Er valt nog genoeg te besparen op uw inkoop. In zes stappen naar een professionele aanpak.
Het lijkt evident: door zakelijker te sturen op uw inkoop kunt u winsten behalen voor uw bedrijf. Bij grote beursgenoteerde bedrijven is het al lang gangbaar dat inkoop een strategische rol heeft. Ze wordt bijvoorbeeld ingezet om kostenreducties en productinnovaties te helpen realiseren.
Bij kleine bedrijven is het inkoopproces vaak nog een ondergeschoven kindje. De directeur ziet inkoop als een leuke hobby, wat zoveel inhoudt als af en toe een sigaar roken met een bevriende leverancier. Waar hij nu eigenlijk zijn geld aan uitgeeft, vraag het hem niet. De dagelijkse uitvoer is vaak nog belegd bij een simpele besteller, die buiten alle bedrijfsbeslissingen wordt gehouden, en zijn magazijn niet uitkomt.
Slimme besparingen
Dat kan dus anders. Door zaken slimmer aan te pakken kunt u als bedrijf flink op kosten besparen en ook strategische doelen behalen. U kunt soms tot wel vijftig procent besparen op de inkoop van bepaalde productgroepen als u processen beter inricht. Hoe pakt u dat aan?
U heeft de inkoop van materialen en diensten voor uw primaire proces. Denk aan een fabrikant van emmertjes die daarvoor plastics moet inkopen als grondstof. Ook is er de inkoop van facilitaire zaken, zoals inhuur van uitzendkrachten, catering en ict. Vooral op de inkoop van facilitaire zaken laten kleine bedrijven nog kansen liggen.
Effectievere inkoop
Hier volgen zes stappen die je helpen naar een effectievere inkoop:
Stap 1: schep allereerst orde in de chaos
Voer een analyse uit. Het is zaak dat u erachter komt hoeveel u op dit moment (per productgroep) uitgeeft en hoeveel leveranciers u daarvoor gebruikt. Dat hoeft ook voor een klein bedrijf niet veel moeite te kosten. Vraag uw boekhouder om uit het boekhoudpakket ‘een dump’ te maken naar Excel.
Stap 2: reserveer tijd en delegeer
Vraag uzelf af: moet ik als directeur/oprichter me wel bemoeien met de inkoop? Moet ik contractonderhandelingen en bepaalde beslissingen niet gewoon overlaten aan de inkoper zelf? Moet ik niet meer inkopers in dienst nemen en ‘die besteller in het magazijn’ niet veel meer gewicht geven?
Stap 3: stel een jaarlijks inkoopplan op
Leg inkoopdoelstellingen vast. Dat kan op een A4, maar liever in een uitgebreid strategisch plan dat u opneemt in de jaarplanning.
Stap 4: activeer uw inkoopvolume
Stel: uit de analyse van uw Excel-bestand blijkt dat u jaarlijks ongemerkt voor 10.000 euro uitgeeft aan abonnementen op tijdschriften. Met die 10.000 euro heeft u een mooi verkoopvolume te pakken. Misschien wordt het tijd om eens naar één partij toe te stappen, een boekhandel bijvoorbeeld. Die koopt groot in (dat is al goedkoper). U kunt uw verkoopvolume aanwenden om korting van bijvoorbeeld 10 procent te krijgen en zo een besparing te realiseren. Doe hetzelfde voor andere productgroepen (administratie diensten, catering, ict, enz).
Stap 5: activeer slapende leveranciers en maak contracten
Uit de analyse kan bijvoorbeeld naar voren komen dat u voor het inhuren van uw uitzendkrachten gebruik maakt van wel vier verschillende bureaus. Er zit echter geen strategie achter. Ook blijkt dat u niets hebt vastgelegd met die leveranciers in contracten. Realiseer u dat er te onderhandelen valt over voorwaarden. Nodig de leveranciers daarom uit voor gesprekken. Zeg dat u een contract wilt opstellen en u met hen eens wilt kijken naar de prijs en verzoek ook om bijvoorbeeld een rapportage van verleende diensten. Leveranciers zullen niet raar opkijken. Alleen al door het gesprek aan te gaan, zult u zien dat die leveranciers u een korting van vijf procent zullen aanbieden. U kunt ook uw inkoopvolume op tafel leggen en met de leverancier verder gaan die u de beste prijs kan geven.
Tip: kijk vooral eens naar de inkoop van software. Vaak rekenen leveranciers allerlei extra kosten, zoals voor onderhoud. Heeft u daar wel iets aan? Onderhandel opnieuw over de voorwaarden en de prijs.
Stap 6: maak vervolgens de vertaalslag naar strategie
Een leuke korting afdingen is één aspect. Via inkoop kunt u ook allerlei bedrijfsrisico’s beperken of kostenbesparende innovaties realiseren. Ga bijvoorbeeld met een uitzendbureau in zee die ervoor zorgt dat u personeel daadwerkelijk productiever wordt, zodat u in de toekomst minder afhankelijk bent van externe expertise. Of ga op zoek naar een softwareleverancier die actief mee wil denken met het efficiënter maken van uw processen.
Een andere mogelijkheid. Stel: u bent die fabrikant van plastic emmers. Speel iemand in uw bedrijf vrij om actief de oliemarkt te volgen om zo te kunnen anticiperen op prijsstijgingen en dalingen – in plaats van zomaar bestellingen te plaatsen wanneer de voorraad op is. U kunt zo een betere prijs realiseren en ervoor zorgen dat uw productie niet stil valt.
Met dank aan: Wim Nieland, Business Line Manager bij DPA Supply Chain en voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Inkooopmanagement (NEVI Noord-Holland/Utrecht)
TIPS
Lees ook het boek: Inkoop
