen die financiële situatie van de projectcontroller de voortgang en de ruimte voor het project bepalen.

Ook de schakel tussen de projectleiding en de eindverantwoordelijke (directeur) wordt deels gemaakt door de projectcontroller. De voortgang van het project, de mogelijkheden om middelen ter beschikking te stellen worden hier besproken.

Belangrijkste verschil tussen project control en financial en/of business control is dat project control eigenlijk per definitie een mix is van financial en business control. Om een goede analyse van de financiële kant van een project te maken, is vaak een gedegen kennis van de voortgang van het project zelf nodig om te komen tot een oordeel en een advies voor de toekomst van het project.

Een ander verschil is dat bij project control de scope in de tijd vaak anders is (sommige projecten kunnen jaren duren, sommige slechts maanden), waarbij tijdens het jaarwerk per project een afsluiting in financiële zin moet worden gemaakt, terwijl het project door blijft lopen. Bij langlopende projecten moeten de inkomsten en uitgaven gemonitord worden over de looptijd van het project en niet de looptijd van een boekjaar.

Doordat projecten over een boekjaar heen kunnen lopen is vaak een aparte projectadministratie nodig, vaak geïntegreerd in de financiële administratie, maar soms ook apart in Excel en middels memoriaalboekingen in de financiële administratie. De werkwijze binnen deze sub-administratie is anders dan in de financiële administratie.

Rapporteren gebeurt ook op een andere manier. Vaak wordt gerapporteerd in een overzicht van projecten waarbij per project de positieve en negatieve resultaten weergegeven worden, waarbij een financieel resultaat van de hele onderneming slechts op één resultaat gebaseerd is.

Goede of effectieve project control

Goede projectcontrollers zijn in staat snel en tijdig analyses te maken, afwijkingen te constateren en tijdig aan te geven. Hun rapportages maken dat ook op een leesbare en begrijpelijke manier duidelijk aan de projectleiders en ook leidinggevenden en collega’s van de financiële afdeling worden goed op de hoogte gehouden zodat ze de onderneming als geheel ook kunnen monitoren.

Wat maakt project control leuk

Geen dag is hetzelfde en er gebeurt bij het beheersen van meerdere projecten altijd wel iets onverwacht. Bij meerdere projecten zijn vaak ook meerdere betrokkenen met hun eigen zienswijze betrokken en dat maakt het werk afwisselend en interessant.

Bezoek voor meer informatie de website van Hofmeier.