E-mail? Volgens Kim Spinder zijn er betere manieren om plezierig samen te werken. 'Managers moeten het goede voorbeeld geven.'
Nooit meer e-mailen. Het is niet alleen mogelijk, maar ook wenselijk, schrijft Kim Spinder in het onlangs verschenen boek We quit mail. Er zijn volgens haar veel betere manieren om effectief en plezierig samen te werken. Drie vragen aan de organisatieadviseur.
MT: Wat is er mis met e-mail?
Spinder: 'Ik ben niet tegen e-mail, maar er wordt teveel mail verstuurd. Zelfs tussen collega’s die met elkaar in een ruimte zitten. Ik was zelf zo’n 2 en 3 uur per dag bezig met mails versturen en verwerken. Aan het einde van de dag had ik steeds vaker het gevoel dat ik mijn eigenlijke werk niet had gedaan. Volgens Harvard Business Review spenderen medewerkers zo’n halve werkdag aan e-mail. Ik hoor steeds vaker van organisaties dat er per maand zo’n 1 miljoen e-mails rondgaan. Dat doen we elkaar dus allemaal aan. Het is echt een verslaving. We denken er gewoon niet over na hoe vaak we onze mail checken en hoeveel stress dat oplevert. Soms duurt het 60 mails voordat eindelijk ergens een besluit over wordt genomen. Als ik iets met iemand heb afgesproken, wordt vaak gevraagd om het alsnog even op de mail te zetten. Dan denk ik: we hebben het toch net afgesproken? Toen ik zelf stopte met e-mailen was dat behoorlijk spannend, maar bleek het mij niet alleen meer tijd, maar ook betere en leukere samenwerkingen op te leveren. Door minder te e-mailen, verandert je hele manier van werken.'
Hoe dan?
'Een e-mail sturen is tegenwoordig vooral een manier om informatie te verplaatsen zonder dat het werk wordt gedaan. Om samen te kunnen werken, moet je met elkaar communiceren. Een e-mail is niet meer dan een brief. Ik hoor van veel mensen die minder mailen dat ze veel meer gesprekken hebben. Voor effectieve samenwerking zijn sociale media-platforms als Yammer ook meer geschikt, omdat hier de kennis wordt gedeeld en je kunt zien wie wat wanneer doet. Het is ook minder hiërarchisch, in een e-mailcultuur heeft vaak alleen de leidinggevende alle informatie.'
Wat kunnen managers doen?
‘Managers moeten het goede voorbeeld geven. Als zij ’s avonds laat of in het weekend e-mails versturen en verwachten dat medewerkers die gelezen hebben, voeren ze vooral de druk op. Uit onderzoek blijkt dat wanneer 5 managers hun e-mailgebruik halveren, dat per medewerker een tijdswinst van 26 minuten per dag oplevert. Voor managers is het goed om het bespreekbaar te maken en de discussie aan te gaan. Kijk eens hoeveel mails er worden verstuurd en of dat niet anders en vooral beter kan.’
