‘Door deze automatisering weten we tot op de gram nauwkeurig wat we in huis hebben’

Het magazijn van Meaningful Crafts op Texel is een explosie van kleuren, stoffen en materialen. ‘Het is elke keer weer overweldigend om door het magazijn te lopen en te genieten van alle kleuren en stoffen. Maar het mooiste blijft om te zien hoe blij klanten zijn met wat ze maken met onze producten’, vertelt Van Abs.

Steeds meer mensen maken zelf hun kleding, kussenhoezen of kerstdecoratie. Dat ziet Meaningful Crafts aan de hard stijgende omzet. Het bedrijf heeft naast de flagshipstore in Den Burg op Texel een groothandel voor handwerkwinkels, warenhuizen en zorginstellingen én een webwinkel die pakketten verstuurt tot alle uithoeken van Europa.

Van Abs: ‘En omdat niet iedereen de oude technieken beheerst, bieden we ook online workshops aan.’

De Witte Engel

Van Abs nam samen met zijn Finse vriendin Katri Sten de winkel van zijn ouders over. Moeder begon dertig jaar geleden in haar slaapkamer met cursussen poppen maken en verkocht het bijbehorende materiaal. Daaruit ontstond de winkel ‘De Witte Engel’ die ze samen met haar man runde.

Van Abs’ ouders gingen in 2017 met pensioen. Hij kon de zaak, waarin hij altijd heeft meegewerkt, overnemen.

De ondernemer zag meteen groeikansen en nam in 2019 webwinkel in handwerkmaterialen meervilt! Over. ‘Zij hadden een uitgebreid assortiment wol en een grote webwinkel gericht op consumenten. Dat sloot mooi aan op ons aanbod, met de fysieke winkel en groothandel.’

Met elkaar meegegroeid

Op dat punt kwamen er ook administratieve uitdagingen. ‘Met name voor voorraadbeheer: opeens hadden we drie verkoopkanalen en twee administraties.’ Met administratiesysteem SnelStart wist Van Abs dat snel te stroomlijnen. Hij kende SnelStart al, want zijn ouders werkten er ook jarenlang mee.

‘Werken met SnelStart is heel prettig. We zijn met elkaar meegegroeid. Soms kwam een functie beschikbaar die voor ons heel handig bleek te zijn. Andersom geven wij het aan als we een functie missen. Zo verkopen we via de webwinkel veel aan het buitenland, maar in elk land gelden andere btw-regels en tarieven. SnelStart heeft dat nu automatisch aangepast, dat werkt perfect.’

Besteladviezen

Ook de koppelingen voor het voorraadbeheer in de inmiddels samengevoegde administraties zijn een uitkomst. ‘Alle productinformatie staat in SnelStart. Van wat we inkopen bij leveranciers én wat we zelf assembleren voor de maakpakketten. Daar zit bijvoorbeeld wat wol in, maar ook garen en een houtje. Met de hand is dat haast niet te administreren. Behalve een berg werk is de kans op fouten is levensgroot. Maar wij hebben door de automatisering tot op de gram nauwkeurig inzicht in wat we in huis hebben.’

Alles loopt op rolletjes, want als een klant iets bestelt, wordt de voorraad meteen bijgewerkt op alle drie de verkoopkanalen. Daarnaast boekt de administratie meteen in via welke bron de verkoop gaat. Verder houdt SnelStart precies bij welk product bijna op is of uitverkocht.

Van Abs: ‘Het systeem geeft ook besteladviezen bij de inkoop, waarbij het programma zelfs rekening houdt met het minimum bestelbedrag of franco levering. Zo kunnen we onze orders slim samenstellen.’

Ruggengraat

Deze werkwijze levert de Texelse ondernemer veel tijd op en minder zorgen. ‘Voorheen moesten we handmatig in de webwinkel bijhouden wat er op voorraad was. Voor vijfduizend producten een hels karwei en de kans was groot dat je af en toe toch misgreep’, lacht Van Abs. ‘Ook moesten we de facturen van de verkopen van meervilt! overtypen, omdat die nog via een ander systeem liepen. Dat is allemaal verleden tijd.’

Door de automatisering is er nog maar één persoon op de administratie en die kan door tijdsbesparing ook andere taken uitvoeren, vertelt hij.

De administratie noemt Van Abs echt de ruggengraat van Meaningful Crafts. ‘Ik denk dat we elke tien minuten wel ergens gebruikmaken van SnelStart: op kantoor, maar ook in de productie en het magazijn. Door die stevige administratieve basis kan ons team de creativiteit op andere zaken richten. Om bestellingen tijdig de deur uit te sturen, maar ook vernieuwing van de website, inspiratie bieden via sociale media, leuke workshops en nieuwe maakpakketten.’