Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Met slimme onboarding geef je nieuwe medewerkers een warm welkom

Het zijn de eerste 45 dagen die bepalen of een nieuwe medewerker succesvol wordt. Hoe richt je die tijd goed in? Het onboarding event in Amsterdam bracht tal van nieuwe inzichten.

Onboarding nieuwe medewerkers
Getty Images
Je leest nu: Met slimme onboarding geef je nieuwe medewerkers een warm welkom

Een bloemetje op het bureau. Iemand die zorgt dat je niet voor een dichte deur komt te staan. Een laptop die klaarstaat. En een rondje langs alle nieuwe collega’s. Bij veel organisaties ziet de inwerkperiode er nog steeds zo uit.

Maar in de huidige krappe arbeidsmarkt lijkt die aanpak niet meer voldoende. Héb je eindelijk een geschikte kandidaat gevonden, dan wil je natuurlijk niet dat hij of zij snel weer de deur achter zich dichttrekt. Want juist in de wittebroodsweken wordt vaak het verschil gemaakt, zo blijkt uit onderzoek. Van de nieuwe medewerkers stopt 5 procent meteen na de eerste dag, 20 procent stopt binnen de eerste 45 dagen, en bijna 1 op de 3 nieuwe medewerkers verlaat de organisatie (al dan niet vrijwillig) binnen het eerste jaar.

Vaak ligt daarvan de oorzaak in een stroef begin. Geen wonder dat de laatste jaren steeds meer aandacht is ontstaan voor goede onboarding, oftewel: een warm welkom in de wittebroodsweken. En sterker nog: ook de periode daarvóór, de weken tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag, staan volop in de belangstelling. Want juist dit zogenoemde preboarding kan ervoor zorgen dat medewerkers een vliegende start kunnen maken, en zich meteen thuis kunnen voelen bij een nieuwe werkgever.

In het Hem in Zaandam

Juist in coronatijd, waarbij fysieke ontmoetingen op kantoor nauwelijks mogelijk waren, is het belang hiervan wel duidelijk geworden, bleek donderdag tijdens Onboard Amsterdam, de vijfde editie van een jaarlijks evenement. Vorig jaar werd het helemaal virtueel georganiseerd, nu vond het ‘hybride’ plaats, met een livestream, en een fysiek event in het prachtig verbouwde het HEM in Zaandam, een voormalige kogelfabriek aan het Noordzeekanaal, die nu twee verdiepingen industrieel erfgoed aan culturele eventruimte biedt.

Het evenement werd georganiseerd door Appical, een snelgroeiende softwareontwikkelaar die apps bouwt waarmee organisaties een virtuele én persoonlijke onboarding-ervaring kunnen bieden. ‘Een geweldige start, nog voor de eerste werkdag’, zo is de belofte. ‘Vanuit huis, op kantoor of beide.’

Want hybride werken is ‘here to stay’, zo konden we horen tijdens de openingsbijdrage van CCO Peter Straatsma. Dat blijkt tijdens het event overigens ook letterlijk: er zouden eigenlijk 100 rijksambtenaren aanwezig zijn, maar die lieten vanwege aangescherpte coronamaatregelen verstek gaan en schakelden dus digitaal in. Het is de nieuwe realiteit, aldus Straatsma. Maar die biedt volgens hem ook volop mogelijkheden. Oók in de onboarding. ‘Het geheim zit hem in de combinatie. Dus: persoonlijke coffee dates om elkaar te leren kennen. Maar tegelijk een virtuele who is who aanbieden. En: dieptegesprekken met je manager. Maar tegelijk ook frequente engagement polls in je programma inbouwen. En online een weekly company update organiseren. Maar tegelijk ook af en toe zorgen voor een fysiek uitje met het hele team.’

Voor goede onboarding zijn zes c’s essentieel, benadrukte hij. Compliance, clarification, connection, culture, confidence en checkback. Met andere woorden: niet alleen het papierwerk moet in orde zijn, nieuwe medewerkers moeten ook zo goed mogelijk weten wat van hen wordt verwacht. Ook is belangrijk dat ze weten wie ze kunnen benaderen om succesvol te zijn, dat ze snappen wat de ‘informele regels’ in de organisatie zijn, en dat ze het zelfvertrouwen krijgen dat ze op hun plek zitten en van waarde kunnen zijn. Dat kun je tenslotte checken met frequente feedbackloops, waarbij je de betrokkenen geautomatiseerd om hun mening vraagt. ‘Doe dit goed, en je hebt voor langere tijd een goede werknemer’, aldus Straatsma.

Uitkomst in coronatijd

Die andere c, van corona, was ook bij andere presentaties op de dag overigens nooit ver weg. Zo vertelden Erna Jansen en Maaike Schaap van de GGD in de regio Utrecht hoe zij in enkele maanden tijd een apart ‘coronabedrijf’ uit de grond wisten te stampen, met in totaal 7.500 medewerkers in 80 verschillende rollen, vooral voor testen en vaccineren. Al die mensen kregen via de Appical-app hun eerste instructies, nog voordat ze op de locaties aan de slag gingen.

En ook bij Eurofins kwam de app als geroepen, vertelde HR-directeur Jennifer van Valkenhoef. Dit ‘grootste testbedrijf ter wereld’, met in totaal 55.000 medewerkers, kreeg in coronatijd het verzoek in 9 weken tijd een PCR-laboratorium op te zetten waar een recordaantal van 35.000 PCR-testen per dag verwerkt zouden kunnen worden. Maar hoe werf je de ruim 200 mensen die hier 24/7 deze testen zouden kunnen analyseren? Zeker als eigenlijk nog niemand van PCR-test heeft gehoord? En minstens zo belangrijk: als je hen gevonden hebt, hoe werk je ze dan in, zodat ze snel aan de slag kunnen? Instructievideo’s gemaakt door de eerste 25 medewerkers bleken hier de uitkomst te zijn, aldus Van Valkenhoef. Maar dan niet alleen video’s over: hoe voer je een test uit? ‘We maakten bijvoorbeeld ook een video over waar je je auto kunt parkeren. Of waar de printers en de meetingrooms zijn. Zo voelde de medewerker zich meteen thuis, en voelde de eerste dag niet aan als een eerste dag.’

Mensen willen weten: waar kan ik parkeren? Waar kan ik mijn auto opladen?

Haar les: ‘Als er weinig tijd is om te onboarden, ga preboarden. Dat scheelt de helft van je administratieve taken. En je houdt mensen verbonden.’ Dat blijkt ook uit de survey die ze onder de nieuwe medewerkers liet uitvoeren. ‘Het grootste gedeelde voelde zich meteen welkom, voorbereid en enthousiast, doordat ze voor de eerste werkdag al toegang tot hun toekomstige werkomgeving hadden gekregen.’

Onboarding: vijf toptips 
  1. Zorg voor fun
    Maak bijvoorbeeld een bingokaart met taken die nieuwe medewerkers in hun eerste weken mogen afronden. Zoals: bezoek je eerste borrel op het dak. En vuur voor de eerste keer een nerf gun af. ‘Add some fun, en zorg voor een wow-effect, dat is voor mij de essentie’, zoals Marleene van der Grient (New10) het uitlegde.
  2. Denk aan de 6 C’s
    Het draait voor een nieuwe medewerker om 6 elementen: compliance, clarification, connection, culture, confidence en checkback. Zorg dat iedereen weet wat bij jullie de ongeschreven regels zijn, en geef mensen op de eerste dag een simpele taak. Zo zorg je voor het zelfvertrouwen dat ze zullen slagen in jouw organisatie.
  3. Organiseer een meeloopdag
    Via een meeloopdag kun je potentiële nieuwe medewerkers kennis laten maken met de organisatie, en vice versa. Dan wordt de officiële onboarding, als iemand aangenomen is, meteen een stuk makkelijker en laagdrempeliger.
  4. Ga preboarden
    De tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag is cruciaal. Nieuwe medewerkers zijn dan zeer leergierig, en hebben vaak de tijd om zich in de nieuwe werkgever te verdiepen. Via online apps, liefst met video en interactieve content, kun je hen dan wegwijs maken, en een vertrouwd thuisgevoel bieden. Daardoor wordt de eerste dag een stuk soepeler.
  5. Standaardiseer, met mate
    Iedere medewerker is uniek, maar dat betekent niet dat voor iedereen volledig maatwerk nodig is. Een goede balans tussen een persoonlijke benadering en een standaard introductieprogramma is cruciaal, aldus Adrian Debbeler (Deutsche Telekom). ‘Ruimte voor 10 tot 20% maatwerk zorgt ervoor dat alle onderdelen van de organisatie de meerwaarde van een onboardingprogramma inzien, en het ook gaan omarmen.’

Nieuwe medewerkers wegwijs maken

Nieuwe medewerkers vroegtijdig wegwijs maken, dat is ook een van de aspecten waar het Radboudumc op focust, aldus hoofd recruitment Nienke van Stiphout. De meest bezochte pagina in de app die het Nijmeegse ziekenhuis liet bouwen? Dat is de plattegrond van de immense campus, zo blijkt. ‘Mensen willen weten: waar kan ik parkeren? Waar kan ik mijn auto opladen?’, vat Van Stiphout het samen.

Voorheen werkte het ziekenhuis voor zijn 1.800 nieuwe medewerkers per jaar met een ‘extreem behoudend’ inwerkprogramma, verklapte ze. ‘Iedereen in het auditorium, waar ze vervolgens overvoerd werden met informatie over de organisatie.’ Maar met de nieuwe ambitie het ‘meest persoonlijke ziekenhuis’ in Nederland te zijn, en tegelijk de coronapandemie, veranderde ook de traditionele insteek. ‘We hebben de onboarding hybride gemaakt. Met een online app, waar we de informatie verschaffen. En een offline ervaring, waarbij verpleegkundigen bijvoorbeeld een meeloopdag kunnen beleven. Ook is er het plan om de traditionele bijeenkomst in het auditorium te vervangen door een ‘talkshow’, waarbij elke maand een member of the board wordt uitgenodigd, en kunnen nieuwe medewerkers een rondleiding tegemoet zien, waarbij ze op plekken komen waar normale mensen niet zo snel komen, zoals het helideck, het mortuarium en het anatomisch museum in het ziekenhuis. Alles om van de eerste weken een echte beleving te maken dus, ‘waarmee je mensen echt raakt in het hart’, zoals Van Stiphout het uitdrukt.

Wow-experience

Een ‘wow-experience’, noemt Marleene van de Grient dat ook wel. De eventmanager heeft het afgelopen jaar bij New10, een scaleup en dochteronderneming van ABN Amro, het onboardingproces onder handen genomen. ‘Steek je hand op als je ooit ergens begonnen bent waar het voelde alsof je aan je lot werd overgelaten?’, stelde ze als eerste vraag. Waarna opvallend veel handen de lucht ingingen.

Bij de inmiddels ruim 130 medewerkers tellende scaleup, gespecialiseerd in snelle bedrijfsleningen, willen ze dat koste wat kost voorkomen. En dus hebben ze de coronatijd gebruikt om het hele proces op z’n kop te zetten. Met als belangrijkste verandering dat de introductiedag is omgezet in een introductiemaand, en dat elke nieuwe medewerker nu een buddy krijgt toegewezen. Ook kan de nieuweling nu in 4 weken tijd 38 online kennissessies volgen, zodat hij of zij alles weet om te excelleren in de organisatie.

We hebben interactieve video, quizjes, escaperooms; waarom zouden we geen gebruik van maken?

Maar er werden ook enkele fun elements toegevoegd. Zoals een welkomstbox met de laptop, een keycord en andere spulletjes voor de eerste dag, die je kunt omvouwen tot een pennendoos in de vorm van een olifant. En een bingokaart waarop de nieuwe medewerker allerlei kleine taken kan afstrepen, die passen bij de cultuur van New10. ‘Schiet je eerste nerf gun af, neem deel aan je eerste rooftop borrel’, noemde Van de Grient als voorbeelden.

Het moet fun zijn

Onboarding mag best een beetje meer fun zijn, viel ook bij andere sprekers te horen. Lange lappen tekst met instructie, uitgebreide uitleg over arbeidsvoorwaarden, of een welgemeend ‘Hier, ga dit maar even lezen’ op de eerste werkdag? Dat moet tegenwoordig dus ook wel anders kunnen. We hebben nu interactieve video, quizjes, escaperooms, waarom zouden we daar dan ook geen gebruik van maken?

Niet zo gek dus dat het ook goed gaat met de scaleup in onboarding. Bij Appical werken momenteel zo’n 65 mensen, ‘en daar komen er binnenkort nog 20 bij’, vertelde CEO Hans van Rijnswoude. De apps van het bedrijf worden al gebruikt in 140 landen.

Zoals ook bij Deutsche Telekom, dat de app gebruikt om de magenta spirit over te brengen bij de duizenden nieuwe medewerkers die het bedrijf per jaar mag verwelkomen, vertelde slotspreker en marathonloper Adrian Debbeler. Als ‘product owner’ had hij het afgelopen de taak om onboarding van een proces naar een ervaring om te toveren, vertelde hij. En dat voor alle 50 landen waarin het telecombedrijf actief is. ‘Onboarding is namelijk veel te belangrijk om aan het toeval over te laten’, zei hij. Effectieve onboarding versnelt de tijd tot volledige productiviteit immers met 30% en voorkomt het verlies van talent. Maar minstens zo belangrijk: je kunt met de goede technologie ook veel tijd van de managers besparen. ‘Managers zitten lang niet altijd te wachten op nieuwe tooltjes. Dat komt er allemaal maar bij. En ze hebben het al zo druk. Maar als je bij hen een deel van de onboardingtaken weghaalt, en ze het niet meer allemaal zelf hoeven uit te leggen, neem je hen echt werk uit handen. En als je hun leven makkelijker maakt, en niet moeilijker, dan zijn ze echt wel blij om samen te werken, is onze ervaring. Dan kunnen zij zich in het vervolg focussen op wat écht belangrijk is. Mensen zich welkom laten voelen, hen wegwijs maken in de organisatie.’

Al die tijd en moeite die je dan erin hebt gestoken om mensen aan te trekken, is dan in elk geval niet voor niets geweest, besloot hij.