Een wanbetaler kan je bedrijf flink in de problemen brengen. Teveel wanbetalers zorgt er immers voor dat jij de rekeningen ook niet meer kunt voldoen. Natuurlijk is de macht die je hebt om je geld binnen te krijgen, beperkt. Maar achteroverleunen helpt je in ieder geval helemaal niet verder. Een paar tips in de categorie voorkomen is beter dan genezen:
1. Begin met een duidelijke factuur
Zorg dat de factuur volledig en duidelijk is. Dat klinkt logisch, maar toch gaat het nog wel eens mis. Op het moment dat er onenigheid of onduidelijkheid over de factuur bestaat, laat de klant de rekening al gauw liggen en betaalt niet totdat het helemaal opgelost is. Controleer daarom vooraf of de factuur correct is. Denk hierbij aan:
- De juiste producten en diensten (ook qua daadwerkelijk aantal geleverd en de eventueel bijbehorende data)
- Het juiste bedrag (in- en exclusief btw)
- De datum waarop het bedrag moet zijn overgemaakt
- De correcte adresgegevens van beide partijen
2. Kies voor een strak debiteurenbeleid
Ben je laks met het versturen van rekeningen en aanmaningen? Dan creëer je geen urgentie bij de klant om de rekening te betalen. Pas twee maanden na levering een factuur sturen, zorgt dat je bij menig klant onderaan de prioriteitenlijst belandt. Lever je vooral aan bedrijven? Dan heb je ook nog de pech dat veel ondernemingen pas 30 dagen na factuurdatum de rekening voldoen. Dat betekent dat je veel langer dan nodig – en gewenst – op je geld moet wachten. Kortom, hoe strakker jouw debiteurenbeleid, hoe sneller jij je geld krijgt.
Overigens kun je bij een faillissement ook persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als blijkt dat je niet tot nauwelijks achter wanbetalers bent aangegaan.
3. Onderneem actie bij eerste tekenen
Heb je het vermoeden dat de klant wellicht financiële problemen heeft of om een andere reden de factuur niet gaat betalen? Onderneem dan gelijk actie. Dat hoeft niet ten koste te gaan van de relatie met de klant, maar je beperkt er wel jouw financiële risico’s mee. Afhankelijk van de situatie kun je bijvoorbeeld kiezen om beperkt te leveren of een eigendomsvoorbehoud op te stellen of voorrang te bedingen bij een eventueel faillissement
4. Controleer de kredietwaardigheid
Hoe vaak controleer jij de kredietwaardigheid van je klanten? En hoe vaak doe je dat bij – inmiddels – trouwe klanten? Het is slim om – zeker bij klanten die vaak grote orders afnemen – niet alleen voor de eerste afname de kredietwaardigheid te controleren, maar ook gedurende de jaren geregeld te controleren of ze nog wel financieel gezond zijn. De situatie kan immers tussendoor altijd veranderen en dan kun je er maar beter zo vroeg mogelijk van op de hoogte zijn om de juiste voorzorgsmaatregelen te nemen.
5. Motiveer vooruitbetaling
De ultieme tip om wanbetalers te voorkomen is natuurlijk door de klant vooruit te laten betalen. Daarbij leg je wel het risico bij de klant, die er immers maar op moet vertrouwen dat jij je wel aan de leveringsafspraken houdt en niet tussentijds failliet gaat. Is het in jouw vakgebied niet gangbaar om vooruit te betalen? Motiveer het dan door bijvoorbeeld korting te geven aan klanten die (deels) vooruitbetalen of direct afrekenen bij levering.
6. Bonustip: vraag de btw terug
Is het kwaad al geschied en betaalt de klant de rekening niet meer? Bijvoorbeeld omdat het bedrijf failliet is verklaard? Dan mag je de omzetbelasting terugvorderen die je over deze factuur al aan de Belastingdienst betaald hebt. Let wel, je moet kunnen aantonen dat de factuur echt oninbaar is en de aanvraag tijdig én schriftelijk bij de Belastingdienst indienen.
Meer tips voor een goed debiteurenbeheer? Alles over dit thema vind je op Ondernemer in Business, de praktische zustersite van Sprout.
