Start je een eigen servicebedrijf? Zo voorkom je dat plannen je dag opslokt

Persbericht - Met een slim boekingssysteem bespaar je als zelfstandig vakman tijd op afspraken en reizen, zodat je meer uren kunt besteden aan betaald werk.

Wie net begint als zelfstandig monteur of hovenier, verliest de meeste tijd niet aan het werk zelf, maar aan het regelen ervan. Afspraken maken via appjes en telefoontjes voelt in het begin persoonlijk, maar het kost al snel flink wat tijd per dag. Een online boekingssysteem dat rekening houdt met je route neemt dat regelwerk over, zodat jij je uren besteedt aan werk waarvoor je betaald krijgt.

Waarom plannen via WhatsApp je uren kost

Elke afspraak die via de telefoon tot stand komt, vraagt meerdere contactmomenten. De klant stelt een tijd voor en jij kijkt in je agenda. Kan de klant dan toch niet, dan begint het overleg opnieuw. Ondertussen sta je op een klus met je handen vol kit of grond, dus reageer je pas ‘s avonds. Dat vertraagt niet alleen de afspraak, het komt op de klant ook minder professioneel over dan een pagina waarop hij direct kan boeken.

Er speelt nog een tweede probleem: losse afspraken houden geen rekening met elkaar. Zeg je op maandagochtend een klus toe aan de ene kant van je werkgebied en op maandagmiddag één aan de andere kant, dan zit je een flink deel van de dag in de auto. Die reistijd kun je meestal niet factureren, terwijl de brandstofkosten wel voor jouw rekening komen.

Een boekingspagina die eerst naar je route kijkt

De oplossing is een eigen boekingspagina waarop klanten zelf een moment kiezen, maar alleen uit tijden die logisch in jouw dag passen. Een planningssysteem als Schedulinq controleert daarvoor eerst of een tijdstip geografisch aansluit op de andere afspraken van die dag en of het binnen je werkgebied valt. Pas als dat klopt, krijgt de klant het moment te zien.

Dat is het verschil met een gewone boekingstool. Zo’n tool toont elk vrij gaatje in je agenda, ook als dat gaatje betekent dat je drie kwartier moet omrijden. Een systeem dat op route plant, zet klussen die bij elkaar in de buurt liggen ook bij elkaar op de dag. Minder omrijden betekent meer tijd voor betaald werk en lagere autokosten, met dezelfde agenda.

Bevestigen en herinneren gebeurt automatisch

Ook het opvolgen van afspraken hoeft niet meer handmatig. Bevestigen en herinneren verloopt automatisch, waardoor klanten een afspraak minder snel vergeten. Een vergeten afspraak is voor een kleine ondernemer direct voelbaar: je staat voor een dichte deur en het gat in je dag vul je niet zomaar meer op. Elke herinnering die dat voorkomt, verdient zichzelf terug.

Voor de klant voelt het bovendien als de service van een groter bedrijf. Een nette bevestiging in de mail wekt meer vertrouwen dan een duimpje in een appgesprek, zeker bij nieuwe klanten.

Het systeem werkt naast je bestaande agenda

Een veelgehoorde aarzeling bij starters is dat ze niet wéér een systeem willen bijhouden. Dat hoeft ook niet: een goed planningssysteem vervangt je agenda of klantenbestand niet, maar werkt ernaast. Schedulinq koppelt bijvoorbeeld met je agenda van Google of Microsoft. Gebruik je Teamleader voor je klanten, dan koppelt het daar ook mee. Afspraken die via je boekingspagina binnenkomen, verschijnen gewoon in de agenda die je al gebruikt, dus je hoeft niets dubbel in te voeren.

Die opzet maakt het systeem ook geschikt om mee te groeien. Begin je alleen, dan plant het om jouw route heen. Neem je later een tweede monteur aan, dan verdeelt het de aanvragen over jullie beiden op basis van werkgebied en rooster.

Eerst testen met je eigen klussen

Of zo’n systeem voor jouw bedrijf werkt, merk je het snelst door het met je eigen afspraken te vullen. Op de website staat daarvoor de knop Probeer gratis. Daarmee zet je zonder kosten een eigen boekingspagina op en zie je direct welke tijden het systeem aan jouw klanten zou tonen. Plan daarna een week lang je klussen erdoorheen en vergelijk hoeveel reistijd je bespaart ten opzichte van je oude manier van plannen. Dan beslis je op basis van je eigen agenda, niet op basis van een belofte.