We kennen het allemaal: een videovergadering in je kloffie of tijdens een groepsgesprek even wegklikken om je mail te lezen. Gelukkig maken de meeste van ons het niet zo bont als in Florida. Hier moest een rechter advocaten vermanen om niet vanuit bed of vanaf het zwembad te pleiten. ‘Ik doe mijn toga aan, dat respect verwacht ik ook van jullie.’
Dat een videovergadering een andere dynamiek met zich meebrengt dan een fysieke bijeenkomst beaamt ook Sharon Kroes. Kroes is voormalig wereldkampioen debatteren en helpt professionals in het overtuigend brengen van hun boodschap. ‘Op afstand valt de non-verbale communicatie bijna volledig weg. Het is lastiger om de aandacht van je publiek vast te houden, maar ook om je boodschap bij de juiste mensen te laten landen. Om dit te bewerkstelligen heb je de juiste technieken nodig.’
Waar Kroes zich richt op de inhoudelijke profilering van leiders, let Roel Wolbrink op de vorm. Wolbrink is mede-eigenaar van NewTailor en auteur van onder meer Het Blauwe Boekje en Business Etiquette 3.0. ‘Natuurlijk is het allereerst zaak dat het beeld en audio zonder hapering werkt. Daarna moet je zorgen dat de presentatie, de achtergrond, maar ook je eigen vertoning niet afleidt van de boodschap. Het beeld moet zo voorspelbaar mogelijk zijn.’
Kroes en Wolbrink geven zes tips om op afstand je boodschap glashelder door het scherm en speakers te laten knallen.
1. Denk aan je stemgebruik
Waar debatmeester Sharon Kroes doorgaans fysieke vergaderingen bijwoont, luistert hij nu met klanten mee op afstand. ‘Een van de valkuilen die ik dikwijls tegenkom, ben ik de ‘stervende zwaan’ gaan noemen. Men begint bevlogen aan een zin, mooie intonatie, veel overtuiging, maar aan het eind zakt de energie volledig weg. De kunst is om een boodschap gevarieerd te brengen. Dat betekent zowel je begin- als eindzin te beklemtonen. Op afstand is het verleidelijk om stiekem iets anders te doen tijdens een vergadering. Je stem is het belangrijkste instrument om de aandacht vast te houden.’
2. Gebruik verbale cliffhangers
‘Een tweede techniek om de aandacht vast te houden van je publiek is door het gebruik van verbale cliffhangers’, stelt Kroes. ‘Je moet spanningsbogen in je verhaal creëren. Een manier is door jezelf een vraag te stellen, waarna je na een korte pauze zelf het antwoord geeft. ‘Waarom is dat zo belangrijk? [pauze]’, ‘Hoe zou dat komen? [pauze]’, ‘Wanneer is het beste moment? [pauze]’. Mensen willen graag het antwoord weten en je hebt de aandacht te pakken. Wat ook goed werkt zijn opsommingen: ‘Drie dingen die we daaraan kunnen doen [pauze]’. Prikkel de nieuwsgierigheid van je luisteraar.’
3. Kies het juiste frame
Etiquette-expert Wolbrink ziet regelmatig videovergaderingen waar het beeld een mismatch is met de boodschap. ‘Men is slecht zichtbaar doordat de camera in een vreemde hoek staat, het lijkt bijvoorbeeld of de spreker in een gat kijkt: je kunt zijn of haar neusharen tellen. Zet je laptop bijvoorbeeld op een stapel boeken, zodat de camera op ooghoogte staat. Een andere keer zitten ze voor het raam waardoor je te maken hebt met tegenlicht: de buitenlucht is kraakhelder, maar de spreker een donkere vlek. Zorg dat er voldoende licht op je valt en je mond goed zichtbaar is. Dat versterkt de boodschap.’
Ga nooit de discussie aan terwijl je niet in beeld bent
Ook de achtergrond speelt een belangrijke rol. ‘Zorg ook hier dat je publiek niet is afgeleid door rommel of een object dat opvalt. Zo stond er onlangs een schilderij bij iemand op de achtergrond waarvan de boodschap haaks stond op wat de betreffende persoon wilde vertellen. Het is uiteraard wel contextafhankelijk. Als je een tatoeëerder bent en belt vanuit een klinisch witte ruimte in plaats van een creatieve omgeving kan dat ook afleiden. Je hoeft er geen Hollywood-productie van te maken, maar met een beetje oog voor detail kom je een heel eind.
Kroes vult aan: ‘Er is geen goed of fout in het gebruik van beeld in de vorm van een presentatie. Wanneer er veel feitelijke informatie gedeeld wordt, vind ik het persoonlijk prettig wanneer ik kan meelezen. Wanneer je vervolgens de dialoog wilt aangaan, is het aan te raden om het delen van je scherm te stoppen, zodat mensen je weer goed kunnen zien. Ga nooit de discussie aan terwijl je niet in beeld bent.’
4. Kader de probleemstelling af
Wat in groepsgesprekken volgens Kroes ook vaak misgaat, is dat mensen met ideeën komen, zonder dat de probleemstelling helder is afgekaderd. ‘Het gebeurt meer dan eens dat men verschillende oplossingen voor verschillende problemen door de vergadering heen slingert. Wat helpt is de simpele vraag: ‘Welk probleem zijn we aan het oplossen?’ Nog beter is het om je verhaal vooraf te introduceren met de probleemstelling. Dat zet de neuzen dezelfde kant op en brengt focus aan het gesprek.’
5. Draag gepaste kleding
‘Net als met de achtergrond van het beeld, is het ook zaak dat je kleding de boodschap niet overstemt’, zegt Wolbrink. ‘Je kunt in het achterhoofd houden dat alles onder de mond afleidt en daarom voorspelbaar moet zijn. Kleding met een kraag, zoals overhemden, helpt omdat het juist de aandacht naar de mond toetrekt. Kleding is een manier om jezelf en anderen houvast te geven. Trek je een pak en das aan, dan komt de boodschap heel anders over vergeleken met wanneer je in een T-shirt zit. Bedenk dus goed wat je wilt bereiken en wat je publiek verwacht.’
‘Op camera is het een goede basisregel om niet te donkere kleding te dragen, je kunt dan wegvallen in de achtergrond. Hagelwitte kleding in de volle zon kan soms een overbelicht beeld geven. Dan kan het handig zijn om over een wit overhemd een jasje te trekken. Pas ook op met kleine patronen of dunne lijntjes, sommige camera’s laten het patroon vervormen. Ook dat leidt af.’
6. Stel vragen
‘Het komt regelmatig voor dat mensen verbaal graag de overhand nemen en lang aan het woord zijn. Je hoeft niet hierin mee te gaan om jouw boodschap gehoord te krijgen. Het enige dat je hoeft te doen is op het juiste moment een vraag stellen. Mensen zijn dat lange verhaal daarvoor zo vergeten, maar haken weer aan bij jouw vraag. Bovendien kun je op deze manier effectief het gesprek sturen naar een richting die jij voor ogen hebt’, aldus Kroes.
‘Sowieso is het goed om een groepsmonoloog te voorkomen. Je zou jezelf de regel kunnen opleggen dat je voor elke boodschap die je brengt één vraag stelt aan de groep. 1 is 1. Zo houd je de dialoog op gang.’
7. Pas op voor de negativiteitsreflex
Kroes heeft een afsluitend advies voor elke vergadering op afstand: pas op voor de negativiteitsreflex. ‘Wanneer je met een half oor aan het luisteren bent, is het eenvoudig om de negatieve elementen uit een verhaal te pikken dan de punten waar je het al mee eens was. Concentreer je niet alleen op de negatieve punten die je hoort, dat ondermijnt het constructieve karakter van elk gesprek.’
