Wat is KYC en waarom is het onmisbaar geworden bij veel bedrijven?

Persbericht - Know Your Costumer (KYC), wat is het precies en waarom is het zo belangrijk voor bedrijven?

Dat Nederlanders nogal ondernemend zijn op zakelijk gebied blijkt uit het constant stijgende aantal bedrijven in ons land. Uit cijfers van het CBS blijkt dat er inmiddels meer dan 2,2 miljoen ondernemingen in Nederland te vinden zijn.

Bij bedrijven binnen de financiële branche is het begrip KYC, oftewel Know Your Costumer, de laatste jaren onmisbaar geworden. Maar: wat is KYC precies en waarom is het zo’n cruciaal onderdeel binnen een goedlopende onderneming?

Betekenis van Know Your Costumer: wat is het precies?

Binnen iedere branche is het van groot belang om je bedrijf constant in ontwikkeling te zien. Dat geldt ook voor financiële instellingen, zoals banken, verzekeraars, casino’s, pensioenfondsen, beleggingsdiensten en andere geldverstrekkers. In slechts een paar jaar tijd is het concept Know Your Costumer van groot belang geworden. De letterlijke betekenis van KYC is natuurlijk ‘ken je klant’ – dat is eigenlijk eveneens wat het hele begrip inhoudt. Zo weten financiële instellingen wie hun klanten zijn en met wie ze zaken doen.

Dat is bijvoorbeeld belangrijk om de integriteit van de instelling te behouden. Door gebruik te maken van KYC zorg je ervoor dat je voorkomt dat criminelen jouw diensten gebruiken voor stinkende zaakjes, zoals het witwassen van geld of fraude. Volgens de Wwft (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren Terrorisme) zijn dergelijke financiële instellingen verplicht om hun cliënten, gebruikers van bijvoorbeeld een bank of een beleggingskantoor, te onderzoeken hierop. De reden dat KYC alsmaar belangrijker is geworden in de laatste jaren is omdat uit onderzoek bleek dat de meeste instellingen zich niet hielden aan de wettelijke verplichtingen.

Dit is waarom KYC zo belangrijk is binnen je bedrijf

Op basis van deze kennis werden veel forse boetes uitgedeeld, waaronder aan de ING. De financiële organisatie is in 2018 tot een (record!)schikking gekomen van 775 miljoen nadat bleek dat ze ernstige nalatigheid hadden vertoond bij het voorkomen van witwassen. In andere woorden: de ING had hier beter op moeten letten door aan de slag te gaan met hun KYC, waardoor ze beter wisten met wat voor een klanten ze zaken deden. Besteed je geen aandacht aan de KYC dan kan dit dus leiden tot vervelende situaties.

Natuurlijk wil je als financiële instelling sowieso niet het imago hebben dat je handelt met criminelen, laat staan dat je op die manier indirect betrokken bent bij witwassen of terroristische zaken. Tel daarbij op dat je een extreem hoge boete kunt krijgen wanneer je je niet op de juiste manier bezighoudt met de KYC dan snap je wellicht wat beter waarom het onderdeel Know Your Costumer de laatste jaren zo belangrijk is geworden binnen de financiële dienstverlening.

Wat is het verschil tussen KYC en CDD?

Wanneer je al eens wat gelezen hebt over KYC dan is de kans groot dat je ook wat gehoord of gelezen hebt over CDD, oftewel: Costumer Due Diligence. Veel mensen denken dat deze twee begrippen exact hetzelfde zijn, maar dat is niet helemaal het geval. KYC wordt eigenlijk gezien als het overkoepelende proces om een klant te leren kennen. Daarbij wordt CDD onder andere gebruikt om dit doel te bereiken. CDD is het beleid dat je opstelt om te weten wie je klant precies is en welke risico’s een klant met zich mee kan brengen. Vervolgens krijg je bij iedere klant een risiconiveau toegewezen, zodat je altijd weet wat er speelt.

Zo’n KYC-check komt dus regelmatig voor bij een financiële instelling. Hiervoor zijn vaste procedures beschikbaar, waarbij de volgende stappen worden aangehouden:

1. Identificeer de klant en verzamel gegevens zoals de naam, het adres, de geboortedatum, de handelsnaam en het KVK-nummer.
2. Verifieer de correcte identiteit van de klant. Bij personen controleer je eventuele identiteitsbewijzen en bij bedrijven het uittreksel van het Handelsregister.
3. Breng de belanghebbende van de organisatie in kaart; dit wordt ook wel de UBO (Ultimate Beneficial Owner) genoemd. Meestal is dit de eigenaar of degene met zeggenschap binnen de onderneming.
4. Voer vervolgens achtergrondchecks voor de UBO uit. Zie je deze persoon bijvoorbeeld op een zwarte lijst staan?
5. Gebruik bovenstaande informatie om een risicoanalyse te maken en kijk hierbij naar de branche van het bedrijf of de persoon waarin hij of zij werkt. Op basis daarvan wordt er bepaald of er een simpele of een verscherpte analyse moet worden gedaan.
6. Blijf de persoon of het bedrijf monitoren en meld verdachte transacties of ongebruikelijke stappen. Hoe vaak je zo’n Know Your Customer check uitvoert, hangt af van het vastgestelde risico. Bij een laag risico doe je dat eens per vijf jaar, bij een normaal risico een keer in de drie jaar en bij een hoog risico screen je iemand elk jaar.