"Tja, merk bij mezelf dat het ieder jaar weer dezelfde rituele stoelendans is. Je weet al ruim van tevoren dat de vakanties er aan komen en toch is het ieder jaar dezelfde hectiek. Waarom eigenlijk?" Arjan te Lintelo, eigenaar Accent op ontwikkeling, geeft antwoord op zijn eigen vraag:
Hoor van gewaardeerde klanten en relaties dat hun klanten denken dat er na de vakantie geen leven meer is. Alles moet af voor iedereen de deur achter zich dicht trekt om een paar weken van andere dingen te genieten. Rond de periode van kerst en oud en nieuw voltrekt hetzelfde ritueel zich opnieuw! Sprak onlangs een manager van een grote financiële instelling die mij doet beseffen dat mailen een competentie is die onlosmakelijk verbonden is met leidinggeven. Hij vertelde dat hij per dag gemiddeld 100 mailtjes in zijn inbox heeft; na een weekje afwezigheid zelfs zo'n 600!
Managen is loslaten
Alles wat met klanten te maken heeft wordt gelezen en waar nodig beantwoord. Alle cc'tjes en andere mail gaat naar zijn ‘vakantiebox' waar zo 1000 mailtjes in zitten. Hij kijkt er niet naar om. Het mooie is dat de processen gewoon doorgaan en dat de prestaties van de afdeling zeer goed zijn. Over loslaten gesproken!
Dit voorbeeld doet mij weer eens beseffen dat zakelijk gezien niemand onmisbaar is. En als u zelf een manager bent die vindt dat hij of zij wel onmisbaar is dan zeg ik oprecht: gefelicitaart! De ondertoon is duidelijk. De genoemde manager die leiding geeft gaat met een gerust hart op vakantie en laat zijn laptop thuis. Hij geeft daadwerkelijk leiding aan zijn team op basis van vertrouwen waardoor zijn teamleden verantwoordelijkheid nemen en keuzes maken, ook tijdens zijn afwezigheid. Dit merk je aan de sfeer op de vloer die goed is. De vele managers in bedrijvend Nederland die ‘in control' zijn geven leiding op basis van wantrouwen.
Is het dan vreemd dat medewerkers ‘ja knikken maar nee doen'? De echte leiders kunnen werkelijk accepteren dat er fouten worden gemaakt ook al is de overdracht nog zo goed geweest. En in voorkomend geval zijn ze ook op hun vakantieadres bereikbaar voor echte noodgevallen.
Informeer proactief
Nog een praktische tip. Informeer uw externe en interne klanten professioneel en proactief door ze vooraf via mail op de hoogte te stellen van uw tijdelijke afwezigheid. Koppel hier een belmoment aan na terugkomst van uw geslaagde vakantie. Ik weet zeker dat uw agenda voor de tweede helft van dit jaar snel vol staat met zinvolle afspraken. Dit lijkt me een veel effectievere tijdbesteding dan het verdoen van kostbare tijd met het lezen van cc'tjes. Bovendien zult u merken dat diezelfde externe en interne klanten u nog voordat u weg gaat een leuke reactie sturen met een geschikt belmoment in de toekomst. Het lezen van zo'n reactie brengt mij in ieder geval al in vakantiestemming ook al is er nog zo veel te doen…
