Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Robotic accounting bespaart accountants én ondernemers kostbare tijd

In samenwerking met Yuki - Waar robots in bijvoorbeeld de industrie al veel langer gemeengoed zijn, wint slimme automatisering nu ook in de boekhoudwereld terrein. ‘Het bijhouden van de financiële administratie zal hoe dan ook gaan veranderen.’

Robotic accounting - Yuki
Scott Graham via Unsplash
Je leest nu: Robotic accounting bespaart accountants én ondernemers kostbare tijd

Een goed bijgehouden administratie

Onderbouwde beslissingen nemen over je bedrijf, bijvoorbeeld over het doen van investeringen, het aantrekken van investeerders of het betreden van nieuwe markten? Een goed bijgehouden administratie is dan cruciaal. Want alleen als je inzicht hebt in de financiële staat van je bedrijf, kun je doordachte en onderbouwde beslissingen nemen.

Schoenendoos

Des te opmerkelijker dat veel ondernemers nog altijd geen actueel inzicht hebben in de cijfers, vertelt Jeroen van Haasteren, Head of Product bij boekhoudplatform Yuki. ‘Vaak besteden ondernemers de administratie uit aan hun accountant, die vervolgens eens per kwartaal of eens per jaar aangifte doet en een jaaroverzicht maakt. Er zijn nog steeds genoeg ondernemers die periodiek de spreekwoordelijke schoenendoos met bonnetjes naar hun accountant brengen, zonder dat ze zelf écht goed zicht hebben op hoe hun bedrijf ervoor staat.’

Actueel overzicht

Om je bedrijf aan te kunnen sturen, is actueel overzicht onontbeerlijk, benadrukt Van Haasteren. Als je stuurt op financiële gegevens, dan moeten die gegevens wel kloppen en actueel zijn. Bij voorkeur worden de cijfers dagelijks bijgewerkt. Idealiter kun je elke dag zien hoe je ervoor staat ten opzichte van vorig jaar.’

Voor de ondernemer zélf is dat veel werk, erkent Van Haasteren. ‘En voor de accountant is het ondoenlijk om voor ál zijn klanten dagelijks de administratie bij te werken. Vanuit die gedachte introduceerden we in 2007 een laagdrempelig boekhoudpakket, dat ondernemers en accountants veel werk uit handen neemt.’

Slimme automatisering

De basis van dat pakket wordt gevormd door slimme automatisering, schetst Van Haasteren. ‘Doorgaans hebben we het in deze context over robotic accounting, wat niets te maken heeft met mensachtige robots, maar alles met de geautomatiseerde verwerking van gegevens.’

‘Neem de stroom aan inkomende facturen. Nu worden die nog vaak handmatig ingevoerd in het systeem. En dat is zonde van de tijd, want juist de factuurstroom valt goed te automatiseren. Veel facturen keren maandelijks terug. Het systeem herkent dit soort recurring facturen en boekt ze automatisch onder de juiste post in je boekhouding.’

Automatische herkenning

‘Maar ook unieke facturen kunnen tegenwoordig goed worden herkend. Het systeem herkent de tekst en de cijfers op het document en maakt onderscheid tussen bijvoorbeeld btw-nummers, factuurnummers, rekeningnummers en bedragen. Ook zijn gerobotiseerde systemen tegenwoordig in staat om de afzender van de factuur te herkennen en deze eventueel te matchen aan een bestaand contact in de boekhouding.’

Banktransacties

Een volgende stap is het koppelen van banktransacties aan inkomende en uitgaande facturen, schetst Van Haasteren. ‘Het systeem koppelt binnenkomende betalingen automatisch aan de betreffende factuur en verwerkt deze realtime in de boekhouding. Het systeem geeft een melding bij afwijkingen of als een factuur twee keer betaald wordt. Ook met deelbetalingen, onjuiste bedragen of meerdere facturen in één overschrijving kunnen gerobotiseerde boekhoudsystemen steeds beter uit de voeten.’

‘Hét grote voordeel hiervan is uiteraard dat je minder handmatig werk hoeft te verzetten en dat je altijd up-to-date bent. Daardoor weet je beter waar je bedrijf staat, als basis voor goede zakelijke beslissingen.’

Kwaliteitsmonitor

Vervolgmogelijkheden liggen met name op het gebied van controle, vervolgt Van Haasteren. ‘Voor de gebruikers ontwikkelden we op ons platform een kwaliteitsmonitor, die dagelijks een ‘rapportcijfer’ geeft aan de boekhouding. Als het systeem constateert dat een bepaalde administratie niet compleet is, krijgt de gebruiker een seintje.’

Fraudebeheer

‘Ook voert het systeem allerlei checks uit op inconsistenties, afwijkingen en onvolkomenheden, zodat er snel kan worden ingegrepen als er iets geks aan de hand is. Zo worden spookfacturen steeds beter herkend. Klopt dit bankrekeningnummer wel? En komt een factuur wel echt van de partij waarvan je denkt dat-ie afkomstig is? Dit soort geautomatiseerd fraudebeheer is in opkomst.’

Betalingen

In de toekomst zal ook het betalingsproces volgens Van Haasteren vaker geautomatiseerd verlopen. ‘Facturen worden steeds vaker geautomatiseerd verwerkt, maar dat proces stopt nu nog vaak bij de betaling. Toch zal het steeds normaler worden om bijvoorbeeld betalingen tot 100 euro automatisch, zonder menselijke tussenkomst, te laten uitvoeren. Ook dat scheelt onder de streep weer veel tijd.’

Cashflowbeheer

‘Nóg een stap verder gaat geautomatiseerd cashflowbeheer. Nu al kan een platform adviseren over het beste moment om een betaling uit te voeren met het oog op een gezonde cashflow. Dit proces kan verder geautomatiseerd worden, waarbij het systeem zelfstandig beslissingen neemt over het optimale betaalmoment en waarbij je alleen een waarschuwing krijgt zodra de cashflow in gevaar dreigt te komen.’

Brug te ver

Geautomatiseerde controles, betalingen en beslissingen: voor veel financieel professionals zal dit nu nog een brug te ver zijn, erkent Van Haasteren. ‘Naarmate de technologie verbetert zal men hier meer voor open staan, verwacht ik. Je zag het ook toen we Yuki vijftien jaar geleden introduceerden; veel accountants waren aanvankelijk bang dat we hun werk zouden overnemen, tótdat ze zagen dat er juist veel meer ruimte ontstond voor advies.’

Ondernemersadvies

‘Veel meer dan nu zal de accountant de ondernemer in de toekomst terzijde kunnen staan met gericht advies over de te varen koers. Juist omdat de administratie dankzij alle technologische ontwikkelingen voortdurend up-to-date is, kan de accountant die adviseursrol ook veel beter pakken. Dit is goed nieuws voor jou als ondernemer. Omdat allerlei standaardtaken geautomatiseerd worden ontstaat er meer ruimte voor zaken die door tijdgebrek nu nog vaak blijven liggen, zoals het optimaliseren van de fiscale structuur van een onderneming.’

Einde aan piekdrukte

Ook piekdrukte zal steeds meer tot het verleden gaan behoren, verwacht Van Haasteren. ‘De tijd dat de accountant één maand per kwartaal enorm druk is met het verwerken en controleren van facturen, is straks voorbij – ook weer dankzij de administratie die dagelijks automatisch bijgewerkt wordt.’

Andere invulling

Een eenduidige definitie van robotic accounting is er volgens Van Haasteren niet. ‘Je ziet dat elke softwareleverancier er weer net een andere invulling aan geeft. Veel partijen beperken zich tot het automatiseren van puur boekhoudkundige handelingen, zoals factuurverwerking en het matchen van banktransacties. Bij Yuki gaan we wat dat betreft net wat verder, richting controle en advies. Eén ding staat sowieso vast: het bijhouden van de financiële administratie zal, hoe je het ook wendt of keert, veranderen.’