De eerste indruk speelt een te grote rol in sollicitatiegesprekken. Hierdoor laten bedrijven de beste kandidaten vaak schieten. Betere voorbereiding is noodzakelijk.
Dat stelt selectiepsycholoog Frank van Luijk, directielid bij HR Adviesbureau LTP, docent aan de VU Amsterdam en lid van het college van toezicht van het Nederlands Instituut van Psychologen.
Volgens Van Luijk zijn veel Nederlandse managers niet in staat om een sollicitatiegesprek goed te voeren. “Door gebrek aan interviewvaardigheden en de juiste voorbereiding zijn basale selectiefouten aan de orde van de dag. Sollicitatiegesprekken worden gedomineerd door slordigheden en onbeleefdheden”, aldus Van Luijk.
Veelvoorkomende fouten
Vaak gaat het simpelweg mis doordat een manager een cv niet heeft gezien of de brief niet heeft gelezen. Dat is eenvoudig op te lossen. Lastiger wordt het wanneer iemand niet in staat is de juiste vragen te stellen. Van Luijk stelt dat naast tekortschietende interviewvaardigheden en –technieken, ook een duidelijk beeld van de benodigde eigenschappen van een functie regelmatig ontbreekt.
“Een manager weet meestal wel hoe de functie moet worden uitgevoerd, maar niet hoe de processen in de dagelijkse praktijk verlopen.” Volgens Van Luijk moet dit in het selectieproces juist centraal staan om de juiste persoon te kunnen selecteren.
Te veel aan het woord
Een ander probleem van managers is dat zij tijdens sollicitatiegesprekken zelf te veel aan het woord zijn, waardoor ze er ook niet achter komen of een sollicitant de juiste kandidaat is. In de regel moet de sollicitant ongeveer 80 procent van de tijd aan het woord zijn en de interviewer 20 procent. Dat wordt volgens Van Luijk in de praktijk bij lange na niet gehaald. In interviewtrainingen hoort de selectieadviseur vaak van sollicitanten dat zij moeite hebben er tussen te komen tijdens het sollicitatiegesprek. Uit de oefeningen met managers blijkt dat zij als interviewer steevast veel te lang aan het woord zijn.
Sollicitanten worden er ook wel in getraind om degene die het gesprek afneemt zoveel mogelijk aan het woord te laten. Mensen vinden het leuk om over de eigen organisatie te vertellen. Na afloop van zo’n gesprek houden ze daar vaak een goed gevoel aan over, wat ze toeschrijven aan de kandidaat.
Maar ook het stellen van korte bondige vragen blijkt een probleem. “Je hoort vaak een soort cocktailachtige vragen, waarin meteen een aantal opties voor antwoorden wordt gegeven. Interviewers moeten meer open en korte vragen stellen”, aldus Van Luijk.
Scherper doorvragen
Managers blijken bovendien veel moeite te hebben met doorvragen. “Men neemt snel genoegen met een reactie. Veel van de leegtes rond een antwoord vullen interviewers zelf in, terwijl ze juist moeten doorvragen”, zegt Van Luijk.
Voorbeeld is de sollicitant die gevraagd wordt of ze goed onder druk kan werken. Als antwoord zegt de kandidaat, die net is afgestudeerd: ‘Ja hoor. Ik had laatst schilders over de vloer en moest een tentamen voorbereiden. Dat ging prima.’ Bij dit gesprek bleek de interviewer zelf ook net een verbouwing achter de rug te hebben. Een groot project, dat nogal wat voeten in aarde had. “De interviewer vulde vanuit zijn eigen perspectief in dat dat inderdaad stressvol kon zijn en pittig om te combineren met studie. Maar bij de sollicitant was de situatie heel anders. Zij woonde op een studentenkamer, waar een paar vrienden kwamen schilderen. Ze had net zo gemakkelijk naar de bibliotheek kunnen uitwijken om in alle rust te studeren. Het zegt dus wat over het meisje dat ze dit een stressvolle situatie vond”, meent Van Luijk. “Daar kom je zonder doorvragen niet achter”.
Kritisch toetsen
De uitspraken van sollicitanten worden volgens de sollicitatie-expert weinig getoetst. Soms kan dat heel eenvoudig. “Een kandidaat voor een functie van vertegenwoordiger vertelt bijvoorbeeld over zijn ervaringen. Hij houdt in principe een goed verhaal, maar klinkt een beetje een tam en mat. Dat is raar voor een vertegenwoordiger, dus dat mag de manager best op tafel leggen. Anders denkt die na afloop van het gesprek waarschijnlijk vooral dat het niet zo’n enthousiaste jongen was, terwijl er misschien wel een goede reden voor zijn matte uitspraken was. Neem dus niet te snel genoegen met een antwoord.”
Eerste indruk is te belangrijk geworden
De opeenstapeling van fouten en het gebrek aan sollicitatievaardigheden leiden ertoe dat managers (onbewust) blind varen op de eerste indruk en het onderbuikgevoel bij een sollicitant. En dat levert niet altijd de meest geschikte werknemer op. “Men gaat echt ongelooflijk vaak op zijn intuïtie af. Natuurlijk, een klik met je kandidaat hebben is belangrijk. Maar kan hij het ook, heeft hij de juiste competenties?”
Wat te doen om een goed sollicitatiegesprek te voeren en toch de beste kandidaat te vinden?
De belangrijkste tips van Frank van Luijk
1. Zorg in de eerste plaats voor een goede voorbereiding. Neem de tijd om het cv te bekijken en bepaal van tevoren vragen voor iedere sollicitant. Bereid ook vervolgvragen voor.
2. Maak een gesprekslijst. Noteer de antwoorden op deze lijst, zo kun je achteraf eenvoudig de kandidaten met elkaar vergelijken.
3. Maak ook een beoordelingsformulier. Mensen overschatten vaak hun eigen geheugen, maar je moet reëel zijn. Bij zes gesprekken op 1 dag weet je na afloop echt niet meer alles van elke kandidaat.
4. Zorg voor interne afstemming. Als er meerdere gespreksronden zijn met verschillende interviewers, stem dan tussen de gesprekken even af wat al besproken is en welke informatie over de organisatie al gegeven is. Nu zie je te vaak dat het tweede gesprek het eerste flink overlapt, je kunt er echt veel meer uit halen. En maak dus de nodige aantekeningen om achteraf de kandidaten goed te kunnen bespreken. Dat gaat nu vaak mis waardoor de vergelijking niet goed kan worden gemaakt.
5. Bij het voorbereiden van de vragen kun je gebruik maken van de STAR-methode. Deze veelgebruikte techniek is goed toe te passen wanneer je bijvoorbeeld wilt weten of de sollicitant een goede verkoper is. Vraag eerst naar een recente situatie (S), waarin hij of zij iets moest verkopen. Vraag vervolgens wat precies zijn taak (T) was, welke actie (A) hij heeft ondernomen en wat het resultaat (R) was.
6. Vraag om meerdere voorbeelden. Veel sollicitanten hebben thuis al antwoorden voorbereid. Wanneer het gevraagde voorbeeld (te) snel komt, vraag dan om nog een voorbeeld. Wanneer een sollicitant moet nadenken, zit je op het goede spoor omdat de antwoorden niet al thuis zijn voorgekauwd.
7. Goed interviewen is vooral veel en goed luisteren. Durf tijdens het gesprek stil te zijn. Laat je niet door de kandidaat verleiden om langdurig over je werk en organisatie te vertellen. Je krijgt er een goed gevoel bij en bent geneigd te denken ‘wat een leuk gesprek was dit en wat een leuke kandidaat.’ Maar of het ook daadwerkelijk een geschikte kandidaat was, is iets heel anders.
8. Er zijn veel vragen die regelmatig terugkeren, maar die je echt niet meer moet stellen. Zoals: Waar hoop je over 5 jaar te staan? Wat zegt dat nou? Weten mensen dat serieus? En dan? Wat je krijgt is vaak een bedacht verhaal. Ik geloof dat in trainingen vaak wordt geleerd om te reageren met: Dan hoop ik op uw stoel te zitten.
Ook niet meer vragen: Wat zijn je sterke en minder sterke punten? Dat heeft iedereen thuis voorbereid.
Net als: Wat motiveert je nu eigenlijk in deze baan? Je zult vaak sociaal wenselijke antwoorden krijgen. Het is de vraag of dat iets toevoegt. Vaak vertellen mensen toch niet wat hun echte motivatie is.
Veel leuker is het om te vragen wat iemand heeft gedaan om zich voor te bereiden op het gesprek. Als iemand veel gedaan heeft is ie waarschijnlijk heel erg gemotiveerd om de baan te krijgen.
Lees meer
- Hoe u niet moet solliciteren
- U discrimineert op naam
- 'We sturen onze kandidaten bewust het bos in'
- Slecht behandelde sollicitant is wraaklustig
Interessant boek: In 'Hoe krijg ik ze zover? Psychologie voor managers", schrijft Frank van Luijk over het veranderen van gedrag.
>> Altijd op de hoogte? Meld u aan voor de gratis Nieuwsbrief van MT
