Voor laptopgebruikers die hun gegevens ook onderweg bij de hand willen hebben, kunnen kopieën van bestanden op de laptop opgeslagen worden. Zo kan een kopie van Outlook inclusief alle e-maildata opgeslagen worden. Iedere keer als u verbinding maakt met bedrijfsnetwerk worden de data gesynchroniseerd. Laptops met Windows XP of Windows Vista kunnen ook kopieën van centrale directories en bestanden automatisch op de laptop opslaan. Ook deze worden weer gesynchroniseerd zodra de laptop op de computer wordt aangesloten. Dit heeft een groot nadeel: de bestanden bevinden zich op een computer buiten kantoor.
Apple-gebruikers hebben niets aan de bovengenoemde Microsoft Small Business Server. Hiervoor zijn alternatieven voorhanden, zoals Cisco’s Purenetworks en Apple’s OS X Server.
Beveiliging
Het gebruik van een thuiscomputer of laptop in combinatie met inloggen via een VPN verbinding is een veilige methode, mits er aan een aantal vereisten is voldaan:
- Laat het installeren van de thuiscomputer of laptop over aan een expert. Deze zorgt onder andere voor het automatisch updaten van de beveiligingssoftware
- Maak gebruik van een modern besturingssysteem
- Maak op de laptop gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord – het zorgt voor een kleine hindernis bij verlies of diefstal van uw computer. Sla belangrijke wachtwoorden niet op in het systeem.
- Gebruik een beveiligd draadloos netwerk, bijvoorkeur WPA2 (Wi-Fi Protected Access), want meekijken is bij een onbeveiligd draadloos netwerk zeer eenvoudig. Maar zelfs een veilige WPA2-verbinding geeft meer risico dan het inpluggen van een vast modem. Werken met de aloude kabel is altijd het meest verstandig.
- Installeer een actuele Anti-Malware software die dagelijks updates ophaalt.
- Huizen zijn veelal slechter beveiligd dan kantoren; versleutel de data dan ook altijd met PGP (Pretty Good Privacy). Dat scheelt veel ellende. Een andere reden voor het gebruik van PGP is dat de meeste thuiswerkers op een laptop werken – een prooi voor diefstal. Gestolen data kan maar beter versleuteld zijn.
Tips:
- Maak het wachtwoord niet te moeilijk. Een moeilijk, maar ‘opgeschreven’ wachtwoord, is gevaarlijker dan een kort ‘onthouden’ wachtwoord.
- Controleer de thuiswerkplek regelmatig.
- Schakel Bluetooth op een laptop uit.
- Als u POP3 gebruikt voor het ophalen van e-mail, zorg er dan voor dat uw systeem afgeschermd is met VPN-beveiliging.
- Een geactiveerde firewall is het minimale dat u moet doen om vreemden buiten uw netwerk te houden. Dit wordt vooral belangrijk bij gebruik van publieke HotSpots (die u overigens beter niet gebruikt).
- De thuiswerkcomputer dient uitsluitend voor kantoorzaken gebruikt te worden.
- De gebruiker is de zwakste schakel in de beveiliging, zorg voor goede procedures met do’s don’ts.
- De gebruiker moet goed op de hoogte zijn van de procedures en deze strikt naleven
- Maak nooit gebruik van open netwerken en hotspots
Ten slotte:
Informeer uw personeel goed over de de gevaren van inloggen op het kantoornetwerk. Niet zelden brengen thuiswerkers de veiligheid van uw bedrijfsgegevens in gevaar.
Door: Roger Gösele
