Wat moet u bijhouden?
Een administratie bestaat uit meer dan facturen, inkoopbonnen en bankafschriften alleen. Het gaat feitelijk om alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm. Denk daarbij aan tussentijds gemaakte controleberekeningen, financiële aantekeningen, contracten, agenda’s en correspondentie.
Urenadministratie
Voor een IB-ondernemer is het verstandig om daarnaast een administratie bij te houden van hoeveel uren u (en eventueel uw fiscale partner) aan de onderneming besteedt. De zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek zijn namelijk afhankelijk van het aantal bestede uren.
Bewaartermijn
U bent wettelijk verplicht de administratie 7 jaar te bewaren. Wat moet u bewaren? In principe alles, maar vooral:
- jaarrekeningen en accountantsverklaringen;
- inkoop- en verkoopfacturen;
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de loonadministratie.
Voor sommige zaken gelden afwijkende termijnen. Gegevens over onroerend goed moet u niet zeven, maar minimaal tien jaar bewaren. Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek van voorbelasting. En gegevens van personeelsleden moeten vanaf het moment van uitdiensttreding nog vijf jaar worden bewaard.
