Kenniswerkers worden vrijwel continu afgeleid van hun werk en dat is grotendeels terug te voeren op een gebrek aan begrip over hoe het menselijk brein functioneert, stelt kantoorinrichter Steelcase. Het bedrijf deed onderzoek naar het gedrag van kenniswerkers en de manier waarop werk verandert.
Iemand die in een open kantoor aan een taak werkt die concentratie vereist, wordt gemiddeld om de elf minuten onderbroken of afgeleid. Behalve dat directe tijdverlies kost het de nodige tijd om weer terug te keren in de taak waar je mee bezig bent.
En dat terwijl onze hersenen dagelijks 20 procent van onze lichaamsenergie opeisen en een beperkte energiecapaciteit hebben. Daardoor is het fysiek onmogelijk om acht uur achter elkaar volledig gefocust te zijn, met maximale productiviteit en de best mogelijke output.
“We streven ernaar om effectiever te worden, maar hoe harder we het proberen, hoe vermoeider ons hersenen lijken te geraken”, aldus Steelcase. Een gebrek aan concentratie en focus hangt volgens de onderzoekers samen met weinig begrip van wat “aandacht” is, waarvoor het dient en hoe mensen hun aandachtcurve kunnen reguleren. Daarnaast zijn er vaak weinig werkplekken die aansluiten bij hun gemoedstoestand en de manier waarop het menselijk brein functioneert.
Ritme
De aandachtscurve van ons brein kent gedurende de dag een natuurlijk ritme, met pieken en dalen. Als we ons daar beter van bewust zijn, stelt Steelcase, kunnen we ons gedrag daarop sturen. Zo leidt multitasking alleen maar tot minder productiviteit en slechtere resultaten. Mindfullnesstrainingen kunnen helpen bij het bereiken van een betere en langere focus. Ook het fysieke kantoor kan een rol spelen
Een goede werkomgeving omvat volgens de kantoorinrichter werkplekken voor concentratie, ontspanning, samenwerking, inspiratie en rust.
De onderzoekers formuleren drie breinmodi. Als het lukt om dagelijks regelmatig af te wisselen tussen die omstandigheden kun je je aandachtspanne door de dag heen beter reguleren.
1. Focus
Om opperste concentratie te bereiken moeten externe afleidingen en interne gedachten die spontaan opduiken, worden geminimaliseerd. Iedere keer dat we worden afgeleid, verbruiken we immers een stukje van onze eindige hersencapaciteit en geven we het limbische systeem de kans om onze concentratie te ondermijnen.
Het limbische systeem is het gedeelte van de hersenen dat onder andere zorgt dat we snel reageren op waarnemingen uit onze onmiddellijke omgeving, als onderdeel van ons overlevingsmechanisme. Vandaar dat we bijna automatisch opkijken als er bijvoorbeeld iemand langs loopt of als de telefoon naast ons begint te rinkelen. In de open kantoren van tegenwoordig kan dat tot veel concentratieverlies leiden.
Volgens Steelcase scoren ‘je kunnen concentreren op het werk’ en ‘werken in teamverband zonder onderbroken te worden’ lager dan andere werkplekgerelateerde criteria. In Nederland liggen de scores met respectievelijk 34 en 42 procent rond het gemiddelde. Iedere werkomgeving zou wat Steelcase betreft moeten voorzien van plekken waar mensen ongestoord kunnen werken, individueel en in teamverband, en waar er tenminste geen afleiding van buitenaf is.
2. Dagdromen en inspiratie
Het is belangrijk om te onderkennen dat afleiding niet altijd negatief is, omdat het onze hersenen ook de kans geeft om tot rust te komen en te ontspannen. Hoewel dagdromen in de zakelijke wereld over het algemeen een negatieve bijklank heeft, heeft het dus wel degelijk een functie. Informeel contact met collega’s, koffie- en lunchruimtes en plekken om even uit te rusten, helpen kenniswerkers die cognitief onder druk staan te relaxen en nieuwe inspiratie te vinden.
3. Beweging
Beweging verhoogt het zuurstofgehalte in de hersenen en stimuleert op die manier de werking van het brein. Uit onderzoek blijkt dat mensen die aan een loopbureau werken, vragen 35 procent beter beantwoorden dan mensen die aan een normaal bureau zitten. Steelcase pleit daarom voor toegankelijke ruimtes die mensen stimuleren om gedurende de dag regelmatig te bewegen.
