Binnenkort gaat de Tweede Kamer in gesprek over een initiatiefwetsvoorstel waarin een vertrouwenspersoon verplicht wordt binnen organisaties. Vandaag de dag heeft namelijk nog lang niet elke medewerker toegang tot een interne of externe vertrouwenspersoon. Zonde, want het is belangrijk dat medewerkers terecht kunnen bij een onafhankelijk iemand om te praten over interne problemen.
Voor organisaties is het dus een goede eerste stap om een vertrouwenspersoon aan te nemen. En met het wetsvoorstel lijkt dit ook niet langer vrijblijvend te zijn.
Interne vertrouwenspersoon kan gevoelig liggen
Toch zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Zo is een interne vertrouwenspersoon niet altijd de ideale situatie. Vaak stellen organisaties voor deze functie iemand van hr aan. Voor medewerkers kan er een drempel zijn om problemen met deze collega te bespreken, omdat de angst heerst dat de vertrouwenspersoon dit naar de leiding doorsluist.
En wat als deze persoon ook het functioneren van de medewerker op zich neemt? Of als er al een conflict heerst tussen de medewerker en de vertrouwenspersoon? Intern je hart luchten is er dan niet bij. Dit gebeurt vooral in een omgeving waar wantrouwen heerst. Dat ontstaat vaak als medewerkers ervaren dat er zaken achter hun rug gebeuren of als er sprake is van een roddelcultuur.
Externe vertrouwenspersoon heeft voor- en nadelen
Wat een betere route is, is het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon. Hiermee bied je medewerkers een onafhankelijke omgeving waarin zij vrijuit kunnen spreken en advies kunnen ontvangen.
Het nadeel is wel dat dit vaak gebeurt tijdens een een-op-een-moment. Met als gevolg dat de organisatiecultuur niet veranderd wordt. Mensen leren per slot van rekening niet van gedrag en zaken die men achter gesloten deuren afhandelt.
De vraag rijst dan natuurlijk: hoe moet je dit wel aanpakken? Want het is wel duidelijk dat je praktijken zoals bij The Voice en DWDD koste wat kost wilt voorkomen. Ik geef je vier tips.
1. Anoniem onderzoek
Allereerst raad ik aan om als organisatie een anoniem onderzoek uit te voeren. Dit is een goed vertrekpunt, want hiermee kom je erachter wat er echt speelt in jouw organisatie. Daarbij is het belangrijk dat medewerkers anoniem hun antwoorden kunnen geven. Op deze manier voorkom je dat zij sociaal wenselijke antwoorden geven en de onderliggende problemen nog steeds niet naar boven komen.
2. Gedragsverandering van leiders
Met de data uit het onderzoek kan je verder aan de slag. Je weet wat er aan de hand is en op basis daarvan kun je acties opstellen. Dit start vaak bij de leiders. Want om een ideale werkomgeving te creëren, is er vaak nog een gedragsverandering nodig bij leiders.
Voer een gesprek over de resultaten. Blijf hierbij weg van je eigen interpretaties en stel open vragen als: ‘Hoe kunnen we dit beter doen?’ in plaats van ‘Waarom heb je hier een lage score op gegeven?’. Op deze manier open je het gesprek in plaats van dat mensen zich moeten verantwoorden. Dit betekent als leider dat je je aannames achterwege laat en je vooral luistert naar de reacties van collega’s.
3. Waarden en bijbehorend gedrag
Ga ook eens aan de slag met de waarden van jouw organisatie. Hebben jullie bijvoorbeeld de waarde ‘openheid’? Bedenk dan gezamenlijk welk gedrag hierbij hoort, zoals het eerlijk en open uitspreken van feedback. Dit maakt het makkelijker om het gesprek te openen over bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag, omdat je met elkaar hebt bepaald welk gedrag geaccepteerd wordt.
Lees ook: Ethische codes helpen niet tegen ongewenst gedrag op de werkvloer: ‘Egoïsten zoeken de grens op’
4. Vertrouwenspersoon 2.0
Betekent het bovenstaande dat er geen vertrouwenspersonen meer moeten zijn? Of dat een vertrouwenspersoon verplicht maken een slecht idee is? Nee, zeker niet! Maar deze rol moeten organisaties wel onder de loep nemen en mogelijk anders invullen. Als je kiest voor een interne vertrouwenspersoon, zorg er dan voor dat hij of zij gebonden is aan afspraken en dat er een overzicht bestaat met waar mensen terecht kunnen, bijvoorbeeld met financiële problemen.
Werk je samen met een externe vertrouwenspersoon? Dan is het belangrijk dat medewerkers weten wie het is, wat zijn of haar rol is en hoe je diegene kan bereiken. Daarbij is het essentieel dat duidelijk is hoe de vertrouwenspersoon de input op een vertrouwelijke manier terugkoppelt naar de organisatie.
Sfeer van vertrouwen
In de ideale werkomgeving heerst een sfeer van vertrouwen. Een plek waar openheid is en problemen intern opgelost worden.
Het is niet eenvoudig om een omgeving van vertrouwen te bouwen, maar het is ontzettend belangrijk om zo medewerkers een veilige werkplek te bieden. Een plek waar zij fouten mogen maken, zonder dat zij de laan uitgestuurd worden en waar zij zonder angst hun leiders en collega’s op hun gedrag kunnen aanspreken.
Vertrouwenspersoon verplicht: initiatiefwet van GroenLinks
GroenLinks-Kamerlid Senna Maatoug heeft een initiatiefwet ingediend dat moet regelen dat elke werknemer terecht kan bij een vertrouwenspersoon. Elke organisatie is dan verplicht een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Het wetsvoorstel moet ongewenst gedrag op de werkvloer terugdringen en bijdragen aan een veilige werkomgeving voor alle werknemers. De Tweede Kamer debatteert begin februari over het initiatiefwetsvoorstel.
