Tips om succesvol een event te organiseren als ondernemer

Een teambuilding, een inspirerend congres, het jaarlijkse personeelsfeest, een spetterend trouwfeest of gewoon een verjaardagsfeestje. Het lijkt erop dat het organiseren van een evenement de oplossing is van elke ondernemer, toch? De realiteit is toch minder rooskleurig.

‘Ik heb alles goed georganiseerd of ‘ik verwacht niet zo’n grote opkomst’ zijn risicovolle aannames. Door onvoorziene omstandigheden kan jouw evenement net iets anders verlopen dan gepland. Met onderstaande tips wordt het voor ondernemers makkelijker om een succesvol event te organiseren.

1. Bepaal het doel

Voordat je begint met het organiseren van het evenement, is het belangrijk om het doel van het evenement en de doelgroep duidelijk te definiëren. Wees zo specifiek mogelijk. Als het evenement bijvoorbeeld bedoeld is om te netwerken, zorg dan voor voldoende interactiemomenten in het programma. Een walking diner is dan bijvoorbeeld passender dan een zittend diner. Hoe concreter het doel is, hoe beter de inhoud van het evenement daarop kan worden aangepast.

2. Stel het budget vast

Een ander belangrijk onderdeel voor een succesvol evenement is budgettering. Meestal wordt de omvang van je evenement vooral bepaald door de grote van het budget. Hoe specifieker het doel, hoe beter je weet waar het evenement uiteindelijk toe zal leiden.

3. Bepaal de vorm van het evenement

Na het vaststellen van de doelstellingen en het budget kan het evenement vormgegeven worden. Door bijvoorbeeld direct te starten met het samenstellen van een programma. Bepaal de opbouw van het programma, het aantal gasten, de datum, het type evenementenlocatie, de catering en diverse soorten entertainment.

4. Kies de evenementenlocatie

Als je eenmaal een idee hebt van wat voor soort evenement wilt hebben, is het belangrijk om de juiste locatie voor te vinden en te reserveren. De locatie is het gezicht van jouw evenement. Welke locatie je kiest, hangt af van verschillende factoren. Het moet passend zijn voor het aantal personen dat je verwacht, maar veel evenementenlocaties stralen ook een bepaalde ambiance uit. Van sfeervol tot commercieel en van modern tot klassiek.

5. Regel hapjes en drankjes

Goed eten en drinken draagt ​​altijd bij aan het succes van de dag. Steeds meer locaties bieden hun eigen arrangement aan. Het voordeel is dat het personeel de locatie perfect kent. Je hebt ook geen omkijken naar het zoeken naar een goede cateraar en de voorbereidingen worden uit handen genomen. 

6. Maak gebruik van een draaiboek

Het is logisch om een ​​draaiboek te maken, zodat je de dingen op de grote dag kunt bijhouden. Hierin schrijf je op wat er moet gebeuren, wanneer en door wie. Dit kan ook online geregistreerd worden in de vorm van een event software. Deelnemersregistratie, kaartverkoop en communicatie worden voor elk evenement bijgehouden met een evenementregistratiesoftware. De software geeft richting door de hele organisatie en de dag zelf.

7. Je evenement promoten

Zonder reclame weet je doelgroep het evenement tenslotte niet te vinden. Het vinden van de juiste boodschap en promotiekanalen kan nog wel eens een uitdaging zijn. Er zijn verschillende event ideeën die ingezet kunnen worden als promotiekanaal. Zoals het opzetten van een event website, e-mail, social media, pers, geschikte partners, etc.