Meer grip op de buitendienst dankzij digitale werkbonnen

Persbericht - Handgeschreven werkbonnen werkte 20 jaar geleden uitermate goed en waren zeer effectief. Veel organisaties maakten er gebruik van om operationele...

Handgeschreven werkbonnen werkte 20 jaar geleden uitermate goed en waren zeer effectief. Veel organisaties maakten er gebruik van om operationele taken en uren te loggen en verantwoorden. Vervolgens kwam er veel handmatig werk bij kijken om daadwerkelijk een factuur eruit te sturen naar de klant. Deze handmatige handelingen kosten logischerwijs veel tijd en met de digitalisering kwamen organisaties erachter dat er een stuk effectiever met de werkbonnen om kon worden gegaan. Daarnaast bespaar je ook nog op papier, wat weer een positieve invloed heeft op het aantal bomen dat nu minder hoeven te worden gekapt.

Sinds enkele jaren zijn digitale werkbonnen niet meer weg te denken en werken we steeds meer geautomatiseerd. Met de toevoeging van steeds meer apps en functionaliteiten kun je steeds verder door automatiseren. Zo werk je efficiënter, wordt er meer overzicht gecreëerd en worden er minder fouten gemaakt.

Wat zijn de andere mogelijkheden voor automatiseren van werkprocessen?

Hierboven hebben we met name ingezoomd op de werkbonnen, maar tegenwoordig kunnen apps en aanbieders steeds meer toepassingen realiseren. Bij OutSmart kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een digitale urenregistratie en automatische facturatie hieraan koppelen. Nadat een klus is afgerond en de uren geregistreerd staan, wordt er direct een factuur naar de klant gestuurd. De app heeft eigenlijk alle benodigde informatie verzameld die hiervoor benodigd is en zorgt ervoor dat er geen menselijke handelingen meer nodig zijn. Op deze manier wordt er nog meer een factuur vergeten en heb je minder debiteurenbeheer.

Voor het plannen van projecten en het maken van een digitaal planbord ben je ook met één simpele app geholpen. Hierdoor haal je de menselijke fouten uit het systeem en bespaar je ontzettend veel tijd en energie, die je vervolgens in andere belangrijke taken kunt stoppen. Dit kan voor zowel ZZP’ers als grote organisaties een uitermate goede oplossing zijn.

Door met dit platform te starten heb je meer grip en inzicht in bestaande en nieuwe projecten, welke voor zowel de binnen-als buitendienst ingezet kan worden. Het automatiseren van volledige bedrijfsprocessen en daarnaast het digitaliseren zorgt ervoor dat de efficiëntie maximaal verhoogd kan worden.

Hoe kan ik dit integreren in de processen?

Wanneer er al bestaande processen zijn en al gebruik wordt gemaakt van bijvoorbeeld een boekhoudsysteem, kan de overstap wellicht lastiger lijken. Niets is minder waar. Het systeem heeft verschillende koppelingen en zijn daarbij vrij eenvoudig te koppelen en integreren. Het gemak en gebruiksvriendelijkheid van het systeem maakt het daarnaast nog eenvoudiger om de overstap te maken. Medewerkers zullen snel gewend raken aan de nieuwe mogelijkheden en door diverse automatisering maakt het, het dus nóg eenvoudiger om je werk soepel en georganiseerd te registreren. Het automatiseren van de uren en het flexibel plannen van buitendienstmedewerkers maakt het daarnaast nog completer.