Vergaderen kan veel tijd kosten, maar ook tijd besparen. Bij groeibedrijven geeft vergaderen rust en ruimte. In elke vergadering worden namelijk beslissingen genomen, spanningen opgelost en wordt de voortgang gemonitord. Meetings zorgen ook voor een versterking van de onderlinge connectie en de binding met de (organisatie)doelen. Door het uitvoeren van Rockefeller habit 3 maak je elke vergadering waardevol en efficiënt.
Overlegritme Rockefeller Habit 3
De drie disciplines prioriteiten, kengetallen en overlegritme zijn binnen iedere organisatie essentieel voor een gedisciplineerde uitvoering. Rockefeller habit 3 focust zich op het overlegritme, dat bestaat uit vijf verschillende vergaderingen:
#1 Korte bijeenkomsten: Daily Huddle
Dit is een korte bijeenkomst van vijf tot vijftien minuten om operationele kwesties te bespreken en elkaar kort bij te praten. Een goede daily huddle bespaart iedereen elke dag een uur aan e-mailupdates en ongevraagde onderbrekingen.
In een typische daily huddle bespreekt iedereen de volgende onderwerpen: delen van successen, prioriteiten van de dag, voortgang op de persoonlijke cijfers (KPI’s) en eventuele spanningen of ‘hurdles’ (zaken die je nodig hebt of tegenhouden om je werk goed uit te voeren).
#2 Wekelijks overleg
In de wekelijkse meeting bespreek je de voortgang ten opzichte van je kwartaalprioriteiten (Rocks) en maak je gebruik van het collectieve denkvermogen om belangrijke kwesties aan te pakken. Tijdens dit overleg wordt ook gesproken over eventuele marktkennis die gedurende de week is verzameld bij klanten, werknemers en concurrenten.
#3 Maandoverleg
Dit overleg duurt een halve of hele dag. De monthly bevat de standaardagenda van de weekly meeting, maar daarnaast bespreekt het management ook één of twee strategische kwesties. Tenslotte wordt ook het ‘bedrijfs-DNA’ (kernwaarden, positionering, productfocus) geëvalueerd en versterkt.
#4 Kwartaaloverleg
Deze meeting vindt buiten kantoor plaats en duurt één of twee dagen. Tijdens deze meeting werken de leiders hun groeitools bij waarmee ze de vier beslissingen verbeteren (mensen, strategie, uitvoering, cash). Verder worden in deze meeting de vorige kwartaaldoelen geëvalueerd en worden de nieuwe kwartaaldoelen bepaald.
#5 Jaarlijks overleg
De annual meeting vindt één keer per jaar plaats en daarin komt alles aan de orde: van de strategie en het jaarplan tot en met de Rocks en het thema voor het volgende kwartaal. Hierbij evalueert het management team tevens de gehele strategie (idealiter via het ‘One Page Strategic Plan’) en past deze aan waar nodig.
MT-acties Rockefeller habit 3
- Start met de weekly en monthly meeting. Zorg ervoor dat je van te voren de prioriteiten en kengetallen hebt bepaald, van zowel de organisatie als van de teams en individuen.
- Werk je in een ‘snelle’ organisatie met veel interactie en veranderingen, introduceer dan na één maand de daily huddle. Houd deze zo simpel mogelijk en voorkom inhoudelijke discussies.
- Plan de kwartaal- en jaarmeeting ver van te voren en kies een ruimtelijke en inspirerende locatie. Zorg ervoor dat elke aanwezige één tot twee weken van te voren een vragenlijst invult, zodat je de meeting gericht kunt starten.
