Hoewel verhuizen naar de andere kant van het land flink kan schelen aan huisvestingskosten, parkeerellende en woonkosten, is het voor de meeste bedrijven geen optie. Wat kun je dan wel doen om de reistijd van je medewerkers te verkleinen? De tips:
#1. Werf lokaal of vergoed belastingvrij
Het bedrijf verhuizen is waarschijnlijk geen optie. Draai het daarom om. Probeer nieuw bloed te werven in een straal van 20 kilometer van het bedrijf. Bij deze reisafstand pakken ze sneller de (elektrische) fiets, zeker als je hiervoor een fietsplan beschikbaar stelt. Zo stimuleer je gelijk de vitaliteit van je medewerkers.
Dat lukt natuurlijk niet altijd, maar tijdens de sollicitatieprocedure kun je vaak wel afspraken maken dat de nieuwe medewerker in de buurt komt wonen. Je mag hiervoor binnen twee jaar na indiensttreding een belastingvrije vergoeding van 7.750 euro beschikbaar stellen.
#2. Reistijd is werktijd
Niet iedere medewerker is bereid te verhuizen voor zijn baan en talent ligt niet voor het oprapen. Dus moet je ook op zoek naar andere oplossingen. Bijvoorbeeld door te stimuleren om van reistijd werktijd te maken.
Hoe je dat doet? Door te zorgen dat medewerkers onderweg kunnen werken. Openbaar vervoer leent zich daar ideaal voor. Voor de langere stukken pakt de medewerker de trein, klapt zijn laptop open en gaat aan het werk.
Eenmaal op het station aangekomen, pakt de medewerker gelijk wat beweging mee om die laatste meters tot de eindbestemming af te leggen. Stimuleer je ook nog eens de vitaliteit. En is het te ver om te lopen of fietsen? Dan kan de medewerker in de bus, metro, Greenwheels of een taxi nog wat werk verzetten.
#3. Iedere dag opnieuw kiezen
Je wilt dat je medewerkers productief zijn en dat gebeurt niet in de file. Bied daarom de keuze uit de effectiefste reismodule. Online is via apps van NS, OV9292 of op Google Maps te voorspellen hoe lang de fiets, bus, trein of auto nodig heeft om op de plaats van bestemming te komen. Zorg dat ze snel en eenvoudig een van die modules kunnen kiezen. Want elke dag is anders, het is aan de medewerkers om de reis te kiezen die daarbij past.
Dat doe je door deelauto’s in het eigen wagenpark of van andere partijen aan te wijzen die door meerdere berijders gebruikt worden. Door mobiliteitskaarten zoals de NS-Business Card of fietsen of scooters van de zaak beschikbaar te stellen. Als jij ze goed faciliteert, vinden jouw mensen de kortste route naar meer productiviteit.
#4. Op locatie afspreken
Blijft het een feit dat reizen in de spits niet fijn is, voor niemand. Motiveer je medewerkers daarom ook naar oplossingen te zoeken waarbij je reizen in de spits zoveel mogelijk beperkt. Dat begint uiteraard met vergaderingen niet gewoontegetrouw om negen uur in te plannen.
Daarnaast kun je de reistijd beperken door locaties te faciliteren die voor alle partijen centraal liggen en goed bereikbaar zijn. Op en rond de grotere NS-stations zitten bijvoorbeeld flexibele vergader- en kantoorruimten, zoals Spaces, WeWork, Regus of Seats2Meet. Of kies juist voor een locatie buiten de stad, met veel parkeerruimte of in de buurt van een P+R-station.
#5. Online samenwerken
Vraag eens aan je medewerkers of die fysieke ontmoeting echt nodig was. Repeterende taken als weekrapportages of werkoverdrachten lenen zich prima voor online communicatie. Met screensharing kunnen mensen vanachter hun eigen pc of laptop deelnemen en bij elkaar meekijken, intern memo’s uitwisselen of presentaties houden. Er zijn goedkope systemen als Skype of Google+, maar je kunt ook kiezen voor een eigen systeem, waarbinnen jouw eigen (veiligheids)regels gelden.
Optimale reistijd
Er dus niet één ideale reismethode die het snelst en efficiëntst is. De truc is je medewerkers bewust te maken van de keuzes die ze hebben en de afwegingen die ze iedere dag opnieuw moeten maken. Zo moeten ze zich afvragen: is het echt nodig face-to-face af te spreken? Moet ik naar kantoor komen of is een centrale plek praktischer? Kan ik buiten de spits reizen? En uiteraard altijd voor vertrek even checken welk vervoersmiddel vandaag het meest efficiënt is.
Dit artikel is onderdeel van het dossier ‘Zakelijk Reizen’ op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door NS.
