Het kiezen van de juiste adviseur is geen eenvoudige opgave. Waar baseert u die keuze op en waar moet de adviseur aan voldoen?
Vaak zijn het externe adviseurs die een organisatie moeten helpen met het oplossen van een probleem. Vaak ook gaat dat flink mis. De opdrachtgever vindt dat de adviseur de vraag niet goed heeft begrepen en bovendien veel te eigenzinnig en onprofessioneel is. De adviseur noemt de rolverdeling onhelder, de opdrachtgever stond ook niet open voor advies en er was te weinig afstemming. Van een goede samenwerking tussen adviseur en opdrachtgever is kortom lang niet altijd sprake.
Toch roepen organisaties regelmatig de hulp in van adviseurs omdat zij behoefte hebben aan hun expertise en deskundigheid, of bijvoorbeeld om een onafhankelijke derde partij bij een proces te betrekken. Waar moet u nu op letten bij het inschakelen van zo'n professional?
1. Weet wat u wil
Goed opdrachtgeverschap is net zo belangrijk voor een succesvol verloop van een adviesopdracht als de inspanningen van de adviseur. Het welslagen van een opdracht ligt daarom in eerste instantie bij uzelf. Het klinkt wat voor de hand liggend, maar u moet als opdrachtgever helder voor ogen hebben wat u wil. De samenwerking loopt vaak spaak omdat het hieraan schort. Zorg dat u – voor u een externe partij inschakelt – goed hebt nagedacht over wat u wilt aanpakken en bereiken en definieer dat heel precies.
Dat een opdrachtgever niet goed genoeg weet wat hij wil, is volgens adviseurs één van de grootste knelpunten bij samenwerking. Vaak is de onderlinge rolverdeling als gevolg hiervan niet helder en loopt het proces daardoor voor beide partijen niet als gewenst. Zorg dus vanaf het begin voor helderheid. Weet wat u wil.
2. Op zoek
U weet inmiddels wat u wil. Maar hebt u ook goed gekeken of u de klus niet toch in huis kunt uitvoeren? Dit heeft namelijk een aantal grote voordelen: kennis blijft in huis, communicatie kan makkelijk worden georganiseerd en u leert er van. Als de conclusie is dat een buitenstaander van toegevoegde waarde is, gaat u op zoek naar een goede adviseur.
U weet wat u wil, dit betekent dat u ook weet wat u van de externe partij kan vragen, wat het resultaat van de samenwerking moet zijn en welke expertise dus gewenst is. Dat scheelt al de helft bij het zoeken naar de juiste persoon of het juiste bureau. Om uw adviseur te vinden kunt u referenties inwinnen en eigen ervaringen gebruiken.
3. Communiceer transparant
Als u de juiste adviseur hebt gevonden, is goede communicatie van cruciaal belang. Naast een gebrek aan inhoudelijke helderheid, is slechte communicatie het grootste knelpunt bij samenwerking. Uit het onderzoek 'Omgaan met externe adviseurs' van managementgoeroe Léon de Caluwé en organisatieadviseur Annemieke Stoppelenburg blijkt dat bij zowel het mislukken als het slagen van een project, de manier van communiceren een belangrijke rol speelt. Gaat het goed, dan wordt dat voor een groot deel toegewezen aan een goede afstemming, partijen die de tijd voor elkaar nemen, een goed samenspel en vertrouwen. Gaat het mis, dan is dit te wijten aan tegengestelde verwachtingen tussen opdrachtgever en adviseur, die niet goed zijn uitgesproken, een slechte relatie waarin niet goed geluisterd wordt en onheldere rollen.
Zorg daarom dat vanaf het begin helder is wie de aanspreekpunten en de verantwoordelijke personen bij beide organisaties zijn. Definieer met de adviseurs de professionele ruimte en de verwachtingen ten aanzien van hun expertise. Leg dit schriftelijk vast. Stel indien relevant ook voorwaarden en zorg voor een frequente communicatielijn. Praat regelmatig over het verloop van de voortgang en neem daar de tijd voor. Laat adviseurs ook vertellen waar beperkingen liggen en denk mee. Maak bovendien goede afspraken over tussentijdse meetmomenten, tijdsplanning en de kosten.
Hoe krijgt u het beste advies?
Wilt u meer weten over de kwaliteit van adviseurs, hoe u de beste krijgt, maar ook waarop opdrachtgevers sturen bij de selectie? Antwoord op dergelijke vragen krijgt u tijdens het gratis MT-seminar De Kwaliteit van Advies dat op 16 november 2010 plaatsvindt. Tijd: 16.00 uur, lokatie: RSM Rotterdam.
Adviseurs en opdrachtgevers gaan met elkaar in debat over de zin en onzin van advies. Sprekers zijn onder meer Theo Camps, bestuursvoorzitter Berenschot, prof. dr. Slawek Magal, dr. Arend Ardon (Holland Consulting Group) en Bart Straatman, lid van het college van bestuur van de Erasmus universiteit.
