Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Zo hield Plek de eigen medewerkers betrokken, ook vanuit huis

In samenwerking met Plek.co - Ruim een jaar geleden gingen we allemaal online, ook de medewerkers van Plek. Met de inzet van hun eigen communicatieplatform bleef iedereen verbonden en betrokken. Van het onboarden van nieuwe medewerkers tot het volledig online samenwerken over grenzen van afdelingen heen. Daardoor konden zij snel inspelen op de grote veranderingen binnen de eigen organisatie én die van hun klanten.

Je leest nu: Zo hield Plek de eigen medewerkers betrokken, ook vanuit huis

Anderhalve week voor de allereerste lockdown organiseerde sociaal intranet- en communityplatform Plek een congres over medewerkerbetrokkenheid. Een thema dat in de weken en maanden daarna voor elk bedrijf ineens hoog op de agenda kwam te staan. Dat merkte Plek direct in het verkeer op hun platform, maar hun eigen manier van werken veranderde natuurlijk ook.

Medewerkercommunity

Zo’n 5 jaar geleden ontstond Plek als project van het digitale innovatiebureau ILUMY. Eén van de klanten vroeg om een communicatieplatform dat mensen op hun werk de vrijheid en het gebruiksgemak geeft die zij ook in hun persoonlijke tools ervaren, zoals bij het gebruik van Whatsapp en social media.

Daarop ontwikkelde de scaleup een community voor medewerkers dat het gebruik van verschillende apps voor communicatie en HR-doeleinden overbodig maakt. Zo kun je op dit platform nieuws en kennis delen, het informele contact bevorderen, onboarding van nieuwe collega’s faciliteren en leermogelijkheden en evaluaties toevoegen.

De omslag naar thuiswerken

Interessant is dat juist het gebruik van hun eigen tool de medewerkers van Plek heeft geholpen om vorig jaar een soepele omslag te maken naar volledig op afstand werken. Rik Mulder, één van de oprichters, vertelt: ‘Het verkeer op ons platform verdriedubbelde door het thuiswerkadvies van het kabinet.’

‘We hebben een aantal nieuwe klantomgevingen versneld online gezet, zodat organisaties de communicatie met en tussen hun medewerkers snel konden faciliteren. En ondertussen moesten we zelf ook volledig omschakelen naar thuiswerken. Het gebruik van Plek heeft daar enorm bij geholpen.’

Op kantoor was er altijd een open sfeer, waar medewerkers open en vrij konden communiceren. Die sfeer is online op dezelfde manier neergezet, met samenwerkgroepen voor diverse projecten en klanten. ‘We hebben daarnaast een “Cafékanaal” geopend voor persoonlijk contact en er is zelfs een “humorgroep” ontstaan, waar ruimte is voor grapjes en veel gifjes worden rondgestuurd.’ Dat haalt mensen even uit hun werk. Zo is er ook een apart kanaal om successen te vieren.

Ontwikkeling en groei

Gevoed door marktontwikkelingen is de software de afgelopen jaren gegroeid van een sociaal intranet naar een echte medewerkersomgeving, waar de mens centraal staat. De doorontwikkeling van de tool is steeds gebaseerd op de vraag vanuit de markt, soms zelfs direct van klanten.

Een voorbeeld daarvan is de Plek Academie, die voor en met klant GroenLinks is ontwikkeld en vervolgens is uitgerold over het complete platform. De snelle groei van het bedrijf leverde in 2019 een plek op in de Deloitte Technology Fast 50, opmerkelijk genoeg als enige op die lijst zonder externe financiering.

Bij groei hoort ook het inwerken van nieuwe medewerkers, een extra moeilijke opgave in het lockdown-tijdperk. Uit onderzoek blijkt dat 17 procent van de nieuwe medewerkers binnen de eerste drie maanden toch weer vertrekt. Met een goede en gestructureerde onboarding groeit de kans dat iemand na drie jaar nog bij het bedrijf werkt met 58 procent. Mulder: ‘Gelukkig was ons onboardingproces al helemaal ingericht in Plek, dat scheelde veel tijd.’

Onboarding houdt meer in dan nieuwe collega’s wegwijs maken. In het inwerktraject krijgt de medewerker informatie over de werkzaamheden, de processen en de operationele samenwerking. Maar het moet geen individueel traject zijn: onboarden doe je in een team. Door een goede onboarding worden medewerkers echt betrokken bij het bedrijf: hoe landen zij in de groep? Met wie kunnen zij connecties leggen? Hoe krijgen zij een netwerk binnen de organisatie?

Onboarding op en bij Plek

Ook daarvoor is Plek het afgelopen jaar ingezet. ‘We hebben twaalf nieuwe medewerkers aangenomen sinds het begin van de lockdown, die dus allemaal online zijn gestart’, aldus Mulder. Door de onboarding in de eigen Plekomgeving hebben zij kennis kunnen maken met hun collega’s en met de kernwaarden en sfeer van het bedrijf.

‘De nieuwe collega’s draaiden direct mee en werden lid van project- en themagroepen. Hierin bespreken mensen uit verschillende teams de ontwikkeling van Plek. Zo leren nieuwe medewerkers de processen en het bedrijf goed kennen en kunnen ze echt sociale connecties aangaan.’

Daarnaast starten nieuwe medewerkers met een Thuiswerkscan, ook binnen het Plekplatform. Daarin wordt gevraagd naar de behoeften van de medewerker: wat heb je nodig van de organisatie, van je collega’s, qua werkplek et cetera.

En dat werkt. Mulder blikt terug: ‘In augustus hadden we een coronaproof borrel in de buitenlucht. Mensen die elkaar nog nooit hadden gezien, gingen op dezelfde manier met elkaar om als de collega’s die voor corona zijn begonnen. Het voelde alsof ze elkaar goed kenden, ondanks dat het contact daarvoor alleen online plaatsvond.’