Er zijn verschillende tools beschikbaar om verandering te realiseren. Peter Siks van simpelveranderen.nl vertelt hoe u de workshop effectief inzet.
De workshop is een uitermate effectieve manier om mensen tot nieuwe inzichten te laten komen, draagvlak te creëren of om tot beslissingen te komen.
Een workshop is een bijeenkomst waarbij mensen actief deelnemen en gezamenlijk – vaak creatief – werken aan vooraf gedefinieerd resultaat of doel. Ondanks de ruimte voor creativiteit is er wel degelijk sprake van een gestructureerd geheel. De workshop wordt geleid door een (externe) facilitator. De duur kan variëren van een uur tot enkele dagen.
Concrete situaties
Workshops zijn vooral goed te gebruiken als er behoefte is aan: samenwerking, het bereiken van consensus, het creatief vermogen van een groep of het versterken van draagvlak binnen een groep. Concrete situaties waarin workshops hun waarde hebben bewezen zijn: het (herontwerpen van een bedrijfsproces, het ontwikkelen van een nieuw product/dienst of hoe op operationeel niveau vorm geven aan de nieuwe strategie.
De 5 redenen waarom workshops werken
•1. Doen
- Mensen leren het beste door te doen. Juist het feit dat mensen in een workshop actief participeren in plaats van passief te luisteren verhoogd het (leer)effect significant.
•2. Creativiteit
- Acht weten meer dan één. De workshop is bij uitstek de plek om geïnspireerd te raken door de andere deelnemers. De veilige omgeving van een workshop kan een uitermate sterke boost geven aan de (groeps) creativiteit.
•3. Samenwerken
- Vaak winnen workshops aan kracht door de aanwezigheid van deelnemers uit de verschillende organisatieonderdelen. Bij het inrichten van een bedrijfsproces is het dikwijls verbazingwekkend hoeveel er bereikt wordt als tijdens de workshop bijvoorbeeld sales, operations en compliance nu eens echt samenwerken.
•4. Commitment
- Juist omdat er samen gewerkt is om tot een resultaat te komen draagt bij aan een sterk gevoelde verantwoordelijkheid voor dat resultaat. Bij een goede workshop zijn alle deelnemers verantwoordelijk en gedragen zich daar ook naar.
•5. Fun
- Workshops bieden vaak de gelegenheid om in creatieve werkvormen anders naar zaken te kijken of mee om te gaan. Dit, samen met de positieve energie die in een groep ontstaat, leidt tot een hoge ‘fun-factor' bij de deelnemers. Goede workshops zijn gewoon leuk om aan deel te nemen!
Aandachtspunten
Maar is het dan zo dat de workshop een wondermiddel is? Een soort Haarlemmerolie die goed voor alles is? Nee, dat is niet het geval. Er zijn wel een aantal punten die aandacht vragen voor een zo goed mogelijk (blijvend) effect van workshops.
- Vervolg geven
-
Een workshop organiseren omdat het trendy is heeft niet veel zin. De organisatie moet wel bereid zijn de uitkomsten van een workshop serieus te nemen en daar daadwerkelijk iets mee te gaan doen. Er is geen grotere domper voor de deelnemers dan een inspirerende en energie gevende workshop waar niets mee gedaan wordt.
- Voorbereiden
-
Het voorbereiden van een goede workshop kost tijd. Een uitgekiende 1-daagse workshop kan tot 5 dagen voorbereiding kosten. Regelmatig wordt hier te weinig tijd voor vrijgemaakt met vaak teleurstellende resultaten als gevolg.
- Functioneren in groepen
-
Workshops kunnen een setting zijn waarin niet iedereen optimaal functioneert. Groepen blijven voor sommige deelnemers een intimiderende context.
- Beslissers
-
Zijn alle betrokkenen ook bereid aanwezig te zijn? Afgezien van volle agenda's zijn er soms ook belangen die haaks staan op de doelstellingen van een (transparante) workshop.
- Groepsgrootte
- Afhankelijk van de de doelstellingen ligt het optimale aantal deelnemers vaak tussen de 6 en 15. Er is dan nog steeds ruimte voor de persoonlijke inbreng (en toelichting) terwijl de groep groot genoeg is de kracht van de groepsdynamiek – of groepsenergie – optimaal te benutten.
Kortom, workshops zijn een uiterst krachtige manier van werken waarmee in verandertrajecten veel bereikt kan worden. Maar er moet wel nagedacht worden over hoe valkuilen kunnen worden vermeden.
