Tijdens vakantieperioden is het iedere keer weer puzzelen om alle afdelingen voldoende bemand te krijgen. Rond de kerstdagen en oud & nieuw is het vaak extra lastig om personeel op kantoor te krijgen, mede doordat werknemers dan hun vakantiedagen moeten of willen opmaken. Maak daarom tijdig een vakantieplanning zodat alle medewerkers weten waar ze aan toe zijn en eventueel nog begin deze maand hun resterende vakantiedagen kunnen opmaken.
1. Minimale bezetting
Hoeveel werknemers heb je nodig om alle noodzakelijke werkzaamheden en spoedgevallen afgehandeld te krijgen? Dat is de minimale bezettingsgraad. Kijk hierbij ook naar de goede verdeling tussen functies en afdelingen. Vier man op de receptie en niemand op sales is waarschijnlijk niet heel praktisch.
2. Vakantieaanvragen inventariseren
Welke werknemers willen überhaupt vrij rond de vakantiedagen? Sommige medewerkers vinden het juist heerlijk om in die rustige periode door te werken of hebben graag een goed excuus om aan de familieverplichtingen te ontkomen. Inventariseer daarom eerst eens alle vakantieaanvragen. Stel een deadline waarop alle aanvragen binnen moeten zijn. Als je alles hebt ontvangen, deel je de aanvragen in op functies en afdelingen.
3. Maak de vakantieplanning
Vakantieaanvraag weigeren
Bij wet is bepaald dat je een vakantieaanvraag niet zomaar mag weigeren. Ten eerste gebeurt een afwijzing altijd schriftelijk – binnen de cao afgesproken tijd. Daarnaast moet er sprake zijn van een goede dringende reden én moet je een waardig alternatief aanbieden waarop de werknemer zijn vakantiedagen alsnog kan opmaken.
Kortom, ga zo snel mogelijk het gesprek aan met de werknemers wiens vakantieaanvraag je niet hebt gehonoreerd. Aan de hand van de vakantieaanvragen en de wensen van werknemers, vul je het basisrooster in dat je gemaakt hebt in de eerste stap. Daarmee maak je direct inzichtelijk waar de knelpunten zijn. Op welke dagen zijn er minder werknemers dan minimaal vereist is? Kijk ook even of je op sommige dagen kampt met overbezetting en vraag jezelf af in hoeverre dat een probleem is. Immers, misschien kun je daardoor achterstallige werkzaamheden eindelijk wegwerken.
4. Vakantieplanning kloppend maken
Zeker voor de dagen dat er te weinig personeel aanwezig is, moet een oplossing gevonden worden. En dat betekent keuzes maken en mensen teleurstellen. Er zijn verschillende manieren om die zogenoemde knelpunten op te lossen:
- In het kader van zelfroosteren kun je werknemers het zelf laten oplossen en onderhandelen binnen een bepaald tijdsbestek. Pas als ze er dan nog niet uit zijn, hak jij de knoop door.
- Bepaal zelf wiens vakantieaanvraag wel en niet gehonoreerd wordt. Dan kun je doen aan de hand van cao-afspraken of bijvoorbeeld door de eerste keus van vrije dagen te laten rouleren. Wie vorig jaar vrij had met kerst, moet dan dit jaar wel werken.
- Parttimers of extern personeel inzetten is ook een optie. Sommige parttimers vinden het geen probleem om rond de feestdagen tijdelijk extra te werken in ruil voor extra vakantiedagen buiten de kerstperiode om. Wellicht los je daarmee de knelpunten op zonder werknemers teleur te moeten stellen. Eventueel kun je ook nog extern personeel inhuren, maar dat betekent uiteraard wel dat je je portemonnee moet trekken.
Meer weten over personeelsplanning, vakantieplanning en werkrooster? Bekijk de volledige stappenplannen hiervoor op Ondernemer in Business, een site met praktische informatie voor ondernemers.
