De krapte op de arbeidsmarkt komt eraan. De beroepsbevolking neemt door de vergrijzing na 2015 in snel tempo af. Door werknemers nu aan je bedrijf te binden, voorkom je bezettingsproblemen op termijn. Dat betekent niet alleen dat je een blijvende inhaalslag kunt maken nu de economie weer langzaamaan begint aan te trekken. Ook blijf je hiermee de concurrentie voor, die zijn vacatures niet krijgt ingevuld door vast te houden aan de ouderwetse 9-tot-5-mentaliteit.
Stappenplan om HNW in te voeren
Een goede manier om werknemers aan je bedrijf te binden, is door Het Nieuwe Werken (HNW) in te voeren. De huidige werknemer zit immers niet meer te wachten op een 9-tot-5-cultuur. Toch is het voor menig ondernemer nog eng om dat los te laten. Want hoe weet je dan of je werknemer wel zijn uren maakt? En wat moet je allemaal aanpassen om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken? Met dit stappenplan kan ieder bedrijf HNW soepel invoeren.
Stap 1: Inventarisatie van wensen en kansen
Het Nieuwe Werken is een omvangrijk begrip. Van een paar uurtjes per week thuiswerken tot het nooit meer op kantoor verschijnen: alles is in principe mogelijk. De vraag is wat wil jij en wat willen de werknemers? Ga eens om de tafel zitten met verschillende managers en werknemers en vraag wat de behoeften en wensen zijn. Verstandig is om er open in te gaan en pas na het gesprek kenbaar maken waar jouw grenzen als ondernemer liggen en wat het budget is voor eventuele aanpassingen.
Stap 2: Implementatie van Het Nieuwe Werken
Uit de gesprekken over wensen en mogelijkheden voor HNW, komt een actielijst. Daarin staat precies wat er moet gebeuren om Het Nieuwe Werk optimaal ingevoerd te krijgen. Wellicht hoeft niet alles tegelijk, maar houd wel een duidelijk plan voor ogen wanneer je verwacht dat alles rond is. Zo zijn flexplekken wel handig, maar niet direct noodzakelijk als er genoeg plekken zijn om te werken en te vergaderen in kantoor. Daarentegen is een contract met een smart office wel verstandig om snel te regelen als werknemers graag met elkaar en met klanten op locatie willen afspreken. Vergeet ook niet te controleren welke zaken je minimaal moet regelen voor werknemers die meerdere uren per week vanuit huis werken.
Stap 3: Wegwijs in het nieuwe leidinggeven
Het Nieuwe Werken vraagt om een nieuwe manier van leidinggeven. Zoals gezegd draait het niet meer om een 9-tot5-mentaliteit waarbij de manager controleert of Pietje echt wel acht uur heeft gewerkt vandaag. In plaats van het aantal gewerkte uren in de gaten te houden, moeten de leidinggevenden kijken naar de output. Is alles binnen de gestelde deadline af en voldoet het aan de kwaliteitseisen die het bedrijf stelt? Het Nieuwe Werken valt of staat bij de houding van de managers binnen het bedrijf. Inventariseer daarom of alle leidinggevenden achter Het Nieuwe Werken staan en of ze enige houvast of hulp nodig hebben bij de vernieuwde werkwijze. Bekijk de opties voor een cursus of training en bied hulp waar nodig.
Stap 4: Daadwerkelijk invoeren
Als alle voorbereiding achter de rug is, kun je Het Nieuwe Werken gaan verkopen binnen het bedrijf. Als het goed is, heb je in de beginfase (stap 1) iedereen al op de hoogte gesteld van het voornemen om volgens het nieuwe principe te gaan werken. Het zal dus geen grote verrassing zijn. Toch zullen – zeker bij een groot bedrijf – niet alle werknemers staan te springen bij HNW. Dat hoeft ook niet. Geef duidelijk aan wat de voordelen voor de werknemer zijn en laat ze verder vrij in hun keuze waar en hoe ze willen werken. Het is immers niet verboden om gewoon van 9-tot-5 op kantoor te zitten. Maak wel duidelijk dat vanaf nu voor iedereen geldt dat de output leidend is in plaats van het 40 uur per week op kantoor zijn.
Stap 5: (Tussentijdse) evaluatie
Geef werknemers eerst de tijd om te wennen aan alle veranderingen. Communiceer via updates, nieuwsbrieven en andere methodes regelmatig wat binnen het bedrijf allemaal tot de mogelijkheden behoort wat betreft Het Nieuwe Werken. Laat daarbij ook af en toe weten wat je van de werknemers verwacht en dat je graag input en suggesties voor verbeteringen ontvangt.
Plan na een tijd ook een evaluatiesessie. Wat gaat er goed en wat loopt nog stroef? Moeten er dingen veranderd worden in de werkwijze, zijn er nieuwe materialen of faciliteiten nodig of hebben managers en / of werknemers begeleiding nodig? Verzamel naast de gesprekken die je hebt gevoerd met betrokkenen ook alle feedback en verbeterpunten en ga ermee aan de slag. Blijf ook na deze periode intern communiceren wat de mogelijkheden zijn en welke voorwaarden (bijvoorbeeld verplichte kantoormomenten) er aanhangen.
Meer lezen over Het Nieuwe Werken? Op Ondernemer in Business vind je uitgebreide informatie over Werken 2.0. Daar lees je ook wat HWN voor ZZP’ers inhoudt.
