Haar werk encyclopedie: zo noemt PR-manager Zita Butler de collega die haar sinds februari inwerkt bij TomTom. Vragen over prioriteiten, vakantiedagen, en wie die ene persoon ook alweer is: allemaal kan Butler ze stellen aan haar buddy, die naast haar zit. ‘Het is heel handig, want op deze manier hoef ik nooit door ellenlange documenten te scrollen. Een vraag is zo gesteld.’
TomTom begon zeven maanden geleden met het inzetten van het huidige personeel om nieuwe medewerkers wegwijs te maken. ‘Doordat mensen in hetzelfde team zitten, hopen we je dat je je sneller onderdeel voelt van het bedrijf’, vertelt HR-medewerkers Brogan Brown, binnen het bedrijf verantwoordelijk voor onboarding. ‘We reiken je letterlijk een vriend aan.’
Dit soort kleine moeites kunnen voor nieuwe medewerkers nét het verschil maken, zo bleek ook uit onderzoek bij Microsoft. ‘Een manager die een op een gesprekken met je voert vanaf de eerste dag kan helpen om iemand zich thuis te laten voelen. Maar door tijdgebrek kan een buddy daar een belangrijke rol bij spelen om dit toch te laten doen’, schrijven drie medewerkers op HBR.
Bovendien is je manager degene die jou moet beoordelen. ‘Je wil toch een goede indruk maken, dus dan durf je misschien niet alles te vragen’, zeg Ellen Schuit, HR-directeur van Capgemini Nederland. Sinds een jaar werkt ook de consultant met een buddyprogramma, inmiddels zijn er 500 mensen op deze manier ingewerkt. ‘We zijn een grote organisatie, dan helpt het als je weet waar je met je vragen naartoe kan.’
Lunchafspraak
Zodra een nieuwe medewerker bij TomTom zijn contractonderhandelingen afgerond heeft, komt hij op een online platform waar hij notificaties van zijn manager en buddy kan ontvangen. ‘Praktische tips, maar ook informatie over wie we zijn en waar we voor staan’, legt HR-medewerker Brown uit. ‘Op die manier zorgen we ervoor dat je helemaal klaar bent voor je eerste dag.’
Die eerste dag verliep bij Capgemini voorheen niet altijd even gesmeerd. ‘De laptops en inloggegevens waren niet altijd klaar, mensen moesten in de rij staan om een foto te maken voor hun toegangspas’, verklaart Schuit. Geen lekker begin, koppelden de buddy’s terug. ‘Nu loopt er een fotograaf rond bij de eerste kennismaking die iemand even apart neemt voor een pasfoto. De toegangspassen en laptops liggen klaar, dat is nu allemaal beter geregeld.’
Capgemini organiseert lunches, borrels en maakt andere momenten vrij om de medewerkers met elkaar af te laten spreken. ‘Een lunchafspraak per week is snel gemaakt, en op die manier kun je elkaar toch regelmatig zien zonder dat het te veel werk is naast je baan. Medewerkers zitten bij verschillende klanten, dus contact is belangrijk.’ Bij TomTom plannen de buddy en de medewerker zelf wanneer ze elkaar willen zien. ‘Maar omdat ze naast elkaar zitten, vraag je makkelijker even snel wie die persoon ook alweer is die langsloopt, iemand kan snel meekijken als je een vraag hebt over software’, vertelt Butler van TomTom.
Capgemini hanteert een ander criterium dan dat de buddy in het team moet zitten: mensen hebben weliswaar vaak dezelfde achtergrond, maar belangrijker is dat de buddy zes maanden tot vier jaar bij de consultant werkt. ‘Op die manier zijn de gewoontes en gebruiken nog niet zo ingesleten en zit je eigen eerste werktijd nog vers in het geheugen.’
Leiderschap
Maar wat levert het nou concreet op? Bij Capgemini merkt Schuit vooral dat er een ‘zachtere landing’ plaatsvindt: ‘mensen voelen zich sneller thuis en verbonden.’ Onderzoek van Vlerick Business School laat bovendien zien dat nieuwe medewerkers die goed voorbereid aan hun eerste werkdag beginnen, zijn positiever over hun nieuwe werkgever en gemotiveerder.
Ook bij TomTom valt het project in goede aarde. De buddy’s zijn onderdeel van een groter onboarding traject, maar gevraagd naar welke bron het belangrijkste voor hen was voor informatie, gaf de helft van de 350 ondervraagden aan dat ze het meest aan de buddy hadden. Bij Microsoft wordt bovendien gerept over een productiviteitsboost: mensen kunnen sneller zelfstandig aan de slag.
Een ander belangrijk voordeel: de manager wordt ontlast. ‘Voorheen lag de rol van het wegwijs maken toch vooral bij de manager, maar die draagt het nu over’, aldus Schuit. Opvallend is dat deze groep vaak doorstroomt naar leidinggevende posities binnen Capgemini. ‘Het is een soort kweekvijver om nieuwe leiderschapskills te oefenen.’ Onderzoek binnen Microsoft laat zien dat twee van de top vijf attributen voor een goede leider hier samenkomen: communicatie en support. ‘Op deze manier kun je je daar optimaal in ontwikkelen.’
