Beter communiceren: de 5 pijlers van Factor C

Persbericht - Krijg jij met jouw organisatie te maken met de aanstaande Omgevingswet en burgerparticipatie? Dat vraagt om een manier van werken...

Krijg jij met jouw organisatie te maken met de aanstaande Omgevingswet en burgerparticipatie? Dat vraagt om een manier van werken en communiceren die meer omgevingsgericht is, zeker ook omdat dergelijke processen onder een vergrootglas komen te liggen. De taak aan jouw bedrijf en medewerker is om een optimale samenwerking met de omgeving aan te gaan in het proces. Om dat beter te faciliteren, heeft de overheid ‘Factor C’ ontwikkeld. Dit is een methode die te volgen is als Factor C training en niet alleen communicatieprofessionals, maar ook andere professionals, helpt om strategisch en gestructureerd aan de slag te gaan met communicatie. De methode bestaat uit vijf pijlers, waarin telkens het perspectief van stakeholders nadrukkelijk terugkomt. We beschrijven de vijf pijlers van Factor C.

Opgave

De eerste fase draait om het duiden van het vraagstuk. Daarbij wordt het perspectief van zowel de uitvoerende organisatie als de stakeholders toegepast. Een aantal belangrijke zaken moeten in kaart worden gebracht. Zoals de aanleiding voor het project en de context. Daarnaast is een heldere doelstelling die formuleert wat er in de buitenwereld zijn veranderd moet zijn na het project belangrijk. Vervolgens wordt bepaald welke fases er te onderscheiden zijn in het project. Hierbij worden ook alle bijbehorende activiteiten, resultaten en deadlines geformuleerd, evenals de maatregelen en instrumenten die worden ingezet. Die instrumenten kunnen financiële prikkels zijn, maar ook wetgeving of handhaving en instrumenten om gedrag te beïnvloeden.

Omgeving

In de tweede fase van Factor C wordt er een omgevingsanalyse gemaakt, waarbij zaken betrokken worden als de welke partijen betrokken zijn of belangen hebben en hun standpunten en drijfveren. Ook hun rol, invloed en onderlinge verhoudingen moeten bij de omgevingsanalyse in kaart gebracht worden. Daaruit moet dan ook blijken wie er in welke fase betrokken moet worden en in welke mate.

Strategie

Nu de inventarisatie van de omgeving compleet is, is het tijd om knopen door te hakken over de te hanteren communicatiestrategie. Daarbij is het belangrijk om de uitgangspunten voor de communicatie helder te hebben, evenals wat de communicatie moet gaan opleveren. Om een succes te maken van de communicatiestrategie, is het van belang om duidelijk te beschrijven welke doelgroepen moeten worden aangehaakt en voor welk communicatieframe er in de uitvoering wordt gekozen.

Verhaal

Na het bepalen van de communicatiestrategie, is het tijd voor om de kernboodschap te bepalen, oftewel het gezamenlijke verhaal dat uitgedragen gaat worden. Deze moet aansluiten bij de leefwereld van de doelgroepen én de juiste toon aanslaan, dus het belangrijk om het oor goed ten luister te leggen. Wat leeft er onder de verschillende doelgroepen? Welke vragen en problemen komen er naar voren? Dit kan mogelijk leiden tot de noodzaak voor enkele ‘sub-verhalen’ die aanvullend zijn op de centrale boodschap.

Aanpak

De laatste fase van Factor C is de concrete communicatieaanpak. Een zorgvuldig communicatieproces is daarbij cruciaal. De juiste middelen moeten op het juiste moment ingezet worden. Ook moeten er concrete afspraken gemaakt over taken, rollen, verantwoordelijkheden en natuurlijk ook de financiën. Bepaal over een boegbeeld nodig is en wie de woordvoering doet. Zorg dat het duidelijk is wie de afzender van de boodschap is. Ook het benomen van inhoudelijke en procesmatige mijlpalen vindt plaats in deze fase.

Dit alles moet leiden tot het faciliteren van kwalitatief hoogwaardige communicatie met én met oog voor alle stakeholders. Dat gebeurt dus eerst een aantal zaken in kaart te brengen, waarna men tot een effectieve aanpak kan komen.