Digitalisering maakt ons werk gemakkelijker, routineklussen worden automatisch uitgevoerd waardoor we meer tijd hebben voor wat echt belangrijk is en we efficiënter en productiever worden. Of toch niet?
‘Digitalisering geeft geen meetbare verhoging meer van de productiviteit’, beweert Cedric Heyndrickx, die na een rijke carrière als ondernemer, als directeur van AnselAdvies.be managers adviseert op het vlak van efficiëntie en productiviteit. ‘Het is niet omdat de middelen om efficiënter te werken er zijn, dat ze ons ook efficiënter of productiever maken.’ Automatisering en handige tools worden heel verschillend gebruikt van bedrijf tot bedrijf en van persoon tot persoon. ‘Dikwijls worden ze slecht of voor andere doeleinden gebruikt. Denk maar aan de smartphone, Facebook, enz. Een verhoging van de productiviteit komt vooral door de toepassing van de geschikte middelen op de juiste zaken’, aldus Heyndrickx.
Efficiëntie is geen doel maar een middel
Om echt resultaten te boeken start je met effectiviteit: de juiste dingen doen. ‘Deze stap wordt dikwijls overgeslagen of slordig uitgevoerd. Daardoor wordt er efficiënt gewerkt aan de verkeerde dingen en blijven resultaten uit’, zegt Heyndrickx. ‘Wat zijn de zaken waarop ik met mijn onderneming moet focussen? Welke doelstellingen wil ik behalen? Wat moet ik doen om die doelstellingen te behalen?’
Even belangrijk is te beslissen wat overbodig, nutteloos of ongewenst is. ‘Het gaat over keuzes maken. En om de juiste keuzes te maken is inzicht nodig. Dat vraagt kennis, tijd, analytisch vermogen en slow thinking.’
Evenement: Getting Things Done Summit
Op 20 & 21 juni organiseert David Allen de ‘Getting Things Done Summit’ in Theater Amsterdam. De beste business coaches in de wereld delen hun geheimen voor een productief leven!
lees verder
Stop fast thinking
Kennis en analytisch vermogen zijn meestal voldoende aanwezig in een onderneming, maar tijd is voor elk management een probleem. Weinig managers nemen de tijd om vanop afstand te reflecteren, te evalueren… ‘Automatisering schept bovendien de illusie dat we efficiënter bezig zijn en dus ook meer (afleiding) aankunnen. Maar dat is niet het geval. Omdat we onvoldoende effectief zijn verliezen we veel tijd. Resultaten blijven uit en dit creëert druk. We proberen dan maar de taken sneller en intuïtiever af te werken. Met fouten en rework tot gevolg. En dus neemt fast thinking het over. We beslissen snel en intuïtief wat belangrijk is en daarna vinden we een reden om onze keuze te verantwoorden. Uiteraard kan dit nooit de goede aanpak zijn’, waarschuwt Heyndrickx.
Uit onderzoek van McKinsey Global Institute blijkt rework blijkt één van de belangrijkste oorzaken van verlies te zijn binnen organisaties. De beste organisaties presteren tot 30% beter dan de slechtste uit dezelfde sector.
Om effectief je productiviteit te verhogen zijn er drie eenvoudige stappen nodig:
- bepaal wat de juiste dingen zijn (effectiviteit)
- bepaal de juiste volgorde van aanpak
- bepaal wat de beste methode is (efficiëntie)
Voorspel je resultaat en de nodige iteraties
‘Een resultaat behalen is een binaire kwestie. Het is 1 of 0. Je slaagt wel of niet. Je moet dus voor de drie factoren optimaal scoren om het doel te bereiken. De juiste volgorde van uitvoering is ook bepalend voor het efficiënt gebruik van de middelen’ weet Heyndrickx.
Geef jezelf een score op tien voor de mate waarin je weet wat de juiste zaken zijn die moeten gebeuren, de volgorde waarin ze moeten gebeuren en de manier waarop ze moeten gebeuren. Vermenigvuldig die drie scores en deel het product door tien. De uitkomst is je slaagpercentage. Deel het getal 1000 door uw resultaat en je krijgt een idee van het aantal iteraties die nodig zijn om je doel te bereiken.
Wees streng voor jezelf
‘Dikwijls is dit onaangename verassing en is een andere aanpak nodig’, weet Heyndrickx. ‘Maar bedenk daarbij ook dat uitdagende doelstellingen en projecten gemiddeld, 200% meer middelen en inspanningen vragen dan voorspeld of voorzien. De score hangt ook af van jouw zelfkennis en objectiviteit. Het is eigen aan ondernemers dat ze zichzelf overschatten. Wees dus streng met jezelf.’
Dat geldt ook voor de uiteindelijke efficiënte uitvoering van je plannen. Zorg dat iemand jouw traject in het oog houdt. ‘Een onafhankelijke persoon die waakt over de allocatie van de middelen, de timing en vooral de prioriteiten. Dit is vooral een probleem op het hoogste niveau van organisaties. Managers en directie maken dezelfde fouten maar zijn niet gewoon om zich te laten coachen of begeleiden.’
Dit artikel is een herplaatsing van een artikel dat eerder bij MT verscheen.
