Duidelijkheid over overdracht verzuimdossiers personeel
Vorig jaar schreef ik op dit expertlog een bijdrage over de problemen bij de overdracht van verzuimdossiers van personeel. Voor een van mijn cliënten was er in juni 2006 een kort geding nodig om de oude arbodienstverlener zover te krijgen de verzuimdossiers van het personeel van mijn cliënte over te dragen aan de nieuwe arbodienstverlener.
Afgelopen week ontving ik van de toezichthouder, het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), uitsluitsel over dit vaker voorkomende en voor ondernemers soms prangende probleem. De conclusie is dat het CBP — zoals ik vorig jaar ook al betoogde — van oordeel is dat de overdracht van verzuimdossiers onder bepaalde voorwaarden wel degelijk is toegestaan.
Overdracht van niet-medische gegevensHet CBP heeft geoordeeld dat de oude arbodienstverlener op verzoek van de werkgever de informatie uit het verzuimdossier waarop geen medisch beroepsgeheim rust aan de nieuwe arbodienstverlener mag overdragen. Daarvoor is geen toestemming van de betrokken werknemers noodzakelijk.
Dit geldt volgens het CBP zowel voor de verzuimdossiers van werknemers die op het moment van het overdragen geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn, als voor de dossiers van werknemers die dat niet zijn.
ORBelangrijk is wel dat de ondernemingsraad (als die er is) moet hebben ingestemd met de overgang naar de nieuwe arbodienst. Ook zal moeten worden voldaan aan de overige eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), maar dat levert, wanneer daarmee netjes wordt omgegaan, normaal gesproken geen problemen op.
Overdracht van medische gegevensVerzuimdossiers bevatten regelmatig gegevens die onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts vallen. Deze gegevens mogen niet zomaar worden overgedragen (de rest van het verzuimdossier dus wel!). Alleen onder bepaalde voorwaarden is het toegestaan dat die medische gegevens worden overgedragen door een bedrijfsarts aan de hem/haar opvolgende bedrijfsarts.
Lopend ziektegevalEen belangrijke voorwaarde daarvoor is dat de overdracht noodzakelijk moet zijn in het kader van de verzuimbegeleiding. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als er op het moment van overdracht sprake is van een lopend ziektegeval. De desbetreffende werknemer moet van te voren op de hoogte worden gebracht van de voorgenomen gegevensoverdracht en hij/zij moet in staat worden gesteld hiertegen bezwaar aan te tekenen.
ConclusieDe bevindingen van het CBP zullen binnenkort worden gepubliceerd op de website van het CBP.Contractueel was de oude arbodienstverlener al verplicht om mee te werken aan overdracht van de verzuimdossiers aan de nieuwe arbodienstverlener. Om die overdracht te frustreren werd nogal eens het argument gebruikt dat dit niet zou zijn toegestaan op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Vorig jaar gaf ik al aan dat dit argument niet valide is en de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Zwolle-Lelystad deelde die mening. Nu ook het CBP duidelijkheid heeft geschapen, zal in beginsel iedere arbodienstverlener mee moeten werken aan de overdracht.
Martijn Noordermeer (UJG Velo)
