In een zoektocht naar het creëren van het perfecte team op afstand (lees: werknemers van hetzelfde bedrijf die in verschillende landen gestationeerd zijn, maar wel moeten samenwerken aan een project) bestudeerden onderzoekers van Google ruim 5.000 werknemers. Ze wilden weten waarom sommige teams op afstand succesvoller zijn dan anderen. Tsja, Google wil natuurlijk graag het werken op afstand bevorderen, natuurlijk ter promotie van Google Docs en Places. Desondanks zijn de uitkomsten leerzaam.
Virtuele werkplek
Iedere manager die wel eens een team op afstand heeft geleid, kent de uitdagingen van een virtuele werkplek: relaties opbouwen met collega’s die je nooit in levenden lijve hebt ontmoet, verschillende tijdzones, technologie die niet werkt zoals het zou moeten. Elk van deze uitdagingen kan met gemak het succes van het team ondermijnen.
Google weet dat ook. Het bedrijf heeft meer dan 100.000 werknemers verspreid over 150 steden. In meer dan 50 landen. Op vijf continenten. Vandaar dat Google een groot onderzoek optuigde, waarin ze onder andere welzijn, prestatie en verbondenheid van hun personeel in kaart brachten. De resultaten leiden tot een aantal aanbevelingen hoe zaken consistent te houden als je team verspreid is over de wereld.
1. Leer je mensen kennen
Werknemers waarderen managers en collega’s beter die oprechte interesse hebben in hun persoonlijke levens buiten het werk. Dus, in plaats van meteen in de agenda te springen, bevelen de onderzoekers aan om voorafgaand aan de functionele vergadering eerst te beginnen met een persoonlijk gesprek. Vraag bijvoorbeeld wat iemand het afgelopen weekend heeft gedaan. Dat eerst doen helpt echt contact te maken en verbondenheid te creëren.
Je mensen kennen betekent ook dat je weet wat hun werkschema is. Sommige werknemers willen alleen op een bepaalde dag vergaderen, of op een bepaald tijdsstip. Vraag daar dus naar en handel naar die kennis. Roteer dan ook met het maken van afspraken en meetings door iedereen af en toe tegemoet te komen in hun wensen.
2. Stel duidelijke grenzen
De onderzoekers benadrukken dat het stellen van normen en grenzen duidelijke verwachtingen schept van hoe een team samen dient te werken. Alleen gebeurt het te vaak dat wordt aangenomen dat er normen zijn in plaats dat die duidelijk uitgesproken worden, waardoor er ruimte ontstaat voor onduidelijkheid.
Dus, in plaats van zaken te veronderstellen of dingen op zijn beloop te laten, moet je de volgende richtlijnen duidelijk communiceren:
– communicatie (het beantwoorden van emails/apps buiten werkuren, verwachte snelheid van antwoorden, het delen van informatie door tijdszones heen, etc)
– Meetings (wanneer teamleden wel en niet mee moeten doen aan een conference call buiten kantooruren)
– Schema’s (vrije tijd, vakantiedagen)
En hoe meer je je werknemers kan betrekken in het stellen van deze normen, des te beter het zal werken.
3. Maak echt contact
Om vertrouwen en echte connectie te maken met je collega’s moet je je ook echt inspannen, ook virtueel. Juist als iemand honderden of duizenden kilometers weg is, moet je daar extra tijd en energie in stoppen.
De onderzoekers bevelen een extra inspanning dus aan om een persoonlijke band met iemand op te bouwen. ‘Bel iemand of stuur een direct message om iemand te vragen naar het dagelijks leven of wat iemand komend weekend met zijn familie gaat doen? Gebruik 1-op-1-gesprekken om werknemers naar hun ervaringen te vragen en vraag ze hoe je hem beter kan ondersteunen en betrekken.
4. Breng je mensen samen
Als laatste adviseren de onderzoekers van Google dat er ook voor een team op afstand geen betere manier is om elkaar beter te leren kennen dan iedereen fysiek op 1 plek samen te brengen. Dus doe je best om zo vaak als mogelijk iedereen in een kamer te krijgen. Maak die bijeenkomsten bijzonder, en vier samen met je team het harde werk en de overwinningen. Onderschat nooit de rol die je als manager of teamleider hebt. Leiders die het goede voorbeeld geven en managers die extra inspanningen verrichten om teamleden die wereldwijd zijn uitgevlogen te leren kennen kunnen extra impact hebben, schrijven de onderzoekers zalvend:
‘Een beetje aandacht en opmerkzaamheid gaat lang mee. Onthoudt dat de meeste efficiënte weg om een klus te klaren niet altijd de beste manier is, en dit geldt nog meer voor de virtuele werkplek. Neem in plaats daarvan de tijd en investeer in middelen die werkelijk voor jouw mensen zorgen, dan zul je de echte potentie leren kennen van werken op afstand.’
