Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Een nieuwe klant-applicatie voor netbeheerders: zes lessen van een complex IT-project

In samenwerking met CGI - Een complexe applicatie bouwen waar verschillende organisaties mee moeten werken. Hoe pak je dat slim en vooral ook binnen budget aan? CGI bouwde voor zeven regionale netbeheerders één centraal systeem. Dit zijn de belangrijkste lessen.

Je leest nu: Een nieuwe klant-applicatie voor netbeheerders: zes lessen van een complex IT-project

Hoe kunnen we efficiënter werken, onze processen meer op elkaar laten aansluiten en zo marktpartijen en de marktfacilitering beter bedienen? Met dat uitgangspunt hebben de zeven netbeheerders enkele jaren geleden Energie Data Services Nederland (EDSN) opgericht. Het doel was meteen duidelijk: de alsmaar groeiende stroom aan data verenigen op één centrale locatie, in één uniforme taal en binnen één centrale infrastructuur.

Bouwen van applicatie

In een gezamenlijk programma hebben de zeven netbeheerders, EDSN en CGI  samengewerkt aan een applicatie voor de zogeheten allocatie- en reconciliatie-processen. Allocatie gaat om het toewijzen van volumes aan partijen, reconciliatie over het corrigeren van geprofileerde aansluitingen. Een omvangrijk IT-project waar ook nog eens veel belanghebbende partijen bij betrokken zijn. Is dat niet vragen om problemen? Vijai Hoeblal is directeur van EDSN, Dirk de Groot Business Unit Leader van CGI Nederland. Ze blikken samen terug en delen zes concrete lessen.

Les 1: Maak een routemap voor de communicatie

Vijai Hoeblal: ‘Spreek van tevoren met alle partners af hoe je met elkaar gaat communiceren. Met welke mensen, op welke manier en hoe vaak precies. Hierin structuur aanbrengen helpt enorm om steeds de afgesproken doelen te blijven realiseren. Communiceren is ook dé manier om alle betrokken partijen aan boord te houden en mogelijke problemen bij de opleveringen tegen te gaan. Via het gezamenlijke programma van de regionale netbeheerders, EDSN en CGI zorgden we ervoor dat de keuzes expliciet werden gemaakt, zodat ook niet iedereen zijn eigen prioriteiten had. Daarnaast hebben we tijdens de wekelijkse meetings steeds de voortgang en nieuwe wensen kunnen bespreken.’

Les 2: Stel één gezamenlijk doel

Dirk de Groot: ‘Steek aan de voorkant veel energie in het formuleren van één gemeenschappelijke deler. Dat waarvoor het systeem in eerste instantie bedoeld is, wat je ermee wilt bereiken dus. Daarmee breng je de opdrachtgever en het bouwteam samen. Dit helpt bijvoorbeeld enorm als het even tegenzit, je kunt dan namelijk altijd terugvallen op het doel dat je samen nastreeft.’

Les 3: Word geen allemansvriend

Dirk de Groot: ‘In dit geval hadden we te maken met zeven regionale netbeheerders. Het is belangrijk dat je als applicatiebouwer dan niet een soort allemansvriend wordt die van elke partij automatisch alle ideeën overneemt. Anders krijg je waarschijnlijk een product waar uiteindelijk niemand blij mee is. In die zin helpt het enorm als er één partij is die alle wensen van de gebruikers bundelt en bespreekt, zoals EDSN in dit geval steeds heeft gedaan.’

Les 4: Haal de juiste kennis in huis

Dirk de Groot: ‘Bij het bouwen van een complexe applicatie komt zoveel meer kijken dan alleen de technologie. Je hebt een partner nodig met – wat wij dan noemen – domeinkennis. Specialisten die snappen hoe het in jouw sector werkt en dus begrijpen waarom een specifieke functionaliteit meer of minder belangrijk is. Dit aspect wordt door bedrijven nog wel eens onderschat.’

Les 5: Respecteer elkaar

Vijai Hoeblal: ‘Het is naïef om te denken dat er bij het bouwen van een applicatie nooit iets mis zal gaan. Zeker niet als die zo complex is als deze, waar enorme hoeveelheden data doorheen gaan. Maak deze scenario’s van te voren bespreekbaar, zodat betrokken partijen daar mentaal al enigszins op voorbereid zijn. En spreek dan af: als het even mis gaat, laten we dan niet meteen heel boos worden. Daarvoor is het nodig dat je elkaar respecteert. We hebben voor dit project overigens ook een escalatieprotocol opgesteld. Dit was uiteindelijk niet nodig, maar het kan wel helpen om in tijden van crisis snel alle neuzen weer dezelfde kant op te krijgen. Terug kunnen grijpen op één gemeenschappelijk doel (zie les 2) helpt dan zeker.’

Les 6: Durf keuzes te maken

Vijai Hoeblal: ‘Het is gemeenschapsgeld waar we over praten en daar moet je dus extra secuur mee omgaan. Wil je binnen budget blijven, dan moet je regelmatig harde keuzes durven maken. Het risico bestaat dat een applicatie tijdens het bouwen ervan steeds groter wordt, met continu nieuwe features erin verwerkt. Een aparte groep collega’s heeft dit steeds strak bewaakt als onderdeel van het centrale programma, door goed naar alle nieuwe business wensen te kijken en daarbij drie vragen te stellen: wat betekent het, past het en is het echt nodig? Pas als zij akkoord waren, ging CGI het bouwen.’

Binnen deadline én budget

Het resultaat is een applicatie die binnen deadline én budget is opgeleverd. Alle regionale netbeheerders zijn inmiddels overgestapt op deze nieuwe centrale applicatie. ‘We zien dit als ons nieuwe basisplatform, nog niet als eindproduct. Ook dat is belangrijk om te beseffen. Met dit platform zijn we in ieder geval goed ingericht op de toekomst’, aldus Vijai Hoeblal. Ook Dirk de Groot is tevreden. ‘De applicatie is een regelrecht huzarenstukje en is een mooi voorbeeld van het ontwikkelen van grote, complexe applicaties.’