Startup Prinzi laat organisaties projectmatig werken zonder het overzicht te verliezen

Persbericht - Projectmatig werken raakt steeds meer ingeburgerd op de werkvloer. Dat is begrijpelijk, want deze manier van werken kan veel opleveren. Om dat voor elkaar te krijgen is het wel belangrijk dat de methode op de juiste wijze wordt uitgevoerd. Startup Prinzi kan helpen bij het overzichtelijk houden van de werkzaamheden.

Dit is projectmatig werken
Bij projectmatig werken wordt het werk opgedeeld in projecten in plaats van in processen. Waar processen continu kunnen doorgaan, zijn projecten slechts eenmalig. Ook hebben de projecten een duidelijke grens wat betreft tijd, geld en scope. Wordt er binnen een onderneming normaal gesproken in processen gewerkt? Dan kan het een flinke omschakeling zijn om die processen in projecten te gaan gieten. De startup Prinzi kan hierin prima ondersteuning bieden, omdat Prinzi zorgt voor overzicht. Zo wordt het makkelijker om projecten vast te stellen, te plannen en uit te werken. Die ondersteuning is onmisbaar, want vaak overstijgt een project de afdelingen binnen een organisatie. Het draait om samenwerking, tussen verschillende afdelingen en verschillende mensen. Projectmatig werken vraagt hierdoor om een andere manier van denken.

De voordelen van projectmatig werken
Deze nieuwe manier van werken wordt in steeds meer organisatie geïntroduceerd. Oorspronkelijk komt het idee uit de bouwwereld, maar ook bijvoorbeeld ziekenhuizen en gemeenten blijken er goed mee uit de voeten te kunnen. Hoe de projectmatige werkwijze wordt uitgevoerd verschilt overigens per organisatie. Over het algemeen geldt dat er in ieder geval gewerkt wordt met een plan van aanpak. Ook worden er ontwikkel- en projectmanagementmethodes toegepast en dragen de projecten direct bij aan de strategie en bedrijfsdoelstellingen. Deze manier van werken heeft diverse voordelen.

Meer samenwerking
Doordat projectmatig werken de afdelingsgrenzen overstijgt, werken werknemers vanuit verschillende niveaus en disciplines samen. Een project wordt direct vanuit verschillende invalshoeken bekeken, waardoor de kans op een blinde vlek flink afneemt.

Meer creativiteit
Die samenwerking zorgt niet alleen voor sneller resultaat, maar ook nog eens voor veel meer creativiteit. Dat komt de uitwerking van projecten ten goede. Tijdens de projectuitvoering wordt er regelmatig overlegd, waardoor er echt gezamenlijk naar een eindresultaat wordt toegewerkt. Ook worden (potentiële) fouten hierdoor eerder ontdekt.

Meer grip op budgetten
Aan de start van een nieuw project worden direct een tijdslijn en budget vastgesteld. Tijdens het project wordt regelmatig gecheckt of planning en kosten nog in de pas lopen. Als dat niet het geval is wordt dit tijdig ontdekt en kan er op tijd bijgestuurd worden.

Meer motivatie
Langdurige processen kunnen ervoor zorgen dat werknemers het doel uit het oog verliezen en daardoor ook hun motivatie kwijtraken. Door te werken vanuit projecten wordt dit voorkomen. Bij de start van het project is al duidelijk naar welk doel toegewerkt gaat worden. Die stip op de horizon doet veel voor de motivatie van de projectdeelnemers.

De uitdagingen van projectmatig werken
Er zitten dus veel voordelen aan deze werkwijze. Toch zijn er, net als bij andere methodes, ook wel uitdagingen te benoemen. Ten eerste vereist deze werkwijze vaak een andere manier van werken van de werknemers. Als de organisatie nu ingericht is op procesmatig werken, is er bijvoorbeeld een grote kans dat medewerkers niet verder kijken dan hun eigen afdeling. Samenwerken met collega’s van andere afdelingen kan dan best even wennen zijn. Goede begeleiding in de startperiode van deze nieuwe werkwijze is dan ook essentieel.

Het verliezen van overzicht
De grootste uitdaging van projectmatig werken lijkt echter nog ergens anders te liggen; in het houden van overzicht. Dit wordt met name lastig wanneer er meerdere projecten tegelijk gaan lopen. Wanneer werknemers in verschillende projectgroepen zitten, levert dit veel afwisseling op, maar tegelijkertijd veel risico op het ontstaan van chaos. Het wordt snel onduidelijk wie welk project uitvoert en welke deadlines bij welk project horen. Goed overzicht is dan essentieel. Sommige organisaties creëren dit door Agile te gaan werken. Bij Agile projectmanagement worden projecten opgeknipt in korte stukjes (itiraties of sprints). Die korte stukjes vormen dan losse projectjes, waarbij steeds toegewerkt wordt naar een tussendoel. Welke werkvorm je hier ook voor kiest, het houden van overzicht blijft een essentiële voorwaarde. De software van Prinzi kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

Laagdrempelige oplossing
Veel tools die op de markt zijn gebracht voor projectmatig werken zijn complex en onoverzichtelijk. Zonder ondersteuning van een IT’er kom je hier vaak niet ver mee. De filosofie van startup Prinzi is dat de software juist zo simpel mogelijk moet zijn, zodat het echt makkelijker wordt om structuur in projecten aan te brengen. Hierdoor is het een laagdrempelige oplossing die écht werkt, voor iedereen die te maken heeft met projectmatig werken.