tekst Karin Quint & Koen van Santvoord
Twintig miljoen euro in kas hebben en toch in financiële nood raken: het overkwam het Leidse biotechbedrijf Pharming in 2001. Het geld dat in kas zat, mocht niet gebruikt worden omdat het diende als onderpand voor leningen. Het overige was gestoken in onderzoek, dat pas in een later stadium voor opbrengsten zou gaan zorgen. Het gevolg was dat Pharming, zonder dit aan te hebben zien komen, geen vrij beschikbaar kasgeld meer had en genoodzaakt was om surséance van betaling aan te vragen.
Het overzicht kwijtraken op wat er binnen een onderneming aan geld binnenkomt en weer uitgaat: het overkomt niet de minsten. Cashmanagement is bij veel bedrijven iets wat er even bijgedaan wordt als er tijd over is. De behaalde omzet is heilig, maar wat er ook daadwerkelijk aan geld binnenkomt en wat daar vervolgens mee gebeurt, dat is niet altijd even duidelijk. Terwijl cashmanagement niet heel moeilijk hoeft te zijn en ook niet veel hoeft te kosten. Sterker nog, wie het spel goed speelt, kan er zelfs kosten mee besparen. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen nooit op een rekening rood te staan en door geld dat tijdelijk niet gebruikt wordt, zoveel mogelijk op rekeningen met een hoog rentepercentage te parkeren. Door debiteuren op tijd te laten betalen, want ook daar is rente mee te verdienen.
Goed cashmanagement begint met het houden van het overzicht. Controleer wat er wekelijks aan betalingen binnenkomen, welke posten nog openstaan, zodat u weet welk bedrag u tot uw beschikking hebt om aan al uw verplichtingen te voldoen. Kortom, maak een goede liquiditeitsbegroting. Misschien kost het de nodige moeite om het computersysteem zo in te richten dat u wekelijks of misschien wel dagelijks kunt zien wat de stand van zaken is, maar dan heeft u ook wat. Die moeite nam Chris de Groot toen hij zes jaar geleden Dujardin Brandkasten in Leerdam overnam. Het bedrijf, gespecialiseerd in de levering van brandkasten en kluizen, had tot die tijd nog geen intern netwerk. De medewerkers werkten op stand alone computers met verouderde programma’s. Cijfers voor een liquiditeitsprognose werden op papier aangeleverd, waarna er handmatig een overzicht van werd gemaakt dat alleen door de eigenaar bekeken kon worden. Een werkwijze die voor de betrokkenen misschien wel helder was, maar voor de nieuwe eigenaar De Groot niet. Samen met het hoofd Administratie & Automatisering Rick Keiman werd gekozen voor een compleet nieuw computersysteem, met koppelingen naar allerlei toepassingen waarmee de gegevens verwerkt kunnen worden.
Nu rolt er iedere week met een druk op de knop een liquiditeitsprognose voor het komende kwartaal uit de printer, is in één oogopslag te zien welke openstaande posten er zijn en kunnen de huidige cijfers heel gemakkelijk vergeleken worden met die van vorig jaar of met de begroting. Essentieel voor een goede bedrijfsvoering, vindt directeur De Groot. “Zo komen we niet voor verrassingen te staan.”
Iedere week spreken De Groot en Keiman de financiën van het bedrijf door. Aan de hand van overzichten met gefactureerde bedragen, openstaande posten, betaalde facturen en een liquiditeitsprognose voor het komende halfjaar, weet De Groot precies wat er moet gebeuren. “We weten uit ervaring dat negentig procent van onze klanten binnen dertig dagen betaalt, dus daar kunnen we rekening mee houden. Verder weten we welke crediteuren we moeten betalen, dat er vaste betalingen zijn als salarissen. Zo kunnen we eenvoudig zien of we binnen ons kredietlimiet blijven. En als blijkt dat we tijdelijk krap komen te zitten, dan gaan we overleggen met de bank.” Een duidelijke liquiditeitsprognose op één A4-tje is ook bij de bank heel wat waard. “De bank kan door een orderoverzicht in een oogopslag zien wat er nog in de pijplijn zit. Dat scheelt veel discussie.”
Duitse Sparkasse
Veel tijd hoeft het onderhouden van de liquiditeitsbegroting niet te kosten, maar het resultaat kan groot zijn. Een uurtje in de week besteedt Bertjan Vinke aan zijn liquiditeitsbegroting. Wat het oplevert? “Vorig jaar ongeveer 16.000 euro”, zegt de manager finance & control van Bloemenveiling Oost Nederland. “We zitten er bovenop. Maar je moet er ook weer niet teveel tijd aan besteden, anders wegen de inspanningen niet op tegen de opbrengsten.” Eens per jaar stelt Vinke een liquiditeitsbegroting voor het hele jaar op, daarna werkt hij de begroting iedere woensdag bij. “Dan zijn de twee grootste veilingen van de week geweest en heb ik goed zicht op de inkomsten en uitgaven. Op donderdag of vrijdag maak ik geld over van de betaal- naar de spaarrekening, en soms andersom.”
De activiteiten binnen de bloemenveiling kennen hun eigen ritme. Maandag, woensdag en vrijdag vinden de veilingen plaats. Afnemers – veelal bloemisten – moeten ter plekke afrekenen, terwijl de kwekers precies na een week worden betaald. Hierdoor zijn de kasstromen goed te voorspellen.
Vroeger betaalden de bloemisten hun rekeningen contant, maar die tijden zijn voorbij. Vinke: “Van alle rekeningen wordt 95 procent betaald via automatische incasso. Op de dag van de veiling wordt het bedrag bij de klant geïncasseerd. Iedere klant moet naast een bankgarantie een anti-storneringsverklaring overleggen, zodat het risico van niet-betalen niet bij ons ligt. Op die manier hebben we absolute zekerheid dat het geld binnenkomt.”
Bloemenveiling Oost Nederland heeft behalve met Nederlandse relaties ook te maken met Duitse leveranciers en afnemers. Het is technisch onmogelijk om automatisch te incasseren van een Duitse op een Nederlandse rekening. “Daarom hebben we een rekening geopend bij de Duitse Sparkasse”, legt Vinke uit. “Op die rekening kunnen we wél automatisch incasseren. Van diezelfde rekening betalen we onze Duitse leveranciers. Als het saldo oploopt boek ik het over naar de Nederlandse rekening. Dat doe ik niet te vaak, want dat kost geld.
Hogere wiskunde
Automatische incasso is niet binnen iedere branche een gewoonte. Veel bedrijven moeten met goed debiteurenbeheer hun risico’s verkleinen en ervoor zorgen dat het geld op tijd binnenkomt. De gevolgen van slecht debiteurenbeleid kunnen groot zijn: meer dan de helft van de faillissementen ontstaan door debiteurenverliezen. Debiteurenbeheer, of creditmanagement, hoeft helemaal niet moeilijk te zijn, zegt Ed de Kruijf van Concredis. Dit bedrijf ondersteunt ondernemers bij creditmanagement, verzorgt daarin trainingen en opleidingen, adviseert en detacheert professionals en zoekt voor opdrachtgevers naar personeel. Creditmanagement is geen hogere wiskunde, zegt De Kruijf. “Maar het belang ervan wordt wel vaak onderschat.”
Geld dat snel binnenkomt, levert rente op. Het kan gebruikt worden voor investeringen en een onderneming hoeft minder snel naar andere financieringsmiddelen te zoeken. Kortom, het achter de vodden aanzitten van uw debiteuren loont. Maar het is niet voor iedereen even gemakkelijk, weet De Kruijf. “Vaak is er angst om actie te ondernemen richting de klanten. Je moet de juiste snaar weten te raken zonder negatief over te komen.” Niemand wil een klant kwijtraken door gesteggel over geld. “Vaak wordt de schuld bij de klant gelegd. Maar in veel gevallen ligt het aan de interne organisatie. Wie zijn debiteurenbeheer goed regelt, kan veel voorkomen.”
Klanten zijn net kinderen: ze moeten opgevoed worden tot goed betalende debiteuren. Een strak beleid is daarbij onmisbaar. Dat hoeft geen dik rapport te zijn, het kan ook op een half A4’tje. Leg daarin vast wat je gaat doen met nieuwe klanten. Ga je bij grote klanten hun kredietwaardigheid toetsen? Hoe ga je om met klachten? Bepaal welke acties ondernomen moeten worden wanneer iemand niet betaalt en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering daarvan. Het belangrijkste: hou je daar ook aan. “Niet reageren wanneer een klant niet betaalt is killing”, zegt de Kruijf. “Hou het tijdspad goed in de gaten. Als jij dat al niet doet, waarom zou een debiteur het dan wel doen?” Goed debiteurenbeheer hoeft ook geen bakken met geld te kosten. Het kan aan de hand van een eenvoudig excel-bestand, maar er is ook goede software op de markt met signaleringsfunctie, rapportagemogelijkheden en het eenvoudig versturen van aanmaningen.
“Het is een steekspel”, zegt Gerrit Malipaard over het debiteurenbeheer binnen zijn bedrijf. “We leveren veel aan de groothandel en die zijn gewend aan lange betalingstermijnen. Het is elke dag weer een strijd om ons geld binnen te krijgen.” Malipaard is directeur-eigenaar van handelsmaatschappij MTS Euro Products BV uit Maassluis. Het bedrijf handelt in poetsdoeken en is op die markt – met duizend ton poetsdoeken per maand – een van de grootste spelers ter wereld. Daarnaast verkoopt MTS hygiënepapier – wc-papier en keukenrollen – zeep en luchtverfrissers. Het bedrijf mikt dit jaar op een omzet van 24 miljoen euro en heeft een gemiddeld debiteurensaldo van 4,5 miljoen euro. “We zitten er bovenop, maar de laatste jaren wordt het lastiger. Door de zwakke economie zitten er meer zwakke broeders tussen de debiteuren. De gemiddelde betaaltermijn is daardoor gestegen van 48 naar 55 dagen.”
Extra discipline
Malipaard neemt geen enkel risico met zijn debiteuren. Elke nieuwe klant licht hij door. Hij vraagt een uittreksel aan bij de Kamer van Koophandel en een kredietrapport bij Dun & Bradstreet, om zo de risico’s te kunnen inschatten. Hij gaat alleen in zee met een nieuwe klant als deze de eerste bestelling vooraf betaalt. Ook voor bestaande klanten heeft hij een duidelijk beleid. Als de kredietlimiet is bereikt of de betalingstermijn verstreken, kunnen geen nieuwe bestellingen worden geplaatst. Dat is automatisch geregeld in het ordersysteem.
Om meer zekerheid te krijgen heeft Malipaard zijn gehele debiteurenbestand verzekerd bij een kredietverzekeraar. In het begin was dat veel werk, want elke klant met een kredietlimiet van meer dan 3000 euro moest apart worden ingediend bij de verzekeraar, compleet met een uitgebreid dossier. “Het vraagt om extra discipline”, zegt Malipaard. “Elke nieuwe klant moeten we aanmelden, waarna de verzekeraar het verzekerde bedrag bepaalt. Vorderingen die langer dan negentig dagen openstaan moeten we aanmelden. Doen we dat niet, dan zijn we ook niet meer verzekerd. Lastig is ook dat de verzekeraar maar tot een bepaald bedrag per klant wil verzekeren. Ik heb bijvoorbeeld een klant met wie ik al tien jaar prettig zakendoe. Hij heeft 100.000 euro openstaan, terwijl de kredietverzekeraar maar tot 50.000 euro verzekert. De rest is voor eigen risico. Wil ik geen risico lopen, dan moet ik dus aan die klant vragen of hij zijn saldo met 50.000 wil inlopen. Dat krijg je bijna niet voor elkaar.” Op dit moment is zo’n 3 van de 4,5 miljoen euro van de openstaande posten verzekerd.
Irritaties
TQ3 Travel Solutions heeft in de afgelopen vier jaar het betalingsgedrag van zijn klanten behoorlijk kunnen beïnvloeden. Bleven facturen eerder meer dan dertig dagen onbetaald, nu staan ze gemiddeld veertien dagen open. Voor de net door BCD Holdings overgenomen zakenreisspecialist was het zo’n vier jaar geleden hard nodig het debiteurenbeheer eens goed onder handen te nemen. Met behulp van de creditmanagement-specialisten van Concredis ging het complete systeem op de schop. De resultaten zijn duidelijk merkbaar: niet alleen zijn klanten meer tevreden, ze betalen ook veel sneller. En dat zorgt bij TQ3 voor meer financiële armslag.
Irritaties
Per maand gaan er bij TQ3 tussen de 15.000 en 25.000 facturen de deur uit. Dat een rekening soms lang bij een klant blijft liggen, heeft zeker niet altijd te maken met kwade wil. Facturen die niet kloppen of afspraken over prijzen die bij het opstellen van de factuur niet zijn meegenomen, leiden tot irritatie. En dat kan ervoor zorgen dat een factuur voor langere tijd in een la verdwijnt. “In het verleden kwam het voor dat een klant een bepaalde prijs had afgesproken en dan toch een verkeerde factuur kreeg”, zegt manager finance Fred ten Hoeve. Intern waren afspraken soms moeilijk te traceren en dat leidde tot ergernis. Dankzij een nieuw computersysteem dat gelinkt is aan het financiële systeem is eenvoudig te zien welke gesprekken er met klanten zijn gevoerd, welke afspraken er zijn gemaakt en op welke datum bijvoorbeeld een kopie van een factuur naar een klant is gestuurd. TQ3 had vier jaar geleden een achterstand van twintig dagen in het verwerken van de betaalde facturen. Ook dat leidde tot irritaties, vooral wanneer een klant wel had betaald en toch een aanmaning kreeg. Dat probleem is eveneens opgelost: betalingen worden nog dezelfde dag in het systeem verwerkt.
Een andere maatregel die werd genomen, was het outsourcen van het debiteurenbeheer van kleine klanten, zegt Ten Hoeve. “Kleine klanten kosten relatief meer tijd dan grote klanten. De kleine klanten worden nu beheerd door Intrum Justitia. Voorheen waren hier vijf creditcontrollers bezig met het incasseren van openstaande posten. Nu hebben we één creditcontroller en daardoor kunnen we dichter op onze grote klanten zitten. De klanten hebben te maken met één persoon, die precies weet wat er speelt.” Klanten die een duidelijke factuur ontvangen of snel met hun vragen bij iemand terecht kunnen, zijn eerder geneigd om op tijd te betalen, weet Ten Hoeve. “En als er iets is, kunnen ze direct schakelen met onze creditcontroller.”
Chris de Groot, Dujardin Brandkasten
Eigenaar Sinds 6 jaar
Belangrijk Nieuw computersysteem
Cash Management Het is onmogelijk dat een factuur blijft liggen. In het systeem is direct te zien welke facturen nog niet betaald zijn en wie deze in behandeling heeft.
Werkwijze Iedere week rolt er een liquiditeitsprognose uit de printer bij Dujardin Brandkasten. Door de verwerking van gegevens volledig te automatiseren, zijn de prognoses altijd actueel. Neem bijvoorbeeld een inkoopfactuur: onmogelijk dat die bij Dujardin ergens blijft liggen zonder dat iemand er erg in heeft. Zodra een factuur binnen is, wordt deze gescand en via een workflow digitaal verstuurd naar degene die verantwoordelijk is voor de afhandeling ervan. In het systeem is te zien welke facturen nog niet betaald zijn en wie deze in behandeling heeft.
Winst Nu is in één oogopslag te zien welke openstaande posten er zijn en kunnen de huidige cijfers heel gemakkelijk vergeleken worden met die van vorig jaar of met de begroting. Essentieel voor een goede bedrijfsvoering, vindt directeur De Groot. “Zo komen we niet voor verrassingen te staan.”
Bertjan Vinke, Bloemenveiling Oost Nederland
Werknemers 140
Omzet 2004 59,5 miljoen
Cash Management 95 procent van de rekeningen loopt via automatische incasso. Iedere klant moet een anti-storneringsverklaring overleggen, zodat het risico niet bij de veiling ligt
Werkwijze Op de dag van de veiling wordt het bedrag bij de klant geïncasseerd. Iedere klant moet naast een bankgarantie een anti-storneringsverklaring overleggen, zodat het risico van niet-betalen niet bij de veiling ligt. Op die manier heeft de bloemenveiling absolute zekerheid dat het geld binnenkomt.
Winst Het is technisch onmogelijk om automatisch te incasseren van een Duitse op een Nederlandse rekening. “Daarom hebben we een rekening geopend bij de Duitse Sparkasse”, legt Vinke uit. “Op die rekening kunnen we wél automatisch incasseren. Van diezelfde rekening betalen we onze Duitse leveranciers.”
Gerrit Maliepaard, MTS Euro Products
Werknemers 38
Naar moment Rekening van 80.000 gulden bleef onbetaald
Cash Management Om meer zekerheid te krijgen heeft MTS Euro Products nu zijn gehele debiteurenbestand verzekerd bij een kredietverzekeraar
Werkwijze Ooit is MTS Euro Products voor 80.000 gulden het schip ingegaan. De eerste bestelling werd prima betaald, de tweede ook, de derde ook, en na de vierde nam de klant de benen. Bleek het alsnog een ‘klap-bv’. Daar heeft het bedrijf van geleerd. Nu wordt er alles aan om dit soort situaties te voorkomen. Om meer zekerheid te krijgen heeft MTS Euro Products BV nu zijn gehele debiteurenbestand verzekerd bij een kredietverzekeraar.
Winst Om meer zekerheid te krijgen heeft Malipaard zijn gehele debiteurenbestand verzekerd bij een kredietverzekeraar. In het begin was dat veel werk, want elke klant met een kredietlimiet van meer dan 3000 euro moest apart worden ingediend bij de verzekeraar, compleet met een uitgebreid dossier. “Het vraagt om extra discipline”, zegt Malipaard. “Elke nieuwe klant moeten we aanmelden, waarna de verzekeraar het verzekerde bedrag bepaalt. Vorderingen die langer dan negentig dagen openstaan moeten we aanmelden. Doen we dat niet, dan zijn we ook niet meer verzekerd.
Fred ten Hoeve, TQ3 Travel Solutions
Verkocht Aan BCD Holdings, in januari ‘06
Maandelijks 15.000 – 25.000 facturen
Cash Management Van een accountmanager wordt verwacht dat hij bij zijn bezoek aan de klant de openstaande posten even ter sprake brengt
Werkwijze Bij TQ3 Travel Solutions worden ook de afdelingen sales en accountmanagement bij het debiteurenbeheer betrokken: van een accountmanager wordt verwacht dat hij bij zijn bezoek aan de klant de openstaande posten even ter sprake brengt. Daarnaast zijn er verschillende maatregelen genomen, zoals het vernieuwen van computersystemen en het outsourcen van debiteurenbeheer voor de kleine klanten. Bleven facturen eerder meer dan dertig dagen onbetaald, nu staan ze gemiddeld veertien dagen open.
Winst “De kleine klanten worden nu beheerd door Intrum Justitia. Voorheen waren hier vijf creditcontrollers bezig met het incasseren van openstaande posten. Nu hebben we één creditcontroller en daardoor kunnen we dichter op onze grote klanten zitten. De klanten hebben te maken met één persoon, die precies weet wat er speelt.”
