Je bedrijf steeds meer digitaliseren, waarom zou je dat doen?

Persbericht - Nu de wereld met de dag digitaler wordt en we allemaal steeds meer gebruik gaan maken van online tools, is het tijd om eens na te denken hoe je je bedrijf hierin mee kunt laten groeien.

Hoe gaat het met de administratie? Is alles al digitaal terug te vinden, of staat er nog een ouderwetse documentenkast in jouw kantoor? En hoe worden formulieren door de klanten ingevuld? Verzend je alles nog per post, of maak je gebruik van digitale formulieren? Wij vertellen je in dit artikel waarom het zo handig is om je bedrijf steeds meer te digitaliseren.

Formulieren nog steeds belangrijk

Eigenlijk spelen formulieren binnen het grootste gedeelte van alle bedrijven nog steeds een erg grote rol. Hierop zijn namelijk handelingen en processen terug te vinden en daarnaast worden ze ook vaak ingezet om zaken te controleren of goedkeuren. Waar vroeger alles op papier werkt gedrukt en geschreven, wordt het digitale ook steeds populairder. Men ervaart dat het gemakkelijker is om bijvoorbeeld digitale checklisten te hebben, zeker nu veel mensen vaker vanuit huis werken.

Digitaal uitwisselen van informatie

Men kan als er gebruik wordt gemaakt van digitale documenten vanaf iedere plaats en op ieder moment bij. Dit alles zorgt ervoor dat een bedrijf altijd kan doordraaien, ook tijdens een lockdown. Digitaal uitwisselen is niet alleen handig binnen het eigen bedrijf, maar het is ook erg handig om deze te kunnen versturen aan bedrijven en organisaties van buitenaf. Leanforms zorgt ervoor dat dit alles op een gemakkelijke manier te gebruiken is, zodat iedereen lekker productief kan blijven, ook vanuit huis.

Verhoog efficiency met digitale formulieren

Een digitaal formulier is de eerste stap. Maar de efficiency kan nog veel meer worden verhoogd door het formulier te laten werken in je bedrijfsprocessen. Met work flow management wordt een formulier opgestart en doorgestuurd voor verder opvolging binnen de organisatie. De informatie stroomt door de organisatie en het bedrijfsproces wordt gelijktijdig afgehandeld. En hier is tegenwoordige geen uitgebreide ICT kennis voor nodig!

Verwerking papier kost veel geld

Misschien denk je er niet zo over na, maar de verwerking van papieren formulieren kost veel geld én tijd. Er is namelijk altijd iemand die er druk mee moet zijn om alles te versturen enzovoorts. Zonde eigenlijk, want ergens in het begin van het proces is de informatie toch al gedigitaliseerd. Het is dus veel gemakkelijker om alles meteen al digitaal te houden, waardoor er een stuk efficiënter gewerkt kan worden.

Bespaar tijd

Zoals hierboven al vermeldt, het kan een hoop tijd schelen als formulieren digitaal worden gemaakt en verzonden. Een mail is over het algemeen binnen een paar seconden bij de ontvanger en kan dus ook weer snel worden ingevuld en geretourneerd. De verwerking van het betreffende formulier kan hierna direct starten, wat dus zorgt voor een korte verwerkingstijd. Daarnaast is het fysieke werk ook een stuk minder zwaar. Men hoeft namelijk niet meer alles te printen en in enveloppen te doen, of bij inkomende post alles op te bergen in de juiste mappen. Alles wat je nodig hebt is dus een internetverbinding, een goedwerkende laptop of pc en een ergonomische werkplek.