Delegeren levert je veel voordeel op. Mits je het goed aanpakt. Met de checklist effectief delegeren win je veel tijd en geld.
Vind je het lastig om te delegeren, kijk dan eerst eens wat daarvan bij jou de oorzaak is. Hoewel het lastig kan zijn om werk te delegeren, levert het heel veel winst op. Mits je goed delegeert. Wat levert goed delegeren precies op?
- Tijd: Duidelijke zaak, toch? Wat je zelf niet hoeft te doen, bespaart jou de tijd die het je anders zou kosten.
- Geld: Als je werkt vanuit het principe ‘de juiste man/vrouw doet de juiste klus met het juiste salaris’ dan kun je werk goedkoper uitvoeren. Bovendien kun je letterlijk meer werk aannemen.
- Doorgroeimogelijkheden: Dit geldt zowel voor degene die delegeert als voor degene die het gedelegeerde werk aanneemt.
- Motivatie: Klussen die jij vervelend, lastig e.d. vindt, kunnen ervoor zorgen dat jij niet meer gemotiveerd bent te doen wat je moet doen. Als je deze klussen kunt delegeren aan mensen die daar wél motivatie uit halen, is iedereen blij.
Checklist effectief delegeren
Delegeren is niet zomaar werkzaamheden over de schutting gooien. Er zijn meerdere factoren die het delegeren al dan niet effectief maken. Gebruik onderstaande lijst als een checklist om te kijken óf het effectief is om een klus te delegeren. En zo ja, hoe je dat dan het beste aan kunt pakken. De checklist:
Wie
- Zorg dat de juiste persoon de klus krijgt.
- Check of die persoon de kennis en de vaardigheden heeft om de klus te doen.
- Heeft die persoon ervaring in wat hij/zij moet doen?
- Vindt die persoon deze klus uitdagend en leuk om te doen?
- Is er voor die persoon eer aan te behalen om deze klus te doen?
Wat
- Bereid je voor voordat je de ander vraagt een klus te klaren.
- Benoem het gewenste resultaat.
- Is het gewenste resultaat SMART benoemd?
- Wat zijn de consequenties van wat er gedaan moet worden? Zijn de consequenties aanvaard?
Waar
- Is er een specifieke (werk)plek waar de klus gedaan moet worden? Zo ja, wat moet daarvoor worden georganiseerd?
Waarvoor
- Zijn de specificaties benoemd die met name van belang zijn? Deze specificaties en de context zorgen ervoor dat degene die de klus moet doen met je mee kan denken.
- Is de context helder waarin hij/zij de klus doet?
Wanneer
- Spreek af wanneer en hoe vaak je tussentijds afstemt over de voortgang.
- Meld de begindatum van dat wat gedaan moet worden. Immers, niet alles moet gelijk worden opgepakt.
- Stel samen de einddatum vast.
- Check of de planning realistisch is. Onrealistische planningen worden vaak gemaakt door mensen die de klus niet serieus nemen óf de klus niet serieus kúnnen nemen omdat de omgeving het niet doet.
- Zorg dat degene de klus in z’n agenda inplant.
Let op: Klussen zonder begin- en einddatum komen altijd in het nauw. De praktijk leert dat deze klussen altijd op het laatst worden afgeleverd. Dit levert stress én kwaliteitsverlies op. Klussen die altijd met ‘z.s.m. klaar’ worden gedelegeerd, komen (on)bewust op de stapel ‘voorkeur en afkeur’. Dit betekent dat mensen vanuit voor- en afkeur gaan kiezen wat ze gaan doen.
Hoe
- Wees duidelijk of iemand de vrijheid heeft om zelf te bepalen hoe de klus geklaard moet worden.
- Geef iemand zoveel mogelijk de vrije hand. Dit bevordert de zelfstandigheid en zelfsturing. Ook bevordert het de motivatie.
- Als je iemand inzet omdat het zijn/haar talent is, gebruik dat talent dan maximaal.
- Stimuleer degene door met actieplannen te werken. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen steeds met hetzelfde bezig zijn.
Hoeveel
- Hoeveel tijd kost de klus die geklaard moet worden? Is datgene wat je gepland hebt een goede besteding van de beschikbare tijd? Is het realistisch gepland?
- Hoeveel geld kost de klus? Is datgene wat je gepland hebt een goede besteding van het beschikbare geld?
- Hoeveel mensen en middelen heb je nodig? Is datgene wat je gepland hebt een goede besteding van mens en middelen?
Over de auteur:
Jaldhara Groeneveld is eigenaar van trainingsbedrijf WIARDA
Eerdere bijdragen van Jaldhara Groeneveld:
- Een open bedrijfscultuur met ruimte voor fouten
- Doorbreek de productiviteitscirkel niet
- Het actie-consequentiemodel
