Een horeca kassasysteem speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering

De kassa is vaak een ondergewaardeerd en onderschat component binnen de bedrijfsvoering in de horeca. Het formele woord voor de kassa, is kasregister en in sommige gevallen wordt er tegenwoordig bij een elektronisch kassasysteem ook wel gerefereerd naar een zogeheten POS-systeem, dat staat voor Point of Sale Systeem. De kassa is niet alleen belangrijk voor de dagelijkse transacties die met de gasten voldaan worden, maar kan op vele andere gebieden binnen de bedrijfsvoering een cruciale rol spelen, wanneer deze op de juiste manier gebruikt wordt.

Data is ook in de Horeca goud waard

Een moderne kassa die gemaakt is voor in de horeca, voldoet aan alle normen en fungeert ook als dataopslag voor alle bestellingen die er gedurende de dag geplaatst worden. Deze data is zeer goed te gebruiken om specifieke processen verder te optimaliseren. In veel gevallen is het mogelijk om rapporten uit te draaien, waarop zichtbaar is welke producten er het meeste verkocht zijn en er ook een dagomzet kan worden uitgeprint. De meeste online kassasystemen zijn geïntegreerd met de pinautomaat, zodat de betaling snel en vlekkeloos kan worden verwerkt.

Gebruiksvriendelijke interface

Een modern point of sales kassasysteem is in veel gevallen voorzien van een touchscreen dat het voor het personeel makkelijk maakt om te bedienen en daarnaast ook goed bestand is tegen vuil en makkelijk schoon te maken is. Daarnaast is er vaak ook een extra display voor de gasten die hierop kunnen zien hoeveel er betaald dient te worden. Er wordt daarnaast ook steeds vaker gebruik gemaakt van online software die kan worden gekoppeld aan een tablet of iPad, waarmee gasten bijvoorbeeld ook een QR-code kunnen scannen om de rekening te betalen.

Elk horeca bedrijf heeft haar eigen wensen en behoeftes

Er zijn tal van verschillende soorten horecazaken en elke soort zaak heeft dan ook weer haar eigen behoeftes met betrekking tot het kassasysteem. Een hotel heeft natuurlijk weer andere behoeftes dan de plaatselijke snackbar op dit gebied. Er zijn ook kassasystemen die voorzien zijn van een gekoppelde barcode scanner, iets dat ook veel in de detailhandel gebruikt wordt en voor sommige doelen in de horeca ook zeer geschikt is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verkopen van merchandise in een hotel of restaurant.

Bewaak het service niveau

Het is natuurlijk voor een onderneming in de horeca zeer belangrijk dat het kassasysteem makkelijk te hanteren is voor het personeel en er ook niet buitensporig veel training nodig is. De meest moderne kassasystemen horeca zijn voorzien van een moderne, gebruiksvriendelijke interface die het makkelijk maakt deze te bedienen. Kassasystemen dragen ook bij aan het bewaken van een goede dienstverlening. Zo is het mogelijk om bepaalde controlemomenten in te bouwen, waarbij de kleur van een tafel bijvoorbeeld verandert wanneer deze voor een bepaalde tijd geen aandacht heeft gekregen. Ook andere kleine details in het systeem maken deze gebruiksvriendelijk, zoals het snel en makkelijk kunnen splitten van rekeningen zonder veel gedoe voor de gast en het personeel.

Altijd een back up beschikbaar

Data is ontzettend belangrijk voor elk bedrijf en hoewel de horeca vaak erg gericht is op de operationele gang van zaken, is de data ook onmisbaar. Een modern point of sales systeem houdt automatisch back-ups bij die ervoor zorgen dat er nooit data verloren gaat. Vaak is deze data ook online via de cloud beschikbaar, zodat het mogelijk is om deze ook vanaf andere plaatsen in te kijken en hiermee te werken.

Integratiemogelijkheden met de boekhoudsoftware

Door optimaal gebruik te maken van de data uit het kassasysteem zijn er tal van winsten te boeken binnen het horecabedrijf. Een modern kassasysteem, biedt dan ook diverse integratiemogelijkheden met verschillende andere software, zoals bijvoorbeeld de boekhouding, voorraadbeheer en ook het reserveringssysteem. Het is hierbij mogelijk om op basis van de gecombineerde data van de kassa en het reserveringssysteem het systeem suggesties te laten maken voor nieuw te plaatsen bestellingen.

Tal van optimalisaties met een moderne kassa

Naast verschillende optimalisaties met betrekking tot het voorraadbeheer, zijn er ook nog andere onderdelen waarbij een modern kassasysteem kan helpen. De data uit de kassa laat precies zien waar de mogelijkheden liggen met betrekking tot de menu samenstelling en welke gerechten misschien aangepast of vervangen moeten worden, omdat deze niet de juiste verkoopcijfers halen. Door de data omtrent het aantal bestellingen en ook vooral de tijden hiervan goed te gebruiken, is het ook mogelijk om de personeelsbezetting nog beter af te stemmen op de piekdruktes, waardoor een kassasysteem indirect bijdraagt aan een betere dienstverlening.