7 Tips voor het organiseren van een succesvol zakelijk evenement

Persbericht -

Het onderhouden van zakelijke relaties is belangrijker dan ooit. Iedere ondernemer kent immers de marketingtheorie dat het aanbrengen van een nieuwe klant 5 tot 10 keer duurder is dan een terugkerende klant. Een goede manier om je klanten en relaties langer aan het te binden is door het regelmatig organiseren van een zakelijk evenement. Hier lees je hoe zo’n zakelijk evenement tot een succes brengt.  

1. Stel duidelijke doelen en doelstellingen

Voordat je begint met de planning, is het cruciaal om duidelijke doelen en doelstellingen voor jouw evenement te definiëren. Wat wil je bereiken? Of het nu gaat om het vergroten van de merkbekendheid, het genereren van leads of het versterken van zakelijke relaties, heldere doelen helpen je bij het nemen van strategische beslissingen tijdens de organisatie. Op basis hiervan bepaal je ook het type evenement. Wordt het een congres waar kennis centraal staat of ga je voor een netwerkborrel waar het met name draait om gezelligheid en sociale contacten?

2. Ken de doelgroep

Een succesvol evenement begint met een diepgaand begrip van jouw doelgroep. Analyseer jouw gasten en pas het programma, de locatie en de inhoud van het evenement aan op hun behoeften en verwachtingen. Dit verhoogt de betrokkenheid en zorgt voor een positieve ervaring.

3. Kies de juiste locatie

De gekozen evenementenlocatie heeft een grote invloed op het aantal gasten en het succes. Zorg ervoor dat de gekozen locatie goed bereikbaar is voor de gasten en voldoende ruimte en faciliteiten biedt voor het programma. Een professionele uitstraling draagt bij aan het succes van het evenement. Denk dus goed na over de locatie van jouw evenement!

4. Maak gebruik van technologie

Gebruik moderne technologieën om jouw evenement naar een hoger niveau te tillen. Denk aan online registratie, interactieve presentaties, en live streaming voor een breder publiek. Technologische innovaties kunnen de betrokkenheid vergroten en het evenement onvergetelijk maken. Staat kennis centraal in jouw evenement? Dan kan het slim zijn om voor een grotere congreslocatie te kiezen die ingericht is op dit soort evenementen. Hier is het vaak mogelijk om grootschalige lezingen te geven waarbij de presentatie ook opgenomen kan worden om later digitaal nogmaals naar de klanten en relaties te verzenden.

5. Zorg voor professionele sprekers en entertainment

Kies deskundige sprekers die waarde toevoegen aan jouw evenement en de interesse van het publiek vasthouden. Hoe deskundiger de spreker, hoe deskundiger jij als organisator overkomt op de relaties. Ook kan het helemaal geen kwaad om deskundige sprekers af te wisselen met sprekers met een hoog amusementsgehalte. Dit breekt de sessies een beetje waardoor de concentratie op peil blijft en zorgt tevens voor een gezelliger sfeer onder de bezoekers.

6. Effectieve marketing en communicatie

Om je event succesvol te maken is het ook belangrijk dat het event goed onder de aandacht gebracht wordt. Maak daarbij gebruik van diverse kanalen, zoals sociale media, e-mailmarketing en persberichten, om jouw evenement te promoten. Ook tijdens het evenement is het belangrijk om de marketing en communicatie op orde te hebben. Anders kun je bij stap 1 nog zulke goede doelstellingen hebben opgesteld, de kans dat deze behaald worden is dan een stuk kleiner. Zorg daarom dat er voldoende call to actions aanwezig zijn waarmee je klanten en relaties langer aan je bindt.

7. Meet het succes en leer van de ervaring

Na het evenement is het belangrijk om het succes te meten aan de hand van vooraf gestelde doelen. Verzamel feedback van de deelnemers en analyseer de resultaten. Zo weet je precies wat wel in de smaak is gevallen en wat is tegengevallen. Zodra je dit de volgende keer beter doet, krijgen je relaties echt het idee dat er naar hen wordt geluisterd.

Hopelijk heb je aan de hand van deze tips een goede basis om een succesvol zakelijk evenement te organiseren. Wij weten natuurlijk ook dat ieder evenement maatwerk is. Als jij twijfelt over de strategie en/of invulling van jouw evenement kun je het best om advies vragen aan de locatie. Hier lopen vaak voldoende eventmanagers rond die al hebben geholpen met het organiseren van tientallen dan wel honderden evenementen. Het is zonde om niets met die ervaring te doen!