Ook het design van je kantoor heeft invloed op de productiviteit

Wat kan een reflectieve boomhut of een blauw kleurtje op de muur doen voor je bottom line? Richt je kantoor slim in en profiteer.

Google opende onlangs zijn gerenoveerde Nederlandse kantoor. De flexibele werkruimte zit vol ludieke vondsten, zo bungelen grote stroopwafels aan het plafond in het bedrijfsrestaurant, zijn de kleurrijke werkruimtes opgesierd met graffiti en Hollandse rode bakstenen en is er een centrale plek ingeruimd voor een stacaravan waar werknemers zich even in alle rust in kunnen terugtrekken. Het is een plek die past bij de Google-cultuur en zowel naar klanten als werknemers uitstraalt dat dit een geweldige plek is om te werken.

Nieuwe technologieën

Draagt een fraai interieur vol vernuftig design daadwerkelijk bij aan een productieve werksfeer? Absoluut, zo concludeert het meest recente onderzoek van Gensler, inmiddels de vierde op rij van het Amerikaanse architectenbureau, wederom uitgevoerd onder ruim 2.000 Amerikaanse werknemers. Het bureau merkt op dat de criteria voor een productief kantoor sinds het laatste onderzoek in 2008, midden in de crisis, behoorlijk is veranderd. Dit komt vooral door de ontwikkeling van mobiele en sociale technologieën en door het ander soort uren dat men is gaan werken – zowel meer flexibel als langer.

Balans tussen samenwerking en focus

De hedendaagse kenniswerker moet zich vooral goed kunnen focussen. De drang om alsmaar te reageren op sms, mail en Twitter is groot. Veel open kantoortuinen zijn bovendien eerder opgezet om samenwerking te bevorderen dan om concentratie en focus te verhogen. Prestaties zijn hierdoor in Amerika, volgens Gensler, met 6 procent afgenomen. Opvallend genoeg is de tijd die wordt gespendeerd aan samenwerking afgenomen met 20 procent en de tijd die wordt besteed aan puur individueel focussen op werk toegenomen met 13 procent. De meest effectieve kantoren, zo zegt Gensler, vinden in het ontwerp van hun werkvloer de juiste balans tussen ruimtes om in samen te werken en ruimtes waar je je alleen kunt terugtrekken voor concentratie. Keuzes, daar gaat het allemaal om. Keuzes in de juiste tools, werkruimte en beleid om uren flexibeler in te delen en zo beter te presteren. De bedrijven die dit het beste doen, zijn het meest innovatief en effectief.

Niet comfortabel

De huidige kantoortuin moet zich dus beter aanpassen aan de individuele werknemer. Op die manier, zo blijkt ook uit een serie rapporten die TNO in 2009 presenteerde, wordt een kantoor meer productief, kan energie bespaard worden en ook ziekteverzuim worden tegen gegaan. Heel wat werknemers, zegt TNO, voelen zich namelijk bepaald niet comfortabel in hun werkomgeving. Dat heeft veel te maken met de wijze waarop de gebouwen zijn geventileerd en hoe de verkoeling en verwarming zijn geregeld. Dat hier klachten over zijn is ook niet verwonderlijk. TNO concludeert dat maar liefst zeventig procent van de Nederlandse gebouwinstallaties niet goed functioneert, wat weer leidt tot verlies van arbeidsproductiviteit en verzuim. De extra kosten van het gebouw door comfortklachten, zo berekent TNO, kunnen neerkomen om zo’n 100 tot 150 euro per vierkante meter. Daar komt nog mogelijk zo’n 20 tot 30 procent extra energieverbruik bij: circa 10 euro per vierkante meter. Door taakgebonden werkplekken te introduceren en zo het oppervlakte efficienter te gebruiken, wordt zowel energie als vierkante meters bespaard.

Onbegrijpelijke knopjes

De comfortklachten komen vooral voor in open kantoren. De juiste ingestelde temperatuur hangt af van zaken als kleding, hoe hard er gewerkt wordt en wat de temperatuur buiten is. Dit is voor een groot deel individueel bepaald. Wie het te heet of te koud heeft, of de lucht te zompig vindt, is al gauw minder vlijtig bezig. Frappant genoeg komen circa vijftig procent van de problemen met ventilatie door verkeerde bediening, zegt TNO. En zeventig procent van de problemen met de topkoeling komt door verkeerd gebruik. Men begrijpt simpelweg niet goed welk knopje waar voor dient. Met een systeem dat makkelijker te begrijpen is, met duidelijkere labels en teksten waardoor het doel van het knopje meer begrijpelijk is, zou al een hoop opgelost kunnen worden. In een ideale situatie is temperatuur en ventilatie individueel instelbaar en is de gebruikerstool simpel in te stellen en aan te passen via computer of mobiele telefoon.

Design voor branding en bonding

Starbucks, McDonald’s en Apple zijn bedrijven die als geen ander hun merk via het design van hun interieur uitademen. Alleen maar een logo op de buitenkant plakken is niet genoeg. Alle ruimtes in het kantoor moeten een heldere boodschap afgeven die net even specialer en onderscheidener is dat die van de concurrent. In hun jaarlijkse roundup van de coolste kantoorinterieurs ter wereld verkoos Adzuna het gebouw van verzekeringsgigant Lloyd’s of London tot de meest eyecatching corporate building in the UK. Met zijn overweldigende moderne atrium waar fluorescerende roltrappen doorheen kruisen weet Lloyd’s een ieder die over de drempel stapt flink te imponeren.

Dagelijks de nieuwsbrief van Management & Leiderschap ontvangen?

E-mail *

Door je in te schrijven ga je akkoord met de algemene en privacyvoorwaarden.

Verstuur

Boomhut voor reflectie

Op een tweede plaats in de verkiezing van Adzuna belandde het kantoor van een andere Britse klassieker: de BBC. Met zijn speciale collaboration pods, Segway-scooters en neon-metale thought wheels heeft het interieur nogal wat weg van de set van BBC-succesnummer Doctor Who. Maar het Zuid-Afrikaanse Missing Link spant misschien wel de kroon. Naast een boomhut voor reflectie en focus, een brandweerpaal om langs de verdiepingen naar beneden te glijden en een badkamer als receptie is er ook nog een schietbaan waar zowel werknemers als klanten even hun zinnen kunnen verzetten.

Rood of blauw zien

En dan is er ook nog de mogelijkheid om een productieve kleur op de muren aan te brengen. Zo wijst een wat ouder onderzoek van de University of British Columbia erop dat de kleur rood kan leiden tot meer accuraat werk, terwijl een blauwe omgeving zorgt voor meer creativiteit. Tijdens het onderzoek kregen de participanten taken te verrichten tegen een rode, blauwe dan wel neutrale achtergrond op hun computerscherm. De rode groep had meer aandacht voor details en kon in een latere test informatie beter oproepen. De blauwe groep toonde op hun beurt meer fantasie en creativiteit in hun werk. Hoofdonderzoeker Juliet Zhu: ‘Voor bijvoorbeeld het verbeteren van iemands geheugen of voor taken als proofreading plaats je mensen het beste in een kamer met rood op de muur. Maar voor een brainstormsessie voor een nieuw product of het bedenken van oplossingen werkt juist een blauwe ruimte weer beter.’

Meer gezond ondernemen?

• 8 tips om je geheugen te verbeteren
  
• Internet maakt ons helemaal niet dom
  
• Alles over gezond ondernemen