Tips om effectief te werken op kantoor

Persbericht - Heb jij ook regelmatig van die dagen dat je eigenlijk niet meer weet wat je nou aan het doen bent?...

Heb jij ook regelmatig van die dagen dat je eigenlijk niet meer weet wat je nou aan het doen bent? Dat is niet zo gek. En we ervaren het allemaal wel eens. Vaak begin je de dag met je mailbox leeg te werken omdat je de avond ervoor zoveel mails hebt gekregen. Een collega vraagt je onverwachts om hulp. Je rent heel hard maar komt eigenlijk niet vooruit. Kom uit die overleefmodus. Schep orde in de chaos en leer effectief te werken. In deze blog geven wij je enkele handvatten.

Effectief werken op kantoor? Dit is effectief werken!

Efficiëntie en effectief werken worden vaak door elkaar gehaald. Efficiëntie draait om het proces waarop je op optimale wijze je doel behaalt. Effectief werken is juist gericht op het resultaat en het bereiken van je doelstelling(en). Zonder heldere doelstellingen kun je niet effectief werken. Klinkt logisch toch?

Om effectief te werken formuleer je daarom doelstellingen voor de korte en de lange termijn. Hanteer daarbij ook dagelijkse doelstellingen. Deze verdeel je in kleine taken. Neem wekelijks een halfuurtje de tijd om doelstellingen/taken per dag op te stellen. Die tijd ga je echt dubbel en dwars terugverdienen. Beloofd!

Tip (!) een bewezen methodiek onder developers is de scrum-methode. Je blokt daarbij iedere dag uren waaraan je dedicated aan een taak wilt werken. Deze taak draagt bij aan je (hoofd)doelstellingen. In deze tijd leg je, je mobiel opzij en sluit je, je mailbox af!

Tip 1 van effectief werken: leer je slechte gewoonten op kantoor af

‘Maar ik heb het altijd zo gedaan’ is een vaak gehoorde uitspraak op kantoor. Je bent het gewend op een bepaalde manier te werken. Dat heet routine. En routine is niet per definitie slecht. Routine is namelijk het optimaal volbrengen van een proces. Efficiëntie dus. Maar we hebben het nu over effectief werken.

Bij effectief werken blijf je niet in de vastgeroeste patronen werken. Je doet er alles aan om je (persoonlijke) doelstellingen te behalen. Automatiseer je mail d.m.v. standaard reply’s. Spreek met je collega’s af dat mails waarin jij CC staat niet opvolgt maar enkel op vaste momenten leest. Leg je mobiel soms weg of zet deze uit. Vooral wanneer je geconcentreerd wilt werken. En zoek je deze concentratie? Ga dan op zoek naar een rustige werkplek waar je niet gestoord kunt worden.

Tip 2 van effectief werken: clean desk policy en neem pauze

Je hebt het eigenlijk al bij tip 1 gelezen. Minder afleiding betekent een hogere mate van effectiviteit in je werk. Een opgeruimd hoofd creëer je door een opgeruimd bureau op kantoor. Niet voor niets zorgt een chefkok voor een opgeruimde keuken. En een automonteur voor een opgeruimde werkplaats. Ruim jouw werkplek ook op. Het zal je helpen!

Tip 3 van effectief werken: kies een geschikte kantoorruimte om te werken

Net als tip 2 gaat deze tip over de omgeving waarin je werkt. Ben jij ondernemer, of werknemer? Zorg dat je over een kantoor beschikt die een voldoende akoestische werking heeft. Diverse aanbieders van kantoorruimte of werkgevers laten je werken in een grote kantoortuin. Je zit daar met tientallen anderen. Soms is deze georganiseerde chaos prettig. Maar het is geen geschikte plek om een hele dag te werken.

Een mooi voorbeeld van hoe het wel moet is Workspot in Rotterdam. Bij Workspot hebben ze een optimale verhouding tussen kantoortuin, belruimtes, vergaderruimtes en afgesloten kantoorunits weten te creëren. Moet je een belletje plegen? Dan maak je gebruik van een kleine belcel. Ideaal om te bellen en je stoort geen anderen. Wil je overleggen? Dan maak je gebruik van één van de vergaderruimtes. En wil je geconcentreerd werken? Dan zijn er diverse afgesloten kantoorruimtes beschikbaar. Vanaf 1 persoon t/m 4, 6, 8 of 10 personen.

In dit blog hebben we je enkele tips gegeven om effectief te leren werken. Er zijn er natuurlijk nog veel meer. Wil jij meer weten over effectief werken? Of over de mogelijkheden om een effectief kantoor te huren? Neem dan een kijkje op Workspot.nu. Succes!