De belastingcontroleur die de Free Record Shop eerder deze week bezocht, deed dat niet om een cd’tje te kopen. En hoewel de directie van de dvd/game-outlets zegt dat het slechts om ‘een lastige periode’ gaat, is zo’n bezoekje van de blauwe enveloppeninspecteur nooit echt leuk.
Wanneer belastingcontrole?
De kans dat de belastinginspecteur morgen bij jou op de stoep staat, is niet heel groot. Bovendien is er lang niet altijd iets aan de hand als de inspecteur op de stoep staat. Als je te goeder trouw handelt en de Belastingdienst niet probeert te beduvelen, hoef je nergens bang voor te zijn. Er zijn verschillende redenen waarom een belastinginspecteur een bezoekje brengt aan jouw bedrijf. Ondernemerinbusiness.nl zet ze voor je op een rij:
- Startersbezoek: controle bij een startend bedrijf waarbij de nadruk ligt op het geven van tips en trucs hoe je jouw administratie het beste inricht volgens de Belastingdienst
- Bedrijfsbezoek: inspecteur wil inzicht krijgen in de wijze waarop jij je administratie beheert. Er hoeft geen specifieke aanleiding voor te zijn
- Waarneming ter plaatse: controle van de administratie én het observeren van een ‘gewone’ werkdag. Hoeveel en welke werknemers en klanten zijn er en wat gebeurt er nog meer qua bedrijfsvoering op zo’n dag.
- Boekonderzoek: vaak naar aanleiding van verdachte ingediende aangiften, onderzoek bij derden of een klikbrief. Er wordt dus specifiek gezocht naar fouten en onregelmatigheden in de administratie
- Onderzoek naar zakenpartner of leverancier: jij bent niet de reden van het onderzoek, maar ze hebben jouw administratie nodig om de verdachte aangiften en administratie van een zakenpartner of leverancier te controleren
Controle voorbereiden
Stel de belastinginspecteur belt op dat hij eerdaags een bezoek aan je bedrijf komt brengen. Iedere ondernemer is verplicht hieraan mee te werken, dus dan kun je maar beter jezelf van je beste kant laten zien. Hoe doe je dat? Wat moet je regelen en klaarleggen? Een korte checklist.
1. Reserveer een ruimte
Zorg dat de inspecteur snel en geconcentreerd te werk kan gaan. Dat gaat het beste door een ruimte voor hem beschikbaar te stellen. Hij wordt dan niet afgeleid en hoeft ook niet het hele kantoor door te gaan op zoek naar alle benodigde informatie. Denk bijvoorbeeld aan een vergaderruimte of het hok van de collega die op vakantie is. Bij voorkeur een ruimte die op slot kan zodat je de administratie vooraf klaar kunt leggen, maar nieuwsgierige werknemers deze informatie niet zomaar kunnen inkijken.
2. Administratie samenrapen
In de meeste gevallen geeft de inspecteur vooraf aan wat hij allemaal wil inzien. Zorg dat al die informatie goedgeordend klaarligt en dat het weinig uitleg behoeft waar wat te vinden is. Leg alles wat de inspecteur zeker nodig heeft centraal neer, en de rest van de administratie goedgeordend binnen handbereik. Wellicht blijkt de inspecteur tijdens de controle namelijk ook de rest van de administratie nodig te hebben. Denk onder andere aan de salarisadministratie en personeelsdossiers.
3. Bewaarplicht controleren
Controleer ook of je wel goed aan de bewaarplicht voldoet. Juist die oudere gegevens heeft de controleur waarschijnlijk nodig. En hoewel je weet dat je die berekeningen voor de btw-aangifte ergens hebt opgeslagen – omdat het moest – is het de vraag of je ze zo op verzoek tevoorschijn kunt toveren. Zoek dus ook dit van tevoren goed uit en leg het klaar.
4. Werkt het kopieerapparaat?
Belastinginspecteurs mogen overal kopieën van maken. Dat zullen ze hoogstwaarschijnlijk ook willen doen. Daarvoor moet je een kopieerapparaat ter beschikking stellen. Controleer van tevoren of het apparaat nog werkt en dat de administratie zodanig klaarligt dat kopieën maken ook makkelijk gaat.
5. Informeer werknemers
Heb je werknemers in dienst? Vergeet hen dan vooral niet vooraf op de hoogte te stellen dat er binnenkort een controleur op de stoep staat. Niet alleen om te voorkomen dat werknemers onverwacht met vragen worden geconfronteerd, maar vooral ook zodat iedereen braaf zijn identiteitsbewijs bij zich heeft.
6. Overleg met de boekhouder of accountant
Zijn er nog dingen die relevant kunnen zijn voor het onderzoek? Waarschijnlijk heeft jouw boekhouder of accountant daar meer zicht op. Vertel hem dat er een controle aan zit te komen en dat je graag wilt weten of er nog dingen zijn die je beter vooraf kunt melden. Wellicht is het ook handig om de financieel adviseur te vragen of hij bij het inleidend gesprek met de controleur aanwezig wil zijn.
7. Controleer de controleur
Vraag de controleur bij binnenkomst om zichzelf te identificeren. Het zit waarschijnlijk goed, maar er bestaat een minieme kans dat het toch de concurrent is die een dekmantel gebruikt om een gronding in jouw cijfers te duiken. De inspecteur is het gewend om zichzelf te identificeren en zal daar dan geen enkel probleem mee hebben.
Meer lezen over belastingcontroles en tips om een belastingcontrole voor te bereiden? Lees de tips op ondernemerinbusiness.nl, de zustersite van Sprout met praktische informatie voor ondernemers.
