Het welbekende GTD, Getting Things Done, bedacht door David Allen, heeft een broertje gekregen, namelijk Holacracy. Podiumauteur Martijn Scheijbeler legt uit wat Holocracy is en hoe het werkt.
Holacracy is een nieuwe methode die is bedacht door Brian Robertson. Waar Getting Things Done zich richt op individueel taskmanagement, richt Holacracy op effectiviteit binnen een organisatie. David Allen zélf past het ook toe in zijn organisatie.
Top-down en bottum-up
Brian Robertson bedacht de methode tijdens zijn carrière als piloot. Terwijl hij een vlucht maakte, merkte hij dat het lampje met ‘Low Voltage’ begon te branden. Alle andere functies gaven echter aan dat het vliegtuig koers bleef houden en geen hoogte verloor. Brian besloot het brandende lampje daarom te negeren. Deze beslissing heeft er bijna voor gezorgd dat het vliegtuig neerstortte.
Later realiseerde hij zich dat zich hetzelfde voordoet in organisaties. Het brandende lampje staat dan symbool voor de medewerker die voelt dat er iets foutgaat of anders zou moeten, maar wordt genegeerd door de leidinggevende of collega’s. Met soms ernstige gevolgen. Holacracy bouwt voort op het idee dat ieder mens anders is, met eigen kwaliteiten en ‘sensoren’ die benut kunnen worden. Holacracy is niet een top-down, maar zeker ook geen bottom-up methode. Het kan gezien worden als een combinatie van de twee, omdat het autoriteit niet als absolute waarde ziet, maar iedereen zijn eigen afgebakende autoriteit toekent, zodat iedereen in zijn of haar waarde kracht kan uitoefenen.
Twee soorten meetings
Holacracy legt de nadruk op het verbeteren van de processen om zo uiteindelijk de structuur van de organisatie te verbeteren en het ‘hogere doel’ van een bedrijf te bereiken. Maar hoe pas je Holacracy concreet toe? Holacracy is te verdelen in twee aandachtsgebieden die ervoor zorgen dat het doel van het bedrijf wordt behaald: governance en operations. Onder governance worden het bestuur en de structuren daarvan verstaan en onder operations de dagelijkse manier waarop werk wordt uitgevoerd.
Volgens Holacracy zijn er twee verschillende soorten meetings die daaraan bijdragen Governance Meetings en Operations Meetings:
- Governance Meetings zijn langere meetings, van een paar uur, met een team, waarin de rollen en taken die daarbij horen worden afgebakend en besproken. Vanuit Holacracy wordt aangeraden dit elke maand te doen. Dit lijkt veel, maar doordat helder wordt wie welke taak voor zijn of haar rekening neemt, wordt er meer tijd bespaard.
- Operations Meetings zijn korte meetings van maximaal een halfuur, vaak wekelijks, waarin de wekelijkse agendapunten kort worden besproken. Obstakels onderling worden hierin niet besproken, maar worden in de Governance Meetings besproken. Door zowel werk en taken als structuren zichtbaar te maken en te verhelderen voor iedereen, kan een ieder op en vanuit zijn specifieke vakgebied werk voltooien en een visie geven.
Hoe pas je Holacracy toe?
Praktische tips om Holocracy toe te passen:
- Maak een agenda voor elke meeting en houd je eraan. Voeg geen agendapunten op het laatste moment toe en houd wekelijke meetings van maximaal een half uur. Bespreek problemen onderling in een maandelijkse lange meeting waarin ieders rol wordt afgebakend met de bijbehorende taken.
- Focus op ‘next-actions’, dus dingen die binnen een dag of week moeten gebeuren, en analyseer niet alles overmatig, daar gaat vaak veel (verspilde) tijd verloren.
- Zorg dat iedereen transparant is en niets verbergt. Zo komen alle processen boven water en kan er snel worden bijgesprongen als deze processen niet goed lopen.
- Creëer expliciete roldefinities die betekenisvol zijn, zodat rollen duidelijk afgebakend zijn.
- Geef iedereen een stem, ook mensen die lager op de carrièreladder staan. Mogelijk hebben ook zij die verder van sommige projecten afstaan een goede creatieve oplossing.
- Houd bij alles wat je beslist het ‘hogere doel’, wat je echt wilt bereiken, in gedachten. Vaak vind je hierin vernieuwde energie.
- Structureer de organisatie steeds opnieuw weer, om de werkprocessen te verbeteren.
Bekijk de anderhalf uur durende introductiewebinar over Holacracy.
Over de auteur:
Dit podiumartikel is geschreven door Martijn Scheijbeler, werkzaam bij Springest.nl, een vergelijkingssite voor opleidingen, trainingen en cursussen waar onder andere GTD trainingen te vinden zijn.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder ‘activiteiten’ uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek ‘Het beste van MT Podium’.
