5 stappen om jouw personeelsplanning zo efficiënt en operationeel mogelijk op te stellen

Persbericht - Goede planningen zijn de fundering voor het succes van een bedrijf. Er moet eerst intern orde zijn voordat je als onderneming goede resultaten kan tonen. Wanneer een onderneming groeit en er meer personeel bijkomt, wordt het steeds lastiger om een planning bij te houden waarbij werknemers ingezet worden op taken waar zij bekwaam in zijn.

Bedrijven kunnen daarom enorm profiteren van een personeelsplanning, zodat er een balans komt tussen de beschikbaarheid van de werknemers en de behoeften die zij en de organisatie hebben.

Ondernemingen hebben als doel om intern zo effectief en strategisch mogelijk te opereren om aan de behoeften van de klant te voldoen. Dit zijn 5 stappen om dit zo efficiënt mogelijk uit te voeren met behulp van een optimale personeelsplanning!

1.   Doelen opstellen 

Van tevoren moet er gekeken worden naar eventuele problemen die zich binnen de huidige situatie afspelen. Wanneer je als werkgever een planning aan het opstellen bent, loop je vast en zeker tegen bepaalde zaken aan. Wellicht is de huidige manier van plannen inefficiënt door verouderde software, kost het teveel tijd om de planning op te stellen, worden er teveel fouten gemaakt of werkt de planning niet voor alle werknemers. Doelen die hierbij worden opgesteld, moeten draaien om wat er bereikt moet worden met de personeelsplanning. 

2.   Controleren of de juiste middelen beschikbaar zijn

Vervolgens is het van belang dat er wordt gekeken naar de middelen die beschikbaar zijn om de planning operationeel te maken. Vaak gaat het hierbij om de soort software die gebruikt wordt voor het maken van de planning en het rooster.

3.   Gegevens invullen en het personeelsrooster opstellen

Voordat er gepland kan worden, moeten alle (juiste) gegevens in het systeem staan. Namen van het personeel, diensten en taken die worden uitgevoerd, locaties die gebruikt worden en werkplekken die ingezet kunnen worden, krijgen ieder een eigen plaats in de planning. Ook contracturen, vakanties, afspraken, beschikbaarheden en competenties worden hieronder gerekend. 

Roosters worden vervolgens ingevuld op basis van beschikbaarheid van het personeel en de verwachte werkdruk. Waar een personeelsplanning bij helpt, is het inzetten van de juiste werknemers op taken waar zij de competenties voor bezitten. In welke mate wordt de beschikbare capaciteit van de werknemers benut? Door hier rekening mee te houden en de juiste werknemers op taken in te zetten, kan er efficiënt worden gewerkt en levert jouw bedrijf resultaten die kwalitatief hoogstaand zijn.

4.   Vooruit plannen

Zo ver mogelijk vooruit plannen garandeert dat zowel de werkgever als werknemers precies weten waar zij aan toe zijn. Vrije dagen kunnen van tevoren worden vastgelegd en de uren worden correct berekend. Om de werkzaamheden hoog te houden, is het slim om minimaal één maand vooruit te plannen. Dit zorgt voor meer dan voldoende tijd om nog aanpassingen te maken.

5.   Analyseren

Wanneer de personeelsplanning openbaar gemaakt is en een tijdje ingezet wordt, kan er geanalyseerd worden op basis van behaalde resultaten. Hierbij kijk je, als werkgever, of de gewenste doelen zijn behaald, hoe het personeel de werkdruk heeft ervaren en of iedereen zijn competenties en kwaliteiten heeft kunnen inzetten op de juiste taken. Is alles op rolletjes verlopen? Dan kan er worden vastgesteld dat een planning binnen jouw bedrijf de beste resultaten levert.