5 basisregels om slimmer om te gaan met je tijd

Björn Deusings is één van de bekendste time management coaches van ons land. Met Tijdwinst.com helpen hij en zijn collega’s Nederlandse professionals die dagelijks worstelen met hun tijd. En dat worden er steeds meer, vertelt Deusings.

Mensen nu zelf verantwoordelijk voor output

“Twintig jaar geleden was er nog een baas die zei wat je moest doen. Nu hebben leidinggevenden veel meer een coachende rol en zijn medewerkers zelf verantwoordelijk geworden voor hun output. Dat is aan de ene kant heel fijn, maar er komt daardoor ook veel meer op ons af. Wat ook nog speelt is digitalisering, waardoor we op een gemiddelde dag veel meer informatie te verwerken krijgen dan vroeger. Die combinatie maakt dat steeds meer mensen moeite hebben om effectief hun werk te doen.”

Zaadje vroeg geplant

De coronacrisis doet daar nog een schepje bovenop. Thuis aan het werk met spelende kinderen om je heen, zorgt voor extra afleidingen. “Mensen ervaren daardoor nu ook extra werkdruk. Ik hoor dat regelmatig van mensen die wij trainen.” Om te begrijpen waarom Deusings van time-management zijn vak heeft gemaakt, moeten we terug naar vroeger. Hij komt uit een ondernemersnest, zijn vader had een bouwbedrijf. “Niet goed plannen en slecht voorbereiden, zorgde ervoor dat mensen noodgedwongen stil stonden. Dat kost geld, riep hij altijd. Daar is bij mij het zaadje voor time-management wel geplant.”

5 concrete tips

Zijn nieuwe boek is net uit: Elke dag om 15.00 uur klaar. Volgens Deusings is slimmer werken dan ook veel minder ingewikkeld dan het lijkt. Hij geeft 5 basisprincipes die iedereen in zijn dagelijkse werkzaamheden kan toepassen.

1. Eén systeem inrichten

Het uitgangspunt: richt één, makkelijk te onderhouden, time-management systeem in en houd dat consequent bij.
“Hierin heb je al je afspraken, projecten, aandachtspunten, grote taken, kleine taken, bespreekpunten en zaken waarop je nog wacht georganiseerd. Doe je dit niet, dan organiseer je ze in je hoofd en bestaat het risico dat ze worden vergeten. Dat geldt ook voor ongelezen mails en openstaande notities die je op verschillende bewaart. Zonder time-management systeem raak je het overzicht kwijt, vergeet je dingen en wordt het stellen van prioriteiten moeilijk.”

2. Omgaan met nieuw werk

Het uitgangspunt: verzamel nieuw werk zo centraal mogelijk.
“De hele dag door komt er nieuwe informatie bij je binnen. Dat kan de aanzet zijn van nieuwe activiteiten. De ene keer komt die informatie via de telefoon, dan weer in een e-mail en de volgende keer via social media. Hoe meer van dit soort plekken, hoe moeilijker het is om het overzicht te bewaren. Je doet er daarom slim aan om nieuw werk zo centraal mogelijk te verzamelen, anders raak je al snel het overzicht kwijt.”

3. Tools op de juiste manier toepassen

Het uitgangspunt: richt een waterdichte workflow in.
“Gebruik tools zoals ze bedoeld zijn. Een mailbox is bijvoorbeeld geen geschikte takenlijst. Toch gebruiken veel mensen ‘m zo. Ze krijgen een e-mail, lezen die door, besluiten wat ze ermee moeten doen en laten het bericht vervolgens zo staan. In de hoop dat ze de mail later weer tegenkomen en er dan wel tijd voor hebben. Dat geldt ook voor andere plekken waar informatie binnenkomt. Een time-management systeem zorgt ervoor dat taken op de juiste manier worden ingedeeld en dat je er tijdig aan herinnerd wordt.”

4. Agenda gebruiken

Het uitgangspunt: taken die langer duren dan 30 minuten komen altijd in je agenda.
“Je ziet op een takenlijst grote en kleine taken naast elkaar staan. Dan heeft ons brein al snel de neiging om eerst de kleine dingen weg te werken en de grote taken te laten staan. Dat werkt natuurlijk niet. Door grote taken in je agenda te plannen word je gedwongen om na te denken over vier belangrijke zaken: hoe lang heb ik ervoor nodig, past het in mijn schema, wanneer ga ik ermee aan de slag en waar pak ik het op?”

5. Omgaan met vaste lasten

Het uitgangspunt: plan je vaste lasten en geef niet uit wat je niet hebt.
“Een groot deel van mijn week gaat zitten in – wat ik noem – vaste lasten. Warren Buffet zei ooit: “Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.” Goed advies bij geld, maar zeker ook bij tijd. Veel mensen komen namelijk in de problemen doordat ze zichzelf laten overvragen. Ze zeggen ‘ja’ zonder dat ze die marge überhaupt hebben.”

“Zo heb ik elke week of elke twee weken een overleg staan met bepaalde mensen. Daarnaast maak ik iedere dag tijd voor mijn mail, de ene dag iets meer dan de andere dag. Dat kan ik redelijk goed inschatten. Verder zijn er activiteiten die elke maand terugkomen, zoals de salarisadministratie doen, statistieken bekijken, facturen betalen en artikelen reviewen. Ik ben al die grote en kleine taken terugkerend gaan inplannen. Veel mensen plannen op een dag van acht uur maar liefst twaalf uur aan werk en vergeten tijd te maken voor hun vaste lasten en onverwachte activiteiten.”

• Gratis artikelen over slim omgaan met je tijd, vind je hier.
• Het boek ‘Tijdwinst – Elke dag om 15.00 uur klaar’ is nu verkrijgbaar op Bol.com.