Een outsourcepartner kiezen kan moeilijk zijn. Bedrijven zijn ver weg en de culturele gewoontes zijn anders. Podiumauteur Hugo Messer maakt de keuze voor een outsourcepartner makkelijker met deze 5 stappen.
1. Vraag u eerst af waarom u wilt offshoren?
Vormen van outsourcen
Er zijn twee vormen van outsourcen:
Nearshore: denk hierbij aan landen in Oost-Europa
Offshore: overzeese landen als India en China.Ziet u offshoring als een kostenbesparende oplossing voor een aantal van uw projecten? Of ziet u het als een lange termijn oplossing zodat uw bedrijf kan groeien? Als u een aantal projecten heeft die u goedkoop wilt uitvoeren, kunt u misschien een leverancier vinden via een website als elance of ordesk. Als u meer aan de lange termijn denkt, is het logischer om direct op zoek te gaan naar een bedrijf dat goed bij u past.
2. Hoe wilt u gaan werken: projecten outsourcen of mensen inhuren?
De meeste mensen die met outsourcing beginnen gaan uit van modellen op basis van een vaste prijs. Ze denken dat ze hierdoor het risico van uitstel of extra tijd overdragen aan hun partner. Maar in de meeste gevallen is dit niet zo. Het nadeel is dat u veel tijd kwijt bent aan de specificatiefase en er zal veel gediscussieerd worden over schattingen en extra tijd die besteed moet worden.
Het alternatief is mensen inhuren op basis van een maandelijks bedrag of nacalculatie. Het voordeel hiervan is dat u bepaalt wie er aan uw project werkt en hoe zij werken. Het nadeel is dat u elk uur betaalt (wat vaak ook het geval is bij vaste prijsmodellen ook al lijkt dit niet zo).
Leverancier kiezen
Als u weet welk model bij u past kunt u de leveranciers selecteren op basis van dat model. Als u dit niet weet, raad ik u aan twee of drie leveranciers te contacteren voor een (skype)meeting en daar te luisteren naar hun verhaal en de voor- en nadelen van hun model. Mijn ervaring leert dat de beste lange termijnresultaten gerealiseerd worden door te werken op een mensen-georiënteerd model. U kunt hierdoor de juiste mensen zelf uitkiezen en direct met hen communiceren (als een leverancier dit niet toestaat heeft u misschien ook andere screeningcriteria).
U moet uw eigen team hebben dat zich erop toelegt om uw bedrijf en project succesvol te maken. Als u ervoor kiest om een leverancier in te huren die u zelf uw mensen laat kiezen, kunt u deze vragen of er een aantal kandidaten voor een sollicitatiegesprek kunnen komen. U kunt dit met een aantal verschillende leveranciers regelen en degene die u de juiste mensen biedt is de juiste leverancier voor u.
3. Hoe wilt u gaan communiceren?
Veel bedrijven werken met (varianten van) agile en scrum in hun softwareontwikkelingsproces. Als u zo'n proces heeft, zult u een standaard manier van communiceren hebben met uw klanten, projectmanagers en programmeurs. U kunt dit communicatieproces uittekenen en zoeken naar een leverancier die hierbij past. Vraag de leverancier wat zijn communicatieproces is en kijk of dit bij uw visie past en bij uw communicatiewijze.
Mijn ervaring leert dat communicatie (samen met het kiezen van de juiste mensen) het succes van outsourcing bepaalt. Zonder in detail te treden is de basis voor communicatie dagelijks contact hebben met het outsourceteam en wekelijkse meetings organiseren over het project waarin u bespreekt of het project en de communicatie goed verlopen en wat er verbeterd kan worden. Als een leverancier geen communicatiestructuur heeft op basis van een dagelijks/wekelijks ritme zou ik hem van de lijst halen.
4. In zee gaan met een lokaal bedrijf of niet?
U kunt google gebruiken om te zoeken naar bedrijven over de hele wereld of u kunt gericht zoeken naar een specifieke technologie of land. U kunt ook een bedrijf inhuren dat lokaal aanzien heeft in uw land. Er zijn veel bedrijven uit India en Oost-Europa die kantoren in West-Europa hebben geopend. Er zijn ook bedrijven die van origine uit uw land komen en offshore en nearshore kantoren hebben geopend. Het voordeel van een lokaal bedrijf is dat zij ervaring hebben met de cultuurverschillen, communicatie op afstand en met offshore projectmanagement. Zij hebben alle valkuilen van offshoring al gehad en kunnen u helpen deze te omzeilen.
Eigen ervaring
Mijn persoonlijke ervaringen. Toen ik mijn bedrijf begon had ik geen contacten en geen ervaring. Ik zoch in eerste instantie naar leveranciers die mij konden helpen mijn global IT staffing bedrijf op te zetten. Ik heb heel veelt tijd besteed aan het zoeken naar en werken met nearshore en offshore leveranciers. Ik ontdekte echter dat je geen invloed hebt op wat ze doen en met wie ze samenwerken. Na twee jaar besloot ik mijn eigen kantoren op te zetten. Ik werk nog steeds samen met een aantal leveranciers, maar dat zijn drie of vier van de dertig of veertig waar ik nu mee werk.
5. Kies een land of locatie
In elk land zitten goede en slechte leveranciers (en mensen). En elk land heeft haar eigen voor- en nadelen. Ik denk dat de bovenstaande criteria veruit het belangrijkst zijn bij het kiezen van een leverancier. Als u een soortgelijke visie heeeft als de leverancier zal het zeker goed klikken. In welk land hij zich bevindt, maakt dan niet uit.
Extra zoekcriteria
De eerste drie criteria bepalen uw succes. De vierde heeft wat extra invloed. Bent u er na bovenstaande stappen nog niet uit met welke outsourcepartner u in zee moet gaan? Wellicht helpen deze extra criteria u verder:
- Hoe (snel) reageert de leverancier op uw informatieaanvraag?
- Praat met een aantal referenties
- Controleer stabiliteit en prestaties
- Review een aantal voorbeeldprojecten of casestudies
- Skype met de belangrijkste offshoreteamleden
- Heb ik een goed gevoel over de accountmanager/het bedrijf?
- Prijzen
- Regel eerst een proefproject of proefperiode
Eerdere bijdragen:
- De rol van empathie in offshoring
-
Zorgt outsourcing echt voor banenverlies?
- Waarom outsourcing zo'n slecht imago heeft
Over de auteur:
Dit podiumartikel is geschreven door Hugo Messer, eigenaar van Bridge Outsourcing BV
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
