Vertrouwen in medewerkers basis voor Wiki's
Wiki's, afgeleid van de methode waarlangs de inhoud van Wikipedia tot stand komt, zijn een nuttig middel om de kennis binnen een organisatie ‘op tafel' te krijgen. Dat lukt echter alleen als managers/leiders de medewerkers vrij laten in hun bijdragen aan een wiki; sterker nog: als zij stimuleren om met dit middel aan de slag te gaan.
Via internet lukt het steeds beter de collectieve intelligentie van de massa aan te wenden. Wikipedia.org is daar een aansprekend voorbeeld van. De zeer populaire encyclopedie waaraan iedereen kan meewerken, is in omvang inmiddels vijftien keer zo groot als de Encyclopedia Britannica. De kwaliteit kan zich meten met die van de Britannica.
Organisaties kunnen dit ook realiseren. Het gedachtegoed dat achter Wikipedia zit, heet Wiki en er zijn soortgelijke platformen voor bedrijven op het (afgesloten) interne netwerk beschikbaar. Ondernemingen en overheden kunnen zo kwalitatief goede organisatie-, proces-, en vakkennis ontwikkelen. Te denken valt aan werkinstructies (how to's), weetjes en veelgestelde vragen (FAQ's).
Wiki kent geen ingewikkelde, langdurige procedures, want iedereen heeft toegang tot de wiki en de mogelijkheid tot wijzigen. Het wijzigen en publiceren valt samen, zodat iedereen de meest recente versie ziet. Een wiki is dus direct in te zetten en altijd bij de tijd.
Wiki's kennen geen vast formaat voor kennis zoals traditionele kennissystemen dat hebben. Dit betekent dat wiki's vrij zijn toe te passen in organisaties.
Succesvol managen
ING, Motorola en andere organisaties wereldwijd vieren publiekelijk hun successen met een wiki. Veel grote organisaties in de VS overwegen Wiki in te zetten. Toch staat niet elke organisatie hiervoor open, omdat sommigen bang zijn controle te verliezen op de informatieverspreiding. Juist het dominante denken in processen en systemen als vorm van controle en risicobeheersing werkt belemmerend op creativiteit.
Met Wiki dient men niet te veel in regeltjes en structuren te denken. Die verstikken waardevolle initiatieven. Medewerkers moeten het vertrouwen en de ruimte krijgen om die initiatieven te ontplooien die zij waardevol voor de organisatie achten. Op het inhoudelijke vlak vergt dit enige afstand van managers.
Richting
Tegelijkertijd is van groot belang te zorgen dat de organisatie en de medewerkers op verantwoorde wijze met een wiki omgaan. Coachend en faciliterend leiderschap samen met een langetermijnvisie geven de juiste richting aan de Wiki.
Het gebruik van Wiki's is te versnellen door ze als manager actief te stimuleren en vanuit een voorbeeldfunctie als gelijkwaardige deelnemer te participeren; aldus helpt een leidinggevende mee de collectieve kennis binnen de organisatie zichtbaar voor alle medewerkers vorm te geven. Ook het succesvol managen van Wiki's hangt samen met behendigheid in ‘de kunst van het loslaten'. Managers zal dit ongetwijfeld bekend voorkomen!
Lex Slaghuis
Consultant Boer & Croon
Drs. Lex Slaghuis (1979) heeft een achtergrond in de bedrijfsinformatica (VU) en is werkzaam bij organisatieadviesbureau Boer & Croon. Hij adviseert en begeleidt trajecten op het vlak van technologie, strategie en organisatie. In het verleden is hij werkzaam geweest bij de Universiteit van Amsterdam, SOS International en Delta Lloyd op verschillende ict-functies. Slim ondernemen met innovatieve technologie boeit hem bijzonder. Speciale aandacht gaat uit naar het eenvoudig realiseren van grootse resultaten door het ontsluiten van kennis. In zijn ogen, niet geheel toevallig, kan dat vaak gerealiseerd worden op de werkvloer! Het maken van verre reizen, wonen in Amsterdam, vriendin Nikki en vrienden geven hem inspiratie en geluk.
