Veel startende ondernemers en zzp’ers met een kleine omzet beschikken niet over een boekhoudprogramma. Uit onderzoek van de ZZP Barometer blijkt dat 14% van de zzp’ers onder de 45 jaar geen boekhoudprogramma gebruikt, tot zelfs 38% van de zzp’ers boven de 45 jaar. Te duur, te veel gedoe of gewoon nog niet aan gedacht. Een boekhoudprogramma is een van de manieren om inzicht te krijgen in je financiën. Er zijn ook drie andere stappen die helpen overzicht te houden en je financiën op orde te hebben.
Stap 1
Wil jij je cashflow professioneel beheren, dan is het verstandig om zo snel mogelijk een zakelijke rekening te openen. Je maakt zo een duidelijk onderscheid tussen zakelijke- en privéuitgaven, wat voor een beter overzicht zorgt. Je hoeft immers niet meer tussen alle afschrijvingen van de supermarkt te zoeken naar die zakelijke betaling. Je ziet welke bonnetjes je voor welke transacties moet bewaren. Er zijn zelfs zakelijke rekeningen waarbij je de juiste bonnetjes of facturen kunt koppelen aan de transacties. Mocht je in de toekomst een boekhoudprogramma nemen of een boekhouder inschakelen voor je aangifte en jaarrekening, dan kan een zakelijke rekening gemakkelijk gekoppeld worden aan het boekhoudprogramma.
Het belang van een zakelijke rekening is ook ondernemer Niels Marcelis van Rental Valley niet ontgaan. Hij verhuurt en promoot vakantiewoningen en appartementen in Nederland en Portugal. Omdat hij veel met aanbetalingen werkt, is het belangrijk om snel te weten wanneer betalingen binnen zijn. Al sinds de start van zijn onderneming heeft Marcelis een zakelijke rekening bij ING: “Waar ik echt veel gebruik van maak is de ING app; die is goed en snel, je ziet direct of een betaling binnen is en sinds we onze rekeningen gekoppeld hebben, is het allemaal in één duidelijk overzicht te zien.”
Stap 2
Houd je boekhouding en je administratie netjes bij. Dit kan bijvoorbeeld in een Excel-sheet, of via een tool, die je van veel boekhouders geleverd krijgt. Zo zorg je vanaf de start van je bedrijf voor een helder overzicht van je financiën, weet je precies wat er binnenkomt en uitgaat en kun je je bedrijf gaan sturen, wat niets anders betekent dan dat je zicht hebt op hoe het ervoor staat. Laat je facturen uitbetalen op je zakelijke rekening zodat alles op één plek binnenkomt. Je behoudt zo het overzicht van eventuele niet of te laat betaalde facturen, maar bijvoorbeeld ook van een belastingaanslag waarvan je vergeten was dat die er nog aan zat te komen of leveranciers die onverwacht met een ‘late’ rekening aankloppen. Je weet hoe je ervoor staat en kunt zo makkelijker inspelen op problemen die opdoemen. En dat niet alleen, met een administratie die op orde is, maak je het jezelf ook veel makkelijker om een lening of financiering bij de bank of een investeerder te krijgen.
Tip: door een goede prognose te maken weet je wat je nog moet betalen. Zo voorkom je dat je zonder geld komt te zitten. Je weet bijvoorbeeld dat belastingaanslagen en vaste lasten altijd terugkomen. Houd hier rekening mee en zet dit geld op tijd apart. Zolang je netjes aan je vaste lasten kunt voldoen, zit je goed.
Stap 3
Zorg voor voldoende buffer. Wanneer je start en je eerste omzet binnenkomt, lijkt het soms niet op te kunnen. Alleen is het geld dat binnenkomt natuurlijk geen ‘netto’ inkomen. Houd rekening met je vaste lasten zoals huur of reiskosten, en vergeet vooral niet dat je een derde tot de helft apart moet houden voor de btw en inkomstenbelasting. Zet dat geld opzij, dat voorkomt een hoop stress! Er zijn verschillende manieren om dat te doen, van online tools en gratis sheets tot services die je bank biedt. En zo kun je een reservering maken voor een belastingaanslag die er nog aankomt, of een grote bestelling die pas over enkele maanden betaald moet worden.
Ondernemer Metten King Berenos is daar een groot voorstander van. Hij is eigenaar van eventfotografiebureau Ditisfris.com en moet regelmatig grote bedragen apart zetten die pas veel later betaald moeten worden. Dat doet hij met de Saldoverdeler, een service voor ondernemers met een ING-spaarrekening: Berenos: “Heel handig omdat ik vaak bedragen moet reserveren die pas veel later betaald moeten worden, zoals de btw-betaling of een leverancier van fotoapparatuur. Door deze met de Saldoverdeler te spreiden over verschillende potjes op mijn zakelijke ING-rekening krijg ik hier nooit meer stress van.”
