“Ondernemers maken veel onnodige kosten met een kantoor”, stelt De Bruin. Hij heeft altijd bewust bezuinigd op extra energie-uitgaven, werkplekken, aansluitingen op internet, lunch-, reis- en parkeerkosten, een huur- of aankoopprijs, plus de verschillende verzekeringen voor je inventaris. “Toen ik Startpagina en mijnWinkel.nl startte, dacht ik ook na over een pand. Ik kende mensen in mijn branche die met een investering of lening meteen auto’s en een kantoor regelden. Totaal onnodig. Ik ben blij als ik me bedenk hoeveel ik daarmee bespaard heb.”
Serie
Dit is het derde deel uit een serie over het kantoorloze bedrijf. Er is al veel gesproken over onderwerpen als het nieuwe werken/ mobiel werken. Aan flexplekken geen gebrek, maar wat betekent het om alle balast van je af te schudden en geen kantoor meer te hebben. Is dat eigenlijk wel mogelijk? Deze weken zal Sprout ingaan op die vraag.
Meer autonomie, meer prestaties
Zonder kantoor bespaar je volgens De Bruin niet alleen geld, je verdient ook extra. Een van de belangrijkste lange termijn-processen binnen je bedrijf, namelijk de teamprestaties, zou er door verbeteren. “Bij mij zijn werknemers freelancers, nooit mensen in loondienst. Ik reken hen altijd af op hun prestaties, waardoor de motivatie groter is. Kantoorloze medewerkers zijn eerder tevreden met tijdelijke contracten, omdat ze er ook veel voor terugkrijgen. Ze hebben veel autonomie, niet alleen als het gaat om het inplannen en inrichten van hun werk.”
De Bruin, met mijnWinkel.nl marktleider in online webshops, besteedt geen tijd aan beoordelingsgesprekken. “Niet nodig, omdat onze werkwijze mensen autodidactisch maakt. Door de autonomie van werknemers trekken ze zelf lessen uit hun werk, en komen ze met oplossingen. Natuurlijk evalueer ik de prestaties, en bespreken we samen hoe het met de resultaten gaat, maar ze weten zelf al heel goed hoe dingen beter kunnen en moeten.”
In presentaties noemt hij zijn bedrijfscultuur ook wel de piranha-economie. “Piranha’s zijn hele autonome dieren, die zelf bepalen welke kant ze op willen gaan. Als het hen niet bevalt, sluiten ze zich zo weer aan bij een andere groep. Zo gaat het ook steeds meer in de bedrijfswereld. In mijn ideaalscenario heeft elk mens op aarde een inschrijving bij de Kamer van Koophandel, en is hij eigen baas. Er bestaan ook geen grenzen meer: ik kan zo een Argentijn inhuren.” Steeds meer lege kantoorruimtes
Het is al een feit dat ondernemingen steeds minder kantoorruimte willen benutten, zo toont onderzoek van het ING Economisch Bureau vorig jaar. ‘Het Nieuwe Werken’ zou hier, naast de vergrijzing, de grootste oorzaak van zijn. De vraag is alleen hoe snel de afname plaats zal vinden. In een scenario-analyse gaat de bank uit van een leegstand van vijftig procent van de huidige kantoorruimte in 2030. Nu staat 14 procent van de totale kantoorruimte leeg.
Oeps, ik heb nog een kantoor! Wat nu?
Wie nog over een bedrijfspand beschikt, en deze niet huurt, zit daar door de vastgeroeste vastgoedmarkt vaak enige tijd aan vast. Verkoop van je kantoor is een helse opdracht deze dagen, zeker nu je moet wedijveren met vastgoedondernemingen die meer en meer met lege kantoorflats kampen. Niet voor niets moeten eigenaren van kantoren in Amsterdam die langer dan zes maanden leegstaan, dat sinds kort melden bij de plaatselijke gemeente. Met die ingreep wil A’dam, waar inmiddels 17 procent van de kantoren leeg staat, het probleem tegengaan door de ruimtes onder meer om te vormen tot hotels of flexwerkruimtes.
Als verkopen niet kan, wat dan?
Dan kun je nog altijd proberen om je vaste lasten teniet te doen door iets terug te verdienen aan je kantoor. Zoals het verhuren van je kantoorruimte aan een ander bedrijf. Maar leer ook wat van de gemeente Amsterdam: ook jij kunt je ruimte veranderen in een plek waar flexwerkers komen. Dat kan je onder meer doen door zelf op zoek te gaan naar flexwerkers, via je netwerk of door middel van oproepen binnen een krant of je Twitter- en Facebookprofiel.
“In het aantrekken van flexwerkers gaat veel tijd en werk zitten”, meent Caroline de Jager, een vastgoedexpert die recentelijk een oud Heerlens muziekgebouw tot een nest voor creatieve zzp’ers heeft omgetoverd. “Je moet ter plekke events organiseren, zoals Twitterborrels en open coffees, om mensen voor het concept te interesseren. Je bent niet de enige die een flexplek aanbiedt. Eenmaal van start, moet je ervoor zorgen dat het flexwerkers niet aan consumptie zoals koffie ontbreekt. Ook blijf je er zelf voor verantwoordelijk dat het gebouw schoon is en uit goed onderhouden meubilair bestaat.”
Wie als ondernemer geen tijd heeft om flexwerkers te vinden en aan hen een verzorgde ruimte te faciliteren, heeft alternatieven. Er zijn in Nederland 48 zogenaamde leegstandsbeheerders, waarvan enkelen van een keurmerk zijn voorzien, die voor jou een nieuwe bestemming voor je lege kantoor proberen te vinden. De ondernemer die op een centrale plek gevestigd is, kan zijn kantoor bijvoorbeeld ook inzetten als etalageruimte voor adverteerders, of plaats maken voor een tijdelijke winkelruimte.
Caroline de Jager lanceerde onlangs een site, PopupSquare, die kantooreigenaren en oprichters van pop-up stores met elkaar in contact brengt. “Het loopt nog niet echt storm, maar ik geloof in de potentie van het concept. In drie maanden hebben al 285 pandjeszoekers al een oproep geplaatst, maar het aanbod blijft met twaalf vastgoedeigenaren nog erg achter. De markt gaat nog te conservatief met dit soort kansen om”, aldus de parttime onderneemster, die intussen ziet dat gemeenten en de grotere vastgoedhandelaren wel al veel van hun ruimtes aan pop-up retailers verhuren.
Alternatief: verhuur in de avond Kantoorruimte niet verkocht of verhuurd? Maar de kosten vallen wel zwaar? Dan is het ook een optie om je kantoor ‘s avonds te verhuren. Sander Veenendaal, eigenaar van reclame- en communicatiebureau Heldergroen, laat zien dat het kan. Zijn bedrijf liet een takelconstructie ontwikkelen, waarmee werknemers hun bureau met een druk op de knop op kunnen takelen. Zo geef je ‘s avonds je ruimte weg aan een yogaclub, een netwerkvereniging of een feestorganisatie. “Wij gebruiken het zelf niet als manier om extra geld te verdienen, maar als middel om ons merk te verrijken en mensen te leren kennen. Voor een relatief laag tarief kun je gebruik maken van onze ruimte, als je tenminste past bij ons imago. Het geld besteden we aan een goed doel. Maar je kunt het ook als verdienmodel gebruiken, mits je plafond hoog en sterk genoeg is.”
Je kantoor is verkocht. Klaar?
Nog niet. Wie zijn kantoor verkoopt, doet ook afstand van de wijze waarop zijn team tot dan toe communiceerde. Maar dat probleem kun je wel verhelpen. In feite moet je vier vormen van communicatie anders invullen; het delen van informatie, het overleggen/brainstormen, het maken van beslissingen en het contact met klanten. “Internet kan alles oplossen”, legt De Bruin nog maar eens uit. “Het delen van informatie doe je met dataservices in de cloud, zoals Amazon of Google Docs. Skype is te gebruiken voor meetings en brainstorms, via de chat-, de telefoon- of de videofunctie. Of je vergadert samen aan de keukentafel. Opdrachten en beslissingen kunnen via de mail, evenals het contact met een klant”, aldus de ondernemer, die het inschakelen van een telefooncentrale even achterwege laat.
Kan iedereen deze uitdaging zonder problemen aan? Nee, natuurlijk niet. Als ondernemer in de maakindustrie heb je nu eenmaal een fabriek nodig, terwijl de supermarktfranchiser ook niet aan een locatie kan ontkomen. Maar zelfs dan kan een bedrijf zich uitkleden, vindt De Bruin. “Grote bedrijven hebben naast een fabriek of verkooplocatie vaak nog overbodige kantoren in bezit. Denk aan al die marketeers, sales managers en mensen van de administratie. Dat zouden ze allemaal thuis of in een flexwerkplek kunnen doen.” Voor de laatste optie vormt de fabriek van NedCar nu een mooie locatie, vindt hij. “Want voor ondernemers zijn de daar ontslagen Limburgers, die maar moeilijk een nieuwe baan kunnen vinden, mogelijk een ideale en goedkope medewerker. Laat ze daar op afstand voor je werken.”
Een andere tegenstander is nog de tijdsgeest. Die bevindt zich nog in een transitiefase. “Jonge mensen vinden het heerlijk om zelfstandig te werken”, reageert De Bruin. “Waar ze op kantoor op de vingers gekeken worden, kunnen ze thuis rustig tussendoor het Elfstedentochtnieuws checken. Maar met name oudere mensen, type Jiskefet, kunnen er niet mee omgaan.” In de toekomst zullen die medewerkers steeds minder bestaan. De Bruin: “Tot die tijd neem je wel eens afscheid van een medewerker die het niet aankan. Is mij ook eens overkomen. Maar met een freelance overeenkomst is dat geen probleem.”
