Leer efficiënt vergaderen

Persbericht - Gemiddeld vergaderen medewerkers in Nederland 6,5 uur per week. Dat komt op een heel jaar neer op iets minder dan 300 uur. We besteden dus heel wat tijd aan de vergadertafel, maar

In elk bedrijf wordt vergaderd. Gemiddeld vergaderen medewerkers in Nederland 6,5 uur per week. Dat komt op een heel jaar neer op iets minder dan 300 uur. We besteden dus heel wat tijd aan de vergadertafel, maar er wordt niet altijd efficiënt vergaderd. 

De experts zeggen dat een vergadering niet te lang moet duren, 1 tot 1,5 uur is het maximum. Daarna neem je informatie minder goed op. We hebben een aantal tips om efficiënt te vergaderen. 

Stap over op transcriberen

Het schrijven van de notulen is voor veel mensen niet het favoriete klusje. Degene die de notulen bijhoudt kan bovendien niet goed participeren in de vergadering. Maar dankzij de technologie is hier een oplossing voor. 

Je kunt de vergadering transcriberen. Dat wil zeggen dat een audio-opname van de vergadering omgezet wordt in geschreven tekst. Op die manier mis je ook nooit meer belangrijke details. Goed om te weten is bovendien dat transcriberen gratis kan. 

Maak een agenda

Sommige vergaderingen modderen eindeloos door omdat er geen structuur is. Bovendien is het belangrijk om te vergaderen met een doel. Daarom is het van belang om vooraf een agenda te maken. Gaat het om een teamvergadering vraag medewerkers om hun punten een dag voor de vergadering aan te leveren. 

Door een agenda te maken voorkom je dat je in herhaling valt. Daarnaast voorkomt het ook dat je per ongeluk afwijkt. Mensen hoeven niet bang te zijn dat hun punten niet besproken worden, want het staat ten slotte op de agenda. Stel ook de tijd vast die er is om over het onderwerp te praten en houdt de rondvraag kort. 

Probeer verschillende vergadermethodes

De meeste vergaderingen vinden plaats rond een tafel, maar dat kan natuurlijk anders. Probeer bijvoorbeeld eens een keer om staand te vergaderen. Je kunt niet onderuitzakken in je stoel waardoor je automatisch een actieve houding aanneemt. 

Door te staan komt je stofwisseling op gang. Dit helpt je om scherper te worden wat natuurlijk goed van pas komt bij een vergadering. Het schijnt daarnaast ook de creativiteit te verbeteren. Hiermee kunnen problemen sneller worden opgelost.  

Nodig de juiste mensen uit

Het lijkt vanzelfsprekend om voor elke vergadering het hele team uit te nodigen, maar dat is niet nodig. Ga voorafgaand aan de vergadering na wie je echt nodig hebt. Als iemand belangrijke input heeft, of beslissingen moet nemen over het onderwerp nodig je ze uit. 

Zorg dat alles werkt

Is het voor de presentatie nodig dat je technische middelen gebruikt, sluit die voor de vergadering aan. Het is heel frustrerend als mensen tijdens de vergadering moeten wachten. Het is kostbare tijd die je niet meer terug krijgt.

Zet de veranderingen langzaam door

Met deze tips kun je elke vergadering efficiënter maken. In sommige gevallen is het overigens beter om veranderingen stapsgewijs door te voeren. Niet iedereen houdt van verandering, dus bouw het op.